Tiedolla johtamisen ketterät kokeilut

Edistymisluokitus
Opasnetissa lukuisat sivut ovat työn alla eri vaiheissa. Niiden tietosisältöön pitää siis suhtautua harkiten. Tämän sivun sisällön edistyminen on arvioitu: Tämä sivu on raakile Se sisältää vasta osia varsinaisesta sivusta ja toimii lähinnä tietona siitä, että tällaista sivua on tarkoitus rakentaa.

Tämä sivu on tietokide alatyypiltään muuttuja. Sivutunniste: Op_fi5141
Moderaattori:Raimom (katso kaikki) Sivun edistyminen: Raakile. Arvostuksen määrää ei ole arvioitu (ks. peer review).
Lisää dataa {{#opasnet_base_link:Op_fi5141}}

Tunnistettuja uusia toimintatapoja

Tarvekartoituksesta (hankkeen tehtävä 2) saadaan haastatteluihin perustuvaa tietoa konkreettisista tarpeista ja tarvitsijoista. Vertaamalla näitä tiedolla johtamisen menetelmistä ja työkaluista tehtyyn kirjallisuuskatsaukseen (tehtävä 1), voidaan tunnistaa vaihtoehtoisia kokeilumalleja. Kehitellyt mallit julkaistaan hankkeen ja sen sidosryhmien viestintäkanavissa.

Tunnistettuja uudenlaisia valtionhallinnon toimintamalleja ovat viime vuosina edustaneet:

• Tulevaissuusseonteon ja sen ennakointivaiheen monipuoliset osallistumiskanavat verkossa ja reaalimaailmassa (2012-2013). Kutsuttujen päätoimittajien blogit, selonteon verkkokommentointi ja verkkoraportin visuaalisuus näyttävät esimerkkiä verkon mahdollisuuksien hyödyntämisestä.
• Ympäristöministeriön ja Tulevaisuusvaliokunnan kokeilu maastoliikennelain valmistelun joukkoistamiseksi (2013). Raportti menetelmästä ja tuloksista suosittaa joukkoistamisen laajempaa käyttöönottoa.
• Valtion talousarvioesityksen visualisointi (2014) esittää tulot ja menot puun muodossa, haku- ja tarkennustoimintojen avulla (Tulevaisuusvaliokunnan kokeilu).
• Valtioneuvoston kanslian avoimena julkaisema hallitusohjelman seurantadata (2014-2015).
• FinICT-hankkeen esimerkkejä joukkoistamisesta

1. Informaatiomuotoilija talossa

Tämä on yleisluontoinen kuvaus otsikon mukaisesta kokeilusta. Yhtäköyttä-hanke on suunnittellut tämän kokeilun toteuttamista yhdessä Valtioneuvoston kanslian kanssa. Tähän kokeiluun etsimme nyt loka-marraskuussa 2015 informaatiomuotoilijoita. Lue ilmoituksemme tästä.

Monimutkaisten ja laajojen tietoaineistojen ymmärrettävyyttä parannetaan tekemällä informaatiomuotoilusta päätöksenteon tukipalvelu.

Kokeillaan informaatiomuotoilijan käyttöä talon sisäisenä henkilöresurssina.

1. Kohdeorganisaatiot : Kokeilu soveltuu kaikille hallinnon organisaatioille ja erilaisille tiedontuottajaorganisaatioille (korkeakoulut, tutkimuslaitokset, rekisteriorganisaatiot, tilastoviranomaiset).

2. Omistaja: Kokeilun omistaja voi olla mikä tahansa organisaatio, yksikkö tai se voidaan toteuttaa eri organisaatioiden/yksiköiden yhteisenä tukipalveluna -kuten esimerkiksi IT-tuki. Kokeilussa on hyvä olla mukana kokeilunomistajaorganisaation ulkopuolelta yhteyshenkilöitä tiedontuottajalta, tiedon jalostajalta ja loppukäyttäjältä.

3. Toiminnallinen kohde: Informaation muotoilu voi kohdistua alkuvaiheen tiedontuotanto- ja julkaisuprosessiin, tutkimuksesta selvityksiin, päätösvalmisteluaineistoihin ja raportteihin.

4. Toiminnallinen vaihe: Työskentely voi tapahtua missä tiedolla johtamisen vaiheessa tahansa, joita ovat tiedon alkutuotanto, tiedon käsittely ja jalostus, päätösvaihtoehtojen esittäminen

5. Menetelmä: Yksi konkreettinen tapa hahmottaa yksittäistä informaatiomuotoilumenetelmää voi olla niin kutsuttu “yhden A4:n periaate”. Jokin tietoaineisto, tutkimusjulkaisu tai päätösesitys kiteytetään esimerkiksi yhdeltä ruudulta näkyvään visualisointiin, joka relevantilla tarkkuustasolla esittää kokonaisuuden kaikki osat ja välittää pääasiallisen informaation. Visualisointi esittää selkeästi esimerkiksi tutkimuksen löydökset, suositukset ja hyödyt tai päätösvaihtoehdot ja niiden perustelut. Kuvat ja syy-seuraussuhteiden esittäminen auttavat tiedon hahmottamista. Visualisoinnin julkaisu selainkäyttöisenä mahdollistaa tiedon linkittämisen, jakamisen, etsimisen ja vuorovaikutuksen.

Siinä missä perinteisesti jokaisella tutkimusjulkaisulla on ollut kansilehtensä, voisi tavoitella, että tulevaisuudessa tutkimuksen yhteenvedon visualisointi on yhtä olennainen osa tutkimusjulkaisua.

Visualisointien on hyvä olla hieman skaalautuva, edeten ylätasolta ja yksinkertaistetusta yksityiskohtiin, muttei kuitenkaan tinkien yleistajuisesta (eri alan maallikko) liiaksi asiantuntija-alueelle. Tällainen skaalautuvuus toteutuu helposti zoomaus-toiminnon avulla. Visualisoinnissa isompina ensin silmiinpistävinä elementteinä ovat pääasiat ja detaljit ovat pienemmällä. Esimerkiksi Prezi hyödyntää tätä periaatetta. Katso esimerkiksi Veropuu ja Lainvalmistelun prosessiopas

Kokeilun luonne: Ammatillisen erikoistumisen ja eri osaamisten hyödyntämisellä kohti parempaa tietojohtamista. Teknologia on avustavassa roolissa, muttei keskiössä.

6. Omistajan rooli: Kokeilun omistaja vastaa palvelun hankkimisesta. Tiedontuottaja työskentelee visualisointitoimijan kanssa (briefaus, tuotos, hyväksyntä). Tiedontuottaja kytkee visualisoinnin ja oman tietotuotoksensa yhteen toimittaessaan sen eteenpäin. Vaihtoehtoisesti tämä voi olla tiedon jalostajan tehtävä. Tiedon loppukäyttäjä käyttää visualisointia ja arvioi sen hyödyllisyyden.

7. Yhtäköyttä-rooli: Hanke kuvaa kokeilun kirjallisesti ja esittää sen esimerkiksi ohjausryhmän kokouksessa. Hanke voi suositella jotakin yhtä tai useampaa tiedonvisualisoinnin toimijaa.

8. Muut toimijat: Visualisointipalvelut voi tuottaa talon sisälle palkattava informaatiomuotoilija määräaikaisella työsopimuksella tai ulkopuolinen informaatiomuotoilun toimisto ostopalveluna.

Sopimusmalli ja kustannukset pyritään sopimaan niin, että palveluntarjoaja on mahdollisimman pienellä kynnyksellä käytettävissä. Tämä voi parhaillaan tarkoittaa saman päivän vasteaikaa ja tyypillisesti työn koosta ja työtilanteesta riippuen valmiita toimituksia saman päivän, seuraavan työpäivän tai enimmillään 2-3 työpäivän viiveellä kiireississä tapauksissa.

9. Kokeilun tuotos: Visualisoinnin ja sen käytön lisäksi syntyy dokumentoitu (hanke tuottaa) kokemus vähintään yhden tiedonvisualisointitavan käytöstä tiedontuotannossa ja päätösvalmistelussa. Tämän perusteella voidaan ratkaista, kannattaako visualisointimenetelmiä kehittää laajemmin päätösvalmistelun tueksi.

10. Hyödyt: Tiedon visuaalisella esittämisellä monimutkaiset ja laajat asiakokonaisuudet on omaksuttavissa nopeammin kuin tiedon tekstuaalisella tiivistämisellä. Luomalla järjestelmällisiä tapoja hyvien visualisointien tuottamiseksi, kaikki tiedon käyttäjät säästävät työaikaa, yhteinen jaettu ymmärrys syntyy koherentimpana, ja päätösvalmistelussa päästään aiempaa nopeammin keskustelemaan avoimista kysymyksistä.

Tälle kokeilulle vaihtoehtoinen, mutta samaa päämäärää tukeva kokeilu tai menetelmä voisi olla hyvien visualisointien huomioiminen tutkimusrahoituksen jakamisperusteena. Toisaalta tutkimuslaitoksilla voisi olla tutkijoille tarjolla talon sisäisiä visualisointipalveluita, joita tutkijat voivat hyödyntää mahdollisimman matalalla kynnyksellä -näin informaatiomuotoilun hyödyt tavoittaisivat sellaisen tiedontuotannon, jonka arvo ei välttämättä näy niin selkeänä rahoittajille nykyisellään.

2. Avoin vaikutusarviointi

Kokeilu avoimen päätöksentekokäytännön soveltamisesta.

3. Yhteiskirjoittaminen

Yhteiskirjoittamisella tarkoitetaan menetelmää, jossa useat ihmiset kirjoittavat verkon kautta samaa asiakirjaa sekä yhtä aikaa että hajautetusti. Kaikkien kirjoitus näkyy muille reaaliajassa. Tällaisia välineitä ovat mm. Etherpad, Hackpad ja Google Docs.

Yhteiskirjoittaminen mahdollistaa palaverimuistiinpanojen valmistumisen kokouksen loppuessa, se helpottaa jaetun ymmärryksen syntymistä ja vähentää väärinkäsitysten riskiä. Yhä tänä päivänä hallinnon työskentelytapoihin kuuluu ihmisten osallistuminen kokouksiin muistiinpanot kynällä ja paperilla tehden. Jotkut osallistuvat jo koneiden kautta, mutta vain harvoin samalla käytetään yhteistyökaluja. Yhteiskirjoitus on kevyt tapa tiedon jakamiseen osallistujien kesken ja sidosryhmille. Se vähentää tarvetta sähköpostin lähettelyyn ja sen ansiosta eri ihmisillä on aina ajantasainen tieto käytettävissä.

Yhteiskirjoitus-kokeilu alkaa välineen valinnasta ja mahdollisesta asentamisesta. Tämä tehdään IT-tuen kanssa eikä koske varsinaisia osallistujia. Kokeilun osallistujille kokeilu alkaa siten, että palaverin asialista toimitetaan sähköpostin linkkinä yhteiskirjoitusmuistioon. Vaihtoehtoisesti muistio voidaan luoda ensi kertaa paikan päällä. Kouluttajan roolissa toimiva henkilö opastaa tässä. Tärkeää on päästä nopeasti kirjoittamaan, jotta osallistujat huomaavat matalan oppimiskynnyksen. Yhteiskirjoittamisesta voi innostua helposti yhteisöllisyyden tullessa esiin. Hyvät kokemuksen myötä syntyneet käytännöt kuitenkin on helpompi jakaa kouluttajan kertomana uusille osallistujille. Tarkemmin yhteiskirjoituksesta avoimuuden helmet -oppaasta.

Tarkoitus ja tavoite

Yhteiskirjoittamisella helpotetaan tiedon jakamista ja edesautetaan jaetun ymmärryksen luomista.

Kokeilussa otetaan yhteiskirjoittaminen käyttöön kokous-, pari- ja itsenäisessä työskentelyssä.

Tavoite on vähentää tiedon jakamiseen kuluvaa aikaa tuomalla työkaluvalikoimaan uusi matalan kynnyksen väline, samalla parantaen tiedon löydettävyyttä.

Kokeilunomistaja

TEA-jaosto (hankkeiden yhteinen ohry), Politiikka-analyysi-yksikkö tai muu VNK:n yksikkö tai vastaava.

Tietojohtamisen vaihe

Päätösvalmistelu tai toimeenpano

Kuvaus tekemisestä ja roolitus

Tietotekniikka tai - järjestelmäyksikkö ja Yhtäköyttä-hanke vastaavat yhteiskirjoitusohjelmiston asennuksesta ja testaamisesta.

Mahdolliset ohjelmistovaihtoehdot ovat Hackpad, https://github.com/dropbox/hackpad Etherpad, http://etherpad.org/ Etherpad Lite, https://github.com/ether/etherpad-lite

Ajan ja henkilöresurssien tarve: VNK:lta arvio 5 työpäivää

Tea-jaosto / ohry / yksikön / osaston / ryhmän kokous on kokeilun omistaja.

Kokeilun ensimmäisen vaiheen kesto on yksi kuukausi, joka voi olla esimerkiksi tammi- tai helmikuu 2016.

VNK:lla on kokemusta yhteiskirjoittamisesta Avoin Suomi -tapahtuman valmistelun yhteydessä. Tunnistetaan tähän osallistuneet henkilöt (Taina Kulmala?) ja kutsutaan henkilöinä / heidän edustamat yksiköt mukaan kokeiluun.

Menetelmää harjoitellaan ensin puheenjohtajien ja sihteerien kanssa ennakkoon. Kokouskutsussa asia/esityslista tarjotaan joko yksinomaan tai perinteisen vaihtoehdon rinnalla yhteiskirjoitusalustalla. Hankkeen kouluttaja on esimerkiksi kokouksen alussa tai koko kokouksen ajan paikalla opastamassa. Tätä ennen voidaan tarjota ennakkotehtävät.

Yhtäköyttä-hankkeen vastuut

Yhtäköyttä-hanke tuottaa koulutusmateriaalin verkkoon käytetään olemassaolevia aineistoja: Pauliina Mäkelän yhteiskirjoitus -artikkeli Nettikansan helmiä -yhteiskirjoitusartikkeli Muurinen & Poikola Lisäksi tarkempi yksityiskohtainen kuvaus yhteistyössä VNK:n tietojärjestelmä / tekniikka -yksiköiden kanssa vastaa tarvittavien ohjelmistojen asennuksesta ja testauksesta ja toimii kouluttajana kokeilun aikana sovituissa tilaisuuksissa

Katso myös

Yhtäköyttä-hanke

Hankkeen osa-alueet	Hankkeen pääsivu · Tehtävä 1. Tiedolla johtamisen menetelmät ja työkalut · Tehtävä 2. Tietopohjaisen päätösvalmistelun kehitystarpeet · Tehtävä 3. Tiedolla johtamisen ketterät kokeilut · Tehtävä 4. Tiedolla johtamisen sisäänajosuunnitelma · Tehtävä 5. Yhtäköyttä-hankkeen viestintä- ja vaikuttamissuunnitelma · Tehtävä 6. Yhtäköyttä-hankkeen loppuraportti
Kokeilut	Informaatiomuotoilija talossa · Yhteiskirjoittaminen · Avoin arviointi maahanmuuttajien tuomasta lisäarvosta · Turvattomuusillan keskustelun jäsentäminen
Menetelmiä ja työkaluja	Avoin päätöksentekokäytäntö · Avoin arviointi · Avoimen päätöksentekokäytännön kuntapilotti · Ympäristöstä aiheutuvien terveyshaittojen arviointi · Tekaisu-hanke · Luokka:Tekaisu
Julkaisuja ja muuta hyödyllistä	Yhtäköyttä-hankkeen loppuraportti (julkaistu) · Yhtäköyttä-hankkeen loppuraportti (wikiversio) · Yhtäköyttä (hankkeen esittely) · Avoin päätöksentekokäytäntö voisi parantaa tiedon hyödyntämistä · Ympäristö- ja terveysvaikutuksia koskeva tieto kunnallisessa päätöksenteossa · Kaikki Yhtäköyttä-luokkaan kuuluvat sivut
Tämä sivu on toteutettu osana valtioneuvoston vuoden 2015 selvitys- ja tutkimussuunnitelman toimeenpanoa (www.vn.fi/teas). Sivun sisällöstä vastaavat tiedon tuottajat, eikä tekstisisältö edusta valtioneuvoston näkemystä.