Aikakone

Kohteesta Opasnet Suomi
Loikkaa: valikkoon, hakuun




Kysymys

Millainen on hyvä työajansuunnittelu- ja seurantajärjestelmä, joka

  • täyttää valtionhallinnon kirjanpidon ja tutkimusrahoittajien vaatimukset,
  • perustuu avoimeen lähdekoodiin,
  • on käytettävissä nettiselaimella ilman tarvetta asentaa mitään omaan organisaatioon,
  • auttaa työn suunnittelussa, työajan kirjaamisessa ja raportoinnissa.

Vastaus

Aikakoneen taulurakenne.

Työajan suunnitteluun ja seurantaan tarvitaan internetissä selaimella toimiva järjestelmä, joka ei ole organisaatiokohtainen vaan kaikkien käytettävissä. Saman järjestelmän pitää soveltua pitkän ja lyhyen ajan suunnitteluun ja henkilökohtaiseksi ja ryhmäkohtaiseksi työkaluksi. Se seuraa reaaliajassa työntekoa ja vertaa suunnitelmaa toteutumaan. Käyttäjä pystyy itse luomaan ja luokittelemaan työtehtäviä, jotta työn totuudenmukainen kirjaaminen olisi mahdollisimman helppoa, kuten Grindstone-ohjelma tekee.

Tarvitaan seuraavanlaisia tauluja:

  • Työajan käyttö (suunnittelu ja toteuma)
  • Työtehtävien kuvaus
  • Henkilön taidot
  • Rahat
  • Yhteenvetotaulu

Kaikissa tauluissa selitteet (indeksit) kirjoitetaan isolla alkukirjaimella ja havainnot (observaatiot) pienellä. Tarkempia kuvauksia sarakkeen sisällöstä on kunkin sarakkeen ensimmäisellä rivillä; tuota riviä ei siis ole tarkoitus käyttää varsinaisissa tauluissa.

Työaika

Taulu korvaa nykyiset kellokortit, loma-anomukset, työajanseurannat ja tuntiraporttijärjestelmät, esim. Timeconin, ESSin, Kohdistamon ja Tekesin ja ESR:n raportointi-excelit. Katso esimerkki. Taulun rakenne on seuraava:

Taulun tulkinta etenee ylhäältä alas rivi riviltä. Lähtöoletus on, että kaikki aika on omaa aikaa ellei erikseen taulussa muuta sanota. Jos taulussa on kuvattu samoja ajanhetkiä eri riveillä, taulun aiempien rivien tiedot korvautuvat uusilla tiedoilla. Pitkäkestoiset ja toistuvat tapahtumat kuvataan siis ensin ja kertaluontoiset myöhemmin.

Aikakone/Työaika (d)
Aikalaji Projekti Alaprojekti alku loppu toistoväli asti kuvaus
Aikalaji: oma aika, vuosiloma, työaika, työmatka, sairausloma,... Projekti: laitoksen kirjanpidosta löytyvä projekti Alaprojekti: tarkenteet vaaditulla tarkkuudella alku (aikaindeksi) seurattavan tapahtuman alkuhetki, teknisesti 1 s tarkkuus, käytännössä 15 min. loppu (aikaindeksi) seurattavan tapahtuman loppumishekti toistoväli (d) (kokonaisluku) Toistuvan tapahtuman toistumistiheys päivinä. asti (aikaindeksi, päivän tarkkuus) toistuvan tapahtuman päättymispäivä kuvaus (vapaamuotoinen teksti)
Työaika Opasnet 2011-06-01 9:00 2011-06-01 15:30 1 2011-06-30 Työsopimuksen mukaan
Vapaa 2011-01-01 0:00 2011-01-02 23:59 7 2099-12-31 Viikonloppu
Vapaa 2011-06-24 0:00 2011-06-24 23:59 Juhannus
Vuosiloma 2011-06-29 0:00 2011-06-29 23:59
Työaika Tubu 10081 2011-06-07 12:00 2011-06-07 13:30 7 2099-12-31 YMAL-palaveri
Työmatka Minera 2011-06-08 8:30 2011-06-08 16:30 Minera-tutustumismatka Yaralle 8.6.2011. Hyväksytty. --Jouni 05:47, 12 May 2011 (EEST)
Työmatka Plantlibra 2011-06-12 12:00 2011-06-12 15:45

--#: Ehkä työpanoksen laatua ei tarvitse seurata kovin yksityiskohtaisesti ja silti ihminen motivoituu osallistumaan. Ehkä palkkauksen perusteeksi asti riittää jokin simppeli kuvaus kuten muokkauspisteet tms. Tällöin palkka tosin ei saa olla suhteessa pisteisiin, vaan palkkaa maksetaan jos pisteet ylittyvät. Voiko mittarina siis käyttää työaikaa myös ihmisillä, jotka eivät ole kellokortin äärellä? Miten tähän suhteutuvat osa-aikaiset työntekijät? --Jouni Tuomisto 30. heinäkuuta 2011 kello 17.42 (EEST)

Tehtävä

Taulussa kuvataan kaikki johonkin arviointiin (tai muuhun yhdellä sivulla kuvattuun kokonaisuuteen) liittyvät työtehtävät, niiden arvioitu tai toteutunut kesto ja niiden linkittyminen sisältösivuihin. Katso esimerkki.

Aikakone/Tehtävä (d, o, €)
Projekti Alaprojekti Tekijä Tarkastaja alku loppu työaika arvostus palkkio sivu kuvaus
Projekti (laitoksen kirjanpidosta löytyvä) Alaprojekti, työpaketti tms. Tekijä Tarkastaja alku (päivämäärä) loppu (milloin tehtävän on valmistuttava, päivämäärä) työaika arviona tai raportoituna (kokonaisina työpäivinä) tuotetun tiedon arvostus onoreina (arvio työn tuottaman tiedon aikanaan saamista onoreista) palkkio (euroina, jos tehdään palkkiolaskulla) se Opasnetin sivu, jonne työ tehdään muuta sanallista kuvausta

Raha

Taulussa kuvataan tietyn projektin menot (poislukien palkkamenot, jotka lasketaan suoraan työajasta). Katso esimerkki.

Aikakone/Raha (€)
Projekti Alaprojekti Kustannuslaji aika summa kuvaus
projekti (laitoksen kirjanpidosta löytyvä) Alaprojekti, työpaketti tms. palkka, sivukulu, matka, palvelu yms. tapahtuman ajankohta tapahtuman suuruus euroina kuvaus (muuta sanallista kuvausta)

Taito

Taulussa kuvataan käyttäjäkohtaisesti erikoistaidot, joita käyttäjällä on. Tätä tietoa voidaan käyttää suunniteltaessa sitä, kenelle voi antaa minkäkinlaisia tehtäviä. Katso esimerkki.

Aikakone/Taito
Henkilö Taito Taso Varmentaja Kuvaus
Henkilö, jonka taidosta on kyse (jos taulukko on käyttäjäkohtaisella sivulla, tieto voidaan jättää taulukosta pois ja laittaa yhteenvetotaulukkoon. Taito joka henkilöllä on taidon taso Henkilö, joka varmentaa että kyseisellä henkilöllä todella on tämä taito. muuta sanallista kuvausta

Henkilö ja taito ovat indeksejä ja taso, varmentaja ja kuvaus ovat havaintoja.


Yhteenveto

Tauluun voi kerätä johonkin tiettyyn asiaan, esimerkiksi arviointiin tai projektiin, liittyviä taulukoita työajasta, tehtävistä, rahasta ja taidosta. Katso esimerkki.

Aikakone/Yhteenveto
Tietolaji sivutunniste sivu kuvaus
Tietolaji (yksi seuraavista: Työaika, Tehtävä, Raha, Taito) Sivun tunniste (metadatataulukossa oleva tunniste, esim. Op_fi2005) sivun nimi muuta sanallista kuvausta asiasta

Työajan laskeminen karkeasta hienompaan

Koodi tekee aikajanan (line) perustuen listaan tapahtumia (event). Yksi event sisältää n kappaletta jaksoja jotain tiettyä tapahtumaa. Näiden jaksojen ajalta aikajanaa muutetaan kuvaamaan tätä tapahtumaa, muu aikajana säilyy ennallaan. Laskenta lähtee liikkeelle taulusta, jossa toistuva tapahtuma on kuvattu yhdellä rivillä kuten työaikataulussa. Syöttötaulussa täytyy olla seuraavat sarakkeet alku ja loppu sekä voi olla toistoväli ja mihin asti tapahtuma toistuu. Oletusarvo on, että nämä ovat ensimmäiset neljä saraketta. Näiden lisäksi voi olla vapaavalintainen määrä muita sarakkeita.


Timeline-funktiot: make, plot

+ Näytä koodi


Esimerkkilaskentaa:

Alku:

Loppu:

Mitä haluat nähdä?:
Tapahtumalista
Aikajana
Gannt-kaavio

+ Näytä koodi


Kehitysideoita

+ Näytä koodi

--#: Kehityskohteita (näillä olisi käyttöä yleisestikin):

  • Result ja Restext-sarakkeet pitää yhdistää. TEHTY
  • Työaikataulut pitää resheipata takaisin alkuperäiseen leveään muotoon. TEHTY
  • Result pitää tulkita ajaksi jos mahdollista. --Jouni Tuomisto 7. syyskuuta 2011 kello 00.57 (EEST)

Vaihtoehtoinen koodi

Vaihtoehtoinen koodi (alkuperäinen heinäkuinen idea [2])

+ Näytä koodi

+ Näytä koodi

--#: Kehityskohteita (näillä olisi käyttöä yleisestikin):

  • Result ja Restext-sarakkeet pitää yhdistää. TEHTY
  • Työaikataulut pitää resheipata takaisin alkuperäiseen leveään muotoon. TEHTY
  • Result pitää tulkita ajaksi jos mahdollista. --Jouni Tuomisto 7. syyskuuta 2011 kello 00.57 (EEST)

Perustelut

Toteutus ja kokemukset YMALissa

Strategia/virkistyspäivässä Rautalammilla 18.5.2011 sovittiin, että otetaan käyttöön Opasnetiin rakennettu työtehtävien seurantajärjestelmä. Tarkoituksena on nimenomaan auttaa omien ja ryhmän töiden suunnittelussa, joten kirjaamiset tehdään sillä tarkkuudella kuin tuo tavoite vaatii, ei sen tarkemmin. Järjestelmä on kuvattu sivulla Aikakone. Järkeväksi kirjaamistarkkuudeksi sovittiin, että jokainen kirjaa työtehtäviin

  • oman projektinsa suunnitelmassa luvatut tehtävät
  • omat muut työtehtävänsä, joita kannattaa erikseen suunnitella ja seurata, ja lisäksi
  • Jouni kirjaa ylös muita, esim. koko YMALiin liittyviä tehtäviä.

Tehtävät kirjataan Table2Base-tauluiksi (<t2b>)joko projektikohtaiseen listaan (esim. projektin pääsivun keskustelusivulle) tai henkilön omaan listaan (Heande:User:Käyttäjätunnus/Tehtävät). Tämä ei ole kriittistä, koska yhteenvedot voidaan tehdä vapaavalintaisesta joukosta työlistoja.

Työaika kirjataan minimitarkkuudella eli tavoitteena on työajan suunnittelu noin yhden henkilötyökuukauden tarkkuudella. Lisäksi YMAL-raportoinnin takia lomat, matka ja sairauspoissolot ilmoitetaan päivän tarkkuudella. Jokainen siis kirjaa henkilökohtaiseen työaikalistaansa (Heande:User:Käyttäjätunnus/Työaika)

  • oman kokonaistyöaikansa eli tekee yhden keskimääräisen mallipäivän, joka toistuu päivittäin,
  • lomapäivät
  • sairauspoissaolot
  • matkat
  • tarvittaessa sellaiset isot aikasyöpöt, jotka olennaisesti vaikuttavat työaikaan (esim. pitkä kurssi yliopistolla)

Alustavat listat tehdään 31.5.2011 mennessä, jolloin tilannetta tarkastellaan tiistaipalaverissa.

Esimerkkejä ongelmallisista nykykäytännöistä

Nykyisessä hallintokulttuurissa ongelmia ratkotaan pirstaleisesti aina yhdestä pikkuongelmasta lähtien. Seurauksena on kirjava viidakko sääntöjä ja yhteensopimattomia järjestelmiä. Ei ymmärretä, että suurin osa hallinnosta on tietotyötä, johon tulisi soveltaa tietotyön yleisiä työkaluja.


Esimerkkejä tietotyöstä ja siihen liittyvistä ajatusharhoista.
Tietotyö tai toimintatapa Nykytyön harha Miten voitaisiin parantaa
M2 Matkojen toteuttaminen eri järjestelmällä estää johdonmukaisen työajan ja laskujen kohdentamisen. Aikakonetta voisi käyttää työmatkojenkin seurantaan.
Kohdistamo Työajanseurannan tarkoitukseksi ajatellaan hallinnollinen raportointi, vaikka se on työn suunnittelu ja parantaminen. Käytettävä työn suunnittelua helpottavia työkaluja kuten Aikakonetta Kohdentamon sijasta.
ESS Loma-ajat ja poissaolot kuvitellaan työajan suunnittelusta erilliseksi asiaksi. Poissaolot on suunniteltava ja kirjattava samalla järjestelmällä kuin muukin työajanseuranta, esim. Aikakoneella.



Aiempia, hylättyjä suunnitelmia työajan seurannasta

start|Työaika alkoi (hh.mm, nyt=0)|0|
start <- if(start==0){Sys.time()} else {as.POSIXlt(start, format = "%H.%M")}

Katso myös

Viitteet


Aiheeseen liittyviä tiedostoja

<mfanonymousfilelist></mfanonymousfilelist>