Tiedonhallintasuunnitelma

Tämä sivu on tietokide alatyypiltään metodi. Sivutunniste: Op_fi2939
Moderaattori:Jouni (katso kaikki) Sivun edistymistä ei ole arvioitu. Arvostuksen määrää ei ole arvioitu (ks. peer review).
Lisää dataa {{#opasnet_base_link:Op_fi2939}}

Tiedonhallintasuunnitelma sisältää asiakirjojen luokittelun, säilytyksen ja arkistoinnin suunnitelman.

Kysymys

Miten tiedonhallinta voidaan toteuttaa Opasnetissä?

Vastaus

• Asiakirjat kirjoitetaan Opasnetin sivuille.
• Kuhunkin asiakirjaan liitetään metatiedot käyttämällä mallinetta Malline:THS.
• Asiakirjaluettelot luodaan dpl-tagilla kuten esimerkiksi sivulla Luokka:THL:n asiakirja.
• Asiakirjat arkistoidaan tilanteesta riippuen eri tavoilla:
  • Kaikki Opasnetiin sijoitetut asiakirjat arkistoidaan osana Opasnet-wikin varmuuskopioita.
  • Tarvittaessa Opasnetissä oleva asiakirja irrotetaan wikistä ja tallennetaan myös Helmeen, kuten Tekaisu#TEKAISU: Toimintasuunnitelma.
  • Tarvittaessa asiakirja tulostetaan ja arkistoidaan paperisena.

{{THS
|nimi = 
|tehtäväryhmä = 
|tehtrnimi     = 
|rekisteröinti = 
|vastuualue = YMAL
|vastuuhenkilö = 
|luotu = 
|vuosi = 
|säilytysaika = 15 v
|säilytysmuoto = Sähköinen
|julkisuus = Julkinen
|lisätiedot = 
|linkki = []
}}

Perustelut

• Liite 3: Ohjeet asiakirjojen säilytyksestä yksiköissä ja siirrosta lähi- tai päätearkistoon. Terho
• Arkistointi projektin päättyessä. Terho
• Arkistointi, vanha sivu. Terho
• Arkistointi tutkimuksen toteutusvaiheessa. Terho

Opasnetin arkistointi (siirretty sivu)

Tämä sivu on tietokide alatyypiltään metodi. Sivutunniste: Op_fi2939
Moderaattori:Jouni (katso kaikki) Sivun edistyminen: Luonnos. Arvostuksen määrää ei ole arvioitu (ks. peer review).
Lisää dataa {{#opasnet_base_link:Op_fi2939}}

Opasnetin arkistointi sisältää ohjeita siitä, miten Opasnetin sisältö saadaan arkistoitua taiteen sääntöjen mukaisesti jälkipolville. Tavoitteena on kehittää Sähke2-standardin mukainen käytäntö.

Kysymys

Miten Opasnetin sisältöä pitäisi hallinnoida ja arkistoida, jotta se

• olisi jälkipolville hyödyllisessä muodossa helposti,
• noudattaisi Sähke2-standardia?

Vastaus

• Opasnetista otetaan kerran vuodessa sähköinen tuloste, jossa jokainen sivu tuotetaan html-tiedostoksi action=render-muodossa.
• Jokaiselle sivulle annetaan alla olevan taulukon mukaiset säilytys- ja metatiedot, ellei THS-mallineella ole muuta määritelty.
• Kokonaisuus tallennetaan Arkistolaitoksen VAPA-palveluun tietokanta-aineistona.
• Tietokannan kokonaisuus täydennetään tarvittavilla metatiedoilla Sähke2-määräyksen mukaisesti. --#: Tämä pitäisi tarkemmin käydä läpi ja ohjeistaa. --Jouni Tuomisto 13. joulukuuta 2012 kello 16.29 (EET)

Perustelut

Opasnetin sivujen tärkeimmät tehtäväryhmät ja muita Sähke2-standardin mukaisia tietoja. Pohjana on THL:n tiedonhallintasuunnitelma.

Tehtäväryhmä	Asiakirjat	Vastuualue ja -rooli	Säilytys-järjestys	Säilytys- muoto	Säilytysaika yksikössä / kokonais-säilytysaika	Tullut / Laadittu	Julkisuus	Suojelu-luokka	Rekisteröinti	Lisätiedot
3.03.00.01	THL:n julkaisut	Kirjasto	Aika	Paperi, sähköinen	0 v / Säilytetään pysyvästi	L		I,II	Julkari	THL:n sähköiset julkaisut tallennetaan Kansalliskirjaston julkaisuarkistopalvelu Doriaan. Pysyvä säilytys perustuu Arkistolaitoksen määräykseen AL/19273/07.01.01.00/2008.
3.04.00.00	THL:n moniste- ja julkaisusarjat sekä yksittäiset julkaisut	Kirjasto	Aika	Paperi, sähköinen	0 v / Säilytetään pysyvästi	L		I,II	Julkari	THL:n sähköiset julkaisut tallennetaan Kansalliskirjaston julkaisuarkistopalvelu Doriaan. Pysyvä säilytys perustuu Arkistolaitoksen määräykseen AL/19273/07.01.01.00/2008.
3.07.00.04	THL:n juhlat ja tilaisuudet: Esitelmät, puheet ja alustukset	Vastuuhenkilö	Asia	Paperi, sähköinen	10 v / 50 v	L
3.09.00.00	Muut tiedonhallintaan ja vaikuttamiseen liittyvät asiakirjat			Paperi, sähköinen	0 v / 0 v	T/L	Julkisuusaste on asiakirjakohtainen.
4.00.00.01	Lausunnot ja selvitykset	Kirjaamo	Asia	Paperi	0 v / Säilytetään pysyvästi	L	Julkisuusaste on asiakirjakohtainen.	I,II	Tweb (Helmi)
6.00.00.00	Projektin asettamiskirje tai projektisopimus	Kirjaamo	Asia	Paperi	0 v / Sp	T/L		I,II		Projektisopimuksella tarkoitetaan sopimusta, jolla projekti aloitetaan.
6.00.00.01	Projektisuunnitelmat	Projektin vastuuhenkilö	Aika	Paperi, sähköinen	1 v / 15 v	L	Julkisuusaste on asiakirjakohtainen.	I,II		Tutkimuksen suunnitelmaa ja kehittämistyötä koskevat asiakirjat voidaan määritellä salassa pidettäviksi. (JulkL 24 § 21)
6.00.00.02	Tutkimussuunnitelmat	Kirjaamo	Asia	Paperi	0 v / Säilytetään pysyvästi	L	Salainen	I,II	Tweb (Helmi)	Tutkimuksen suunnittelmaa ja kehittämistyötä koskevat asiakirjat voidaan JulkL621/1999 24§ 21 nojalla määritellä salassa pidettäväksi.
6.00.01.08	Rahoitushakemus	Kirjaamo	Asia	Paperi, sähköinen	0 v / 15 v	T/L		I,I
6.00.01.09	Rahoituspäätös	Kirjaamo	Asia	Paperi, sähköinen	0 v / 15 v	T/L		I,I
6.03.00.02	Projektiryhmien kokousten pöytäkirjat ja muistiot	Projektin vastuuhenkilö	Aika	Paperi, sähköinen	2 v / 15 v	L	Liitteet saattavat sisältää salassa pidettäviä tietoja	II,II		Tutkimuksen suunnitelmaa sekä kehittämistyötä koskevat tiedot voidaan määritellä salassa pidettäviksi. (JulkL 621/1999 24 § 21)
6.04.00.00	Projektien loppuraportit	Projektin vastuuhenkilö	Aika	Paperi	2 v / Säilytetään pysyvästi	L		I,II
6.04.00.01	Projektin väliraportit	Projektin vastuuhenkilö	Aika	Paperi, sähköinen	2 v / 15 v	L
6.04.00.02	Seminaarien, koulutustilaisuuksien ja vastaavanlaisten tilaisuuksien aineistot	Projektin vastuuhenkilö		Paperi, sähköinen	2 v / 15 v	L
6.04.00.03	Projektin tiedotusmateriaalit: tiedotteet, julisteet, videot	Projektin vastuuhenkilö		Paperi, sähköinen	0 v / Säilytetään pysyvästi	L		I,II		Pysyvään säilytykseen 1 kpl.
6.05.01.05	Kysely- ja haastattelulomakkeet	Yksikkö	Numero	Paperi, sähköinen	0 v / 0 v	T/L		I,I		Säilytysaika tutkimuskohtainen. Säilytysajat määritellään aineistonhallintasuunnitelmassa.
6.05.01.22	Alkuperäistulokset	Yksikkö	Aika	Paperi, sähköinen	0 v / 0 v	L		II,II		Säilytysaika tutkimuskohtainen. Säilytysajat määritellään aineistonhallintasuunnitelmassa.
6.05.02.03	Tiedosto- ja muuttujaluettelot, lomake- ja tietuekuvaukset, indeksit, luokittelut ja toimenpidekoodit	Yksikkö	Aika	Paperi	Voimassaoloaika / Säilytetään pysyvästi	L		I,II
6.05.02.05	Tutkimusaineistojen analyysitulosteet	Yksikkö	Aika	Paperi, sähköinen	Voimassaoloaika / Voimassaoloaika	L		I,II
6.09.00.00	Muut tutkimus- ja kehittämistoimintaan liittyvät asiakirjat			Paperi, sähköinen	0 v / 0 v	T/L
6.04.00.03	Opasnet-sivu	Moderaattori	Asia	Sähköinen	0 v / Säilytetään pysyvästi	Laadittu	Julkinen	II	Opasnet	Tällä rivillä kuvataan ne oletusarvot, joita käytetään yksittäiselle Opasnet-sivulle, ellei THS-mallineella ole muuta kuvattu.

Säilytysluokat:

• I: Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät kuluvan ja edellisen vuoden asiakirjat ja tietojärjestelmät.
• II: 1. luokkaan kuuluvia vanhemmat pöytäkirjat ja kirjeenvaihto sekä 1. luokkaan kuulumattomat pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat ja tiedot
• III: Kaikki muut THL:n asiakirjat ja tiedot (ei merkitä taulukkoon)

Aiheeseen liittyviä tiedostoja

<mfanonymousfilelist></mfanonymousfilelist>