Informaatiomuotoilija-kilpailutus
Tausta
Yhtäköyttä (Yhteiset tietokäytännöt tutkimuksessa ja päätöksenteossa) -tutkimushankkeessa selvitetään ja kokeillaan uusia tietojohtamisen menetelmiä päätöksenteon tukemiseksi. Hanke toteutetaan osana valtioneuvoston vuoden 2015 selvitys- ja tutkimussuunnitelman toimeenpanoa.
Tutkimusongelma kiteytyy kysymykseen “miten tieto sidotaan päätöksentekoon?”. Käytännöllisiä vastauksia haetaan kokeilemalla tutkimuskirjallisuuden suosittamia menetelmiä. Ensimmäinen kokeilu pyrkii monimutkaisten ja laajojen tietoaineistojen ymmärrettävyyden parantamiseen informaatiomuotoilun keinoin. Kokeilusuunnitelman mukaan informaatiomuotoilija työskentelee päätöksenteon tukipalveluna ikään kuin IT-tuki, tarjoten ratkaisuja ongelmatilanteisiin. Kun päätöksentekoon liittyy monimutkaisia aineistoja, niiden visuaalinen esittäminen saattaa osoittautua huomattavasti perinteistä tekstuaalista tapaa helppotajuisemmaksi. Erityisesti kiireessä ja asianosaisten lukumäärän kasvaessa, myös kustannustehokkuus voi parantua. On kuitenkin tärkeä huomata, että perinteinen teksti ja visuaalinen muoto eivät sulje toisiaan pois, vaan täydentävät toisiaan.
Uusi, avoin ja ketterä kilpailutusmenetelmä
Informaatiomuotoilijan löytämiseksi Yhtäköyttä-hanke järjesti avoimen ja ketterän kilpailutuksen. Asiantuntijapalvelun tarve kuvattiin vapaamuotoisessa hankintailmoituksessa hankkeen työtilassa Opasnetissä. Ilmoituksen verkkosijainnista johtuen se ei välttämättä näkynyt yhdellekään satunnaiselle vierailijalle, mutta näkyvyyden edistämiseksi ilmoitus jaettiin pienimuotoisesti myös Facebookiin ja Twitteriin. Kiinnostuneita tarjoajia pyydettiin julkaisemaan tarjouksensa avoimesti luettavana verkossa.
Verkkoilmoituksen lisäksi tarjouspyyntö tehtiin puhelimitse yhdeksälle tunnistetulle informaatiomuotoilijalle. Lisäksi neljää tunnistettua ammattilaista lähestyttiin Facebookin kautta. Ilmoitus julkaistiin 15.10, yhteydenotot tehtiin lokakuun lopulla ja tarjousten jättämisen takaraja oli 6.11.
Saimme viisi tarjousta, jotka kaikki tulivat ajoissa määräaikaan mennessä ja verkossa julkaistuna. Yksi tarjouksista tuli ennalta tunnistamattomalta taholta -CSC:ltä. Ilmoitussivulla linkitetyn Google-lomakkeen kautta saapui 4 tarjousta. Yhteen tarjoukseen toimitettiin liitteeksi sähköpostilla yksi ei-julkinen referenssi. Yksi tarjous saapui vain sähköpostilla, mutta se sisälsi pääasiassa vain linkin verkossa julkaistuun tarjoukseen. Tarjousten lisäksi saimme yhden kieltäytyvän sähköpostin jossa kiitetään tarjouspyynnöstä, mutta pidättäydyttiin tarjouksen tekemisestä aikataulujen vuoksi.
Tarjoajat esittivät prosessin aikana kysymyksiä sähköpostitse ja puhelimitse, jonka vuoksi, tasapuolisuusperiaatteen toteuttamiseksi, kysymykset julkaistiin vastauksineen Opasnetissä ilmoituksen sivuilla. Kysyjät anonymisoitiin kysymyksistä pois kilpailullisen tasapuolisuuden säilyttämiseksi.
Valinta
Ilmoituksen mukaisesti tarjoukset arvioitiin kolmella kriteerillä:
- monipuolinen informaatiomuotoiluosaaminen
- työkokemus, erityisesti tutkimuksen ja hallinnon parissa
- hinta
Kilpailutuksen suunnittelusta ja toteutuksesta vastasi tämän kirjoituksen allekirjoittanut, Open Knowledge Finlandin asiantuntija Raimo Muurinen. Tarjousten arvioinnissa jääväsin kuitenkin itseni, ja siitä vastasivat hankkeen muut työntekijät, yksi kustakin organisaatiosta, eli OKFFI:n lisäksi Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselta sekä Oxford Research oy:stä. Arvioinnissa 60% painotus oli hinnalla ja 40% laadulla. Laadullista arviointia varten pyysimme kunkin tarjouksen liitteeksi kolme referenssiä. Kukin arvioitsija työskenteli itsenäisesti.
Kokonaisuutena paras tarjous erottui selkeästi, sillä se arvioitiin laadullisesti parhaaksi ja tarjouksen hinta oli edullisin.
Kilpailutuksen parhaaksi tarjoukseksi arvioitiin Lucify Oy:n yhteistyössä Koponen & Hildén Oy:n kanssa tekemä tarjous. Arvioitsijat luonnehtivat tarjousta seuraavasti: “relevanssin ja osaamisen puolesta ykkösvaihtoehto. Tarjouksen referenssit ovat erinomaisia esimerkkejä yhteiskunnallisesti tärkeistä aiheista, jotka ovat lähtökohtaisesti monimutkaisia ja hankalasti hahmotettavissa. Visualisoinnit ovat informatiivisia ja auttavat tekemään päätelmiä. Nimenomaan ratkaisukeskeisyydessään tarjouksista paras”.
Avoimuusperiaatteiden mukaisesti julkaisemme oman arviointitaulukkomme arviointeineen. Se sisältää lisäksi linkit saatuihin tarjouksiin referensseineen, hinta- ja yhteystietoineen. Tiedot ovat verkossa toistaiseksi. Arviointitaulukko löytyy täältä.
Jatko
Informaatiomuotoilija talossa -kokeilu toteutetaan Valtioneuvoston kanslian politiikka-analyysi -yksikön kanssa. Käytännön työn arvioidaan alkavan vuodenvaihteen jälkeen. Kokeilun työsivu ja suunnitelma on ja elää Opasnetissä hankkeen wikisivulla, jossa yhteiskehittelyyn voi myös osallistua vapaamuotoisesti rekisteröitymällä palveluun ja kommentoimalla.
Kokeilun tavoitteena on kehittää sellainen valtionhallinnon tietojohtamista tukeva informaatiomuotoilun menetelmä, jossa tietoaineistojen visualisoinnin tuoma hyöty on arvokkaampaa kuin sen aiheuttamat kustannukset. Tämän arviointiin voi myös osallistua hankkeen sivuston kautta.
Katso myös
