Tietoteknisiä ratkaisuja Opasnetissä

Kohteesta Opasnet Suomi
Loikkaa: valikkoon, hakuun




Tietoteknisiä ratkaisuja Opasnetissä kuvaa erilaisia tietotyöhön liittyviä tarpeita ja sitä, miten nämä tarpeet voidaan hoitaa Opasnetissä. Monien tarpeiden osalta on myös esimerkkejä muista kuin Opasnetissä toteutetuista ratkaisuista ja eri ratkaisujen vertailua.

Kysymys

Mitä erilaisia käytännöllisiä tarpeita on tietotyöhön liittyen, ja miten ne on ratkaistu Opasnetissä tai muualla?

Vastaus

Tietoteknisiä tarpeita ja niiden ratkaisuja
Tarve Perinteinen tai muu ratkaisu Ratkaisu Opasnetissä Ratkaisun toiminnallinen tilanne
Artikkelien ja muiden yhteiskirjoitustekstien kirjoittaminen Ykköskirjoittaja aloittaa Word-tiedoston kirjoittamisen, ja tiedostoa kopioidaan ja lähetellään edestakaisin kirjoittajien välillä. Käsikirjoitukselle perustetaan oma sivu Opasnetiin (tai Heandeen, jos käsikirjoitus on pidettävä salassa julkaisuun asti). Jokainen kirjoittaja hankkii käyttäjätunnuksen ja työstää tekstiä suoraan sivulle. Toiminnassa, runsaasti myönteistä kokemusta.
Hakemusten kirjoittaminen Toteutetaan kuten artikkelienkin kirjoitus, mutta pahemmalla kiirellä, jolloin joku tuppaa unohtumaan sähköpostilistalta. Toteutetaan kuten artikkelin kirjoitus Opasnetissä. Jos halutaan erityistä tietosuojaa, voidaan sivu suojata ulkopuolisilta katseilta halutulle käyttäjäryhmälle accesscontrol-toiminnolla. Useita hakemuksia kirjoitettu näin. Uesimmat kokemattomatkin partnerit ovat päässeet juoneen mukaan, joskus tarvitaan vierihoitoa.
Tehtävien delegointi ja tehtävälistat Kukin ylläpitää omaa tehtävälistaansa miten taitaa. Esimies koordinoi työt miten taitaa. Jokainen tietotyö liittyy johonkin asiaan, jolla tulee olla oma sivu Opasnetissä (jos ei ole, perustetaan). Tehtäviä jaetaan itselle tai muille lisäämällä ao. sivulle Todo-malline, josta lähtee myös sähköposti-ilmoitus niille, joiden pitäisi työ tehdä. Työ tehdään kyseiselle sivulle, joten on helppo kenen tahansa seurata sen edistymistä. Jokaiselle ihmiselle syntyy automaattisesti päivittyvä tehtävälista, johon pääsee Tehtävälista-linkistä. Toiminnassa, jonkin verran myönteisiä kokemuksia.
Intranet, organisaation sisäinen tiedonvaihto Perustetaan oma intranet-järjestelmä, esim. oma wiki. Ongelma: ei toimi yhteen minkään organisaation ulkopuolisen järjestelmän kanssa. Käytetään Opasnetiä kaikkeen tietotyöhön, niin talon sisäiseen kuin ulkoiseenkin. Tarvittaessa (tarve on harvoin todellinen kun asiaa miettii huolella) käytetään salasanalla suojattuja sivuja Heandessa. Toiminnassa. Lähes aina yksinkertaisempi kuin perinteinen vaihtoehto.
Ulkoinen viestintä Perustetaan organisaatiolle omat verkkosivusto ja tiedotuslehti ja niille ylläpitoyksikkö, jossa on teknistä ja viestinnällistä osaamista mutta ei substanssiosaamista. Organisaatiossa tehtävä tietotyö on samalla ulkoista viestintää, koska itse työ tehdään internetissä Opasnetin avulla. Organisaation verkkosivusto voi keskittyä kertomaan organisaatiosta ja sen osaajista; varsinainen substanssitiedon tuottaminen ja viestintä tehdään Opasnetissa. Viestintäyksikkö nostaa Opasnetin sisällöstä juttuja mediaan. Toiminnassa.
Julkaisutietokanta Erillinen järjestelmä, johon jokainen kirjoittaja kopioi tiedot käsin omista julkaisuistaan. Jos julkaiseminen tehdään suoraan Opasnetissä, ei erillistä järjestelmää tarvita. Jokaiselle julkaisuksi lasketulle Opasnet-sivulle tulee automaattisesti viitetieto. Kun siihen päivittää kirjoittajat ja julkaisuvuoden ja luokittelee sivun haluttuun julkaisujen luokkaan, lista tämän luokan julkaisuista syntyy automaattisesti. Muuta järjestelmää ei tarvita, jos kaikki julkaisut tehdään Opasnetissä. Esimerkkejä: Luokka:THL:n julkaisuja vuonna 2010 Toiminnassa, ei juuri kokemusta.
Työajanseuranta Perustetaan erillinen järjestelmä, johon jokaisen on kirjattava työaikansa erikseen. Opasnet-sivuille lisätään sivupalkkiin yhden kysymyksen kysely, johon vastaamalla alkaa työajan kellotus kyseiselle sivulle. Joka käyttäjällä on erikseen sivu, johon voi taulukoida, minkä projektin piikkiin minkäkin sivun kanssa työskentely menee. Muuta järjestelmää ei tarvita, koska kaikki työ tehdään (tai ainakin kuvataan) Opasnetissä. Tarkempia tietoja: Aikakone. Idea-asteella, mutta jos pidetään tärkeänä on toteutettavissa ehkä kuukauden työpanoksella.
Rahoitushakemusten hallinta Ylläpidetään Excelissä tai intranetissä taulukkoa, johon jokainen hakija kirjaa omat hakemuksensa. Ylläpidetään Opasnetissä taulukkoa, johon hakija kirjaa omat hakemuksensa. Etuna on, että tiedot tallentuvat automaattisesti tietokantaan, josta tiedoista voidaan suoraan laskea haluttuja tunnuslukuja. Lisätietoja tekniikasta: Table2Base Vastikään saatu toimintakuntoon. Käyttökokemukset vähäiset.
Projektien rahoitusseuranta Vastuuhenkilöt saavat kuukausittain paperilla tulosteen rahoitustilanteesta. Suunnittelu tehdään itse rakenneltujen Excel-tiedostojen avulla niin kuin taidetaan. Jokainen vastuuyksikkö ylläpitää omaa rahoitussivuaan Heandessa. Sitä päivitetään toisaalta virallisen kirjanpidon raporteilla ja toisaalta omilla suunnitelmilla. Suunnitelmat ja seuranta tapahtuvat samassa paikassa yhdellä työkalulla (uskomatonta, mutta se on mahdollista!) Millaisen tahansa raportin saa ulos, kunhan joku sellaisen suunnittelee, sen jälkeen se on kaikkien käytössä. Eri yksiköiden tiedot ovat osastotasolla suoraan käytössä. Lisätietoja: Heande-projektinhallinta Perustuu samaan tekniseen ratkaisuun kuin rahoitushakemusten hallinta. Runsaammin tarvitaan kokemuksen keräämistä ja tarkempaa käyttösuunnittelua.
Budjetointi Erillinen järjestelmä, johon käsin syötetään Excelissä puutteellisten tietojen avulla lasketut omat arvaukset. Tämähän ei ole sen kummempaa kuin projektien rahoitussuunnittelu. Onnistuu siis äsken mainitulla työkalulla. Yhteisen järjestelmän ansiosta osaston ja muiden yksiköiden tiedot ovat käytössä. Kuten edellä.
Lomien ja poissaolojen seuranta ja matka-asiat Jokaiseen asiaan on oma järjestelmänsä, jossa on tiukasti vahditut suojaukset, jotta asiasta tietävät ihmiset eivät pääse tarkistamaan tietoja. Jokaisella työntekijällä on Heandessa oma sivu, jossa on päivittäinen työkalenteri. Siihen täytetään kaikki matkat, lomat ja poissaolot etukäteen jos ovat tiedossa tai jälkikäteen. Myös muutokset merkitään yksinkertaisesti muuttamalla tietoja kalenteriin. Lomien osalta esimies käy merkitsemässä OK-merkinnän kyseisille päiville. Tarvittaessa esimiestä muistutetaan Todo-merkinnällä. Tiedot wikisivulta siirtyvät automaattisesti tietokantaan, josta voidaan ajaa haluttuja raportteja. Matka-asioille systeemi on sama, mutta tiedot ovat eri sivulla matka-asioille suunnitellussa formaatissa, jota käytetään koko matkan elinkaaren ajan. Kuten edellä.
Inventaari Inventaariluetteloa pidetään erillisessä järjestelmässä. Keskushallinnosta delegoidaan työlästä inventaariotyötä puutteellisten paperilistojen avulla. Inventaariluettelo ylläpidetään tarkoituksenmukaisina paloina Heanden sivuilla talukkoina, jotka ladataan automaattisesti tietokantaan Table2Base-toiminnolla. Käytäntö on siis sama kuin useimmissa muissakin listatuissa systeemeissä. Esimerkkejä: YMTOn kalustoluettelo ja YMTOn kalustoluettelo/lukumäärittäin seurattavat Kuten edellä.
Tehtävänkuvaukset Oma järjestelmänsä, johon edes asiaa hoitavat henkilöt eivät välttämättä pääse. Jokaiselle työntekijälle/tehtävälle tehdään oma sivu, johon tehtävä kuvataan. Sivut pidetään auki ainakin organisaation sisällä, jotta tieto talossa tehtävästä työstä ja sen vaativuudesta leviää. Valmis käyttöönotettavaksi.
Tiedostonhallintajärjestelmä Erillinen järjestelmä, jonne tiedostoja ladataan ja jossa niiden kulkua käsittely- ja hyväksymishierarkiassa voi seurata. Allekirjoitustoiminto. Ensinnäkin koko tiedoston idea on yleensä vanhentunut. Tiedot jäsennetään wikisivuiksi, jossa on sisäänrakennettuna versiointitoiminto. Käsittelyketju toteutetaan Todo-mallinteella ja hyväksyminen Puolusta-toiminnolla (vihreä nuoli). Jos todella tarvitaan tiedostoja esim. liitteeksi, nämä ladataan M-files-järjestelmään. Toiminnassa. Runsaasti myönteistä kokemusta.
Lausuntomenettely Lausuttava materiaali lähetetään sähköpostina valmistelevalle henkilölle, joka kirjoittaa lausuntoluonnoksen ja lähettelee eri-ikäisiä asianomaisille henkilöille sähköpostina. Lausuntoa varten perustetaan Opasnetiin tai Heandeen sivu, johon lausunto kirjoitetaan. Liitetiedostot ladataan M-filesiin (ks. edellä), jolloin ne näkyvät linkkeinä kyseisellä sivulla. Tehtäviä jaetaan Todon avulla. Toiminnallisuudet olemassa. Ei ole toistaiseksi käytetty tähän tarkoitukseen.
Tutkimustietojen arkistointi Arkistotietokanta metatietoja varten. Sähköistä arkistointia ei ole. Jokainen tutkimus on oma sivunsa, jossa kuvataan tutkimuksen tavoite, menetelmät ja tuloksena saatu data. (Varsinaiset datasta tehdyt tulkinnat kuvataan toisaalla, sellaisella sivulla joka käsittelee kyseistä ilmiötä.) Data ladataan Opasnet-kantaan, josta ne ovat suoraan käytettävissä esim. tilastoanalyyseihin. Ennen lataamista tiedot on anonymisoitava, tai vaihtoehtoisesti käytettävä toista tietokantaa, joka on organisaation suojatulla verkkoalueella. Eri osatoiminnallisuudet ovat käytössä. Arkistointikäyttö toistaiseksi vähäistä.
Henkilötunnistusjärjestelmä Vaativa tietotekninen järjestelmä, joka varmistaa, että kaikki sellainen tieto pysyy salaisena, joka ei ole varta vasten juuri kyseiselle henkilölle varmasti näytettävissä. Lähtökohtaisesti avoin järjestelmä, jossa tarvittaessa tietoa suojataan. Henkilötunnistus perustuu Opasnetin käyttäjätunnuksiin. Muokkauksen estoja käytetään vain harvinaisissa poikkeustapauksissa. Estoja ei tarvita, koska kaikki muokkaukset tallentuvat joka tapauksessa, ja jos väärinkäytöksiä ilmenee, saadaan helposti selville kuka ne on tehnyt. Sen sijaan virheiden korjaaminen tulee näin helpoksi ja suoraviivaiseksi. Toiminnassa.
Tietojen salausjärjestelmä Vaativia tietoteknisiä järjestelmiä, jotka räätälöidään jokaiselle erilliselle tehtävälle erikseen. Tietojen salaus harkitaan ja perustellaan aina erikseen. Wikisivut voidaan suojata halutuille käyttäjille accesscontrol-toiminnalla. Wikisivu voidaan linkata tietokannassa olevaan tietotauluun. Tietokannassa olevat tiedot voidaan suojata siten, että luottamuksellisille tai salaisille tiedoille luodaan omat, rakenteeltaan samanlaiset tietokannat. Jokainen Opasnetin tai Heanden sivu voidaan linkata mihin tahansa näistä tietokannoista salaustarpeesta riippuen. Tavallisten käyttäjien ei tarvitse päästä suojattuihin tietokantoihin lainkaan. Niinpä niiden käyttöoikeudet voidaan antaa rajatulle joukolle ihmisiä perinteiseen salauslähtöiseen tyyliin. Näin esimerkiksi jokainen työntekijä pääsee näkemään oman, muilta suojatun henkilötietosivunsa Heandessa, mutta hän ei pääse käsiksi tietokannan tietoihin, joka on kerätty Heanden sivuista ja jossa ovat muutkin työntekijät. Järjestelmä rakentuu siis luonnostaan sellaiseksi, että ihmiset näkevät ja voivat korjata omat tietonsa mutteivät näe muiden tietoja. Tällä hetkellä käytössä on vain avoin tietokanta, mutta suojattujen kantojen avaaminen ei ole järin suuri työ. Perusvalmiudet ovat olemassa.
Kalenteri Paperinen tai työnantajan määräämä sähköinen kalenterijärjestelmä. Ongelma: Ei toimi yhteen muissa organisaatioissa olevien kollegoiden kanssa, usein ei myöskään omiin siviilimenoihin. Opasnetissä ei ole toimivaa ratkaisua. Käytetään Doodlea tai muita ulkoisia ratkaisuja.

Perustelut

Kaikissa ratkaisuissa on sama perusajattelu: kaikki tietotyö on vain tiedon tuottamista, jalostamista ja käyttöä. Kun ensin on kehitetty työkalut tähän yleistarkoitukseen, samoja työkaluja voi käyttää mihin tahansa tietotyöhön, kunhan ensin ymmärretään mikä työn varsinainen olemus on. (Samaan tapaan kuin että liikenteen tarkoitus on, että ihmiset pääsevät paikasta A paikkaan B. Monet asiat, joita pidetään itselstäänselvästi välttämättöminä, kuten joukkoliikennetuki, sisätilan lämmitin tai juottokaukalo, ovatkin vain välinearvollisia tilapäisratkaisuja johonkin yksityiskohtaan liittyen, ja niiden merkitys saattaa tilanteen kehittyessä yksinkertaisesti hävitä.)

Tämä on varsin sekalainen kokoelma erilaisia tarpeita lähinnä perustuen siihen, mitä kirjoittajille on tullut vastaan omassa työssään. Jos sivu alkaa mennä liian sekavaksi, pitänee täsmentää rajausta. Tarpeiden, ongelmien ja ratkaisujen kuvaukset perustuvat myös omakohtaisiin kokemuksiin.

TODO: {{#todo:Katsotteko, etten ole mennyt lupaamaan liikoja ja että kuvaukset vastaavat sitä, mitä uskotte Opasnetistä irtoavan. Ajattelin mainostaa sivua perjantaipalaverissa.|Juha Villman, Ehaq|Opasnet}}


Jos olet sitä mieltä, että perinteiset järjestelmät ovat parempia tai ehdotetut huonompia kuin tässä väitetään, väitä vastaan! Tämä sivu on sitä varten. Vain näin saamme tietää, mihin eri järjestelmistä on.

Katso myös

Avainsanat

Työn kehittäminen, tietojärjestelmä, trialogia

Viitteet


Aiheeseen liittyviä tiedostoja

<mfanonymousfilelist></mfanonymousfilelist>


Jouni T. Tuomisto, Juha Villman: Tietoteknisiä ratkaisuja Opasnetissä. Opasnet 2010. Viitattu 16.01.2019.