Tiedonhallintasuunnitelma

Opasnet Suomista
Siirry navigaatioon Siirry hakuun




Tiedonhallintasuunnitelma sisältää asiakirjojen luokittelun, säilytyksen ja arkistoinnin suunnitelman.

Kysymys

Miten tiedonhallinta voidaan toteuttaa Opasnetissä?

Vastaus

  • Asiakirjat kirjoitetaan Opasnetin sivuille.
  • Kuhunkin asiakirjaan liitetään metatiedot käyttämällä mallinetta Malline:THS.
  • Asiakirjaluettelot luodaan dpl-tagilla kuten esimerkiksi sivulla Luokka:THL:n asiakirja.
  • Asiakirjat arkistoidaan tilanteesta riippuen eri tavoilla:
    • Kaikki Opasnetiin sijoitetut asiakirjat arkistoidaan osana Opasnet-wikin varmuuskopioita.
    • Tarvittaessa Opasnetissä oleva asiakirja irrotetaan wikistä ja tallennetaan myös Helmeen, kuten Tekaisu#TEKAISU: Toimintasuunnitelma.
    • Tarvittaessa asiakirja tulostetaan ja arkistoidaan paperisena.
{{THS
|nimi = 
|tehtäväryhmä = 
|tehtrnimi     = 
|rekisteröinti = 
|vastuualue = YMAL
|vastuuhenkilö = 
|luotu = 
|vuosi = 
|säilytysaika = 15 v
|säilytysmuoto = Sähköinen
|julkisuus = Julkinen
|lisätiedot = 
|linkki = []
}}

Perustelut

Opasnetin arkistointi (siirretty sivu)



Opasnetin arkistointi sisältää ohjeita siitä, miten Opasnetin sisältö saadaan arkistoitua taiteen sääntöjen mukaisesti jälkipolville. Tavoitteena on kehittää Sähke2-standardin mukainen käytäntö.

Kysymys

Miten Opasnetin sisältöä pitäisi hallinnoida ja arkistoida, jotta se

  • olisi jälkipolville hyödyllisessä muodossa helposti,
  • noudattaisi Sähke2-standardia?

Vastaus

  • Opasnetista otetaan kerran vuodessa sähköinen tuloste, jossa jokainen sivu tuotetaan html-tiedostoksi action=render-muodossa.
  • Jokaiselle sivulle annetaan alla olevan taulukon mukaiset säilytys- ja metatiedot, ellei THS-mallineella ole muuta määritelty.
  • Kokonaisuus tallennetaan Arkistolaitoksen VAPA-palveluun tietokanta-aineistona.
  • Tietokannan kokonaisuus täydennetään tarvittavilla metatiedoilla Sähke2-määräyksen mukaisesti. --#: Tämä pitäisi tarkemmin käydä läpi ja ohjeistaa. --Jouni Tuomisto 13. joulukuuta 2012 kello 16.29 (EET)

Perustelut

Opasnetin sivujen tärkeimmät tehtäväryhmät ja muita Sähke2-standardin mukaisia tietoja. Pohjana on THL:n tiedonhallintasuunnitelma.
Tehtäväryhmä Asiakirjat Vastuualue ja -rooli Säilytys-järjestys Säilytys- muoto Säilytysaika yksikössä / kokonais-säilytysaika Tullut / Laadittu Julkisuus Suojelu-luokka Rekisteröinti Lisätiedot
3.03.00.01 THL:n julkaisut Kirjasto Aika Paperi, sähköinen 0 v / Säilytetään pysyvästi L I,II Julkari THL:n sähköiset julkaisut tallennetaan Kansalliskirjaston julkaisuarkistopalvelu Doriaan. Pysyvä säilytys perustuu Arkistolaitoksen määräykseen AL/19273/07.01.01.00/2008.
3.04.00.00 THL:n moniste- ja julkaisusarjat sekä yksittäiset julkaisut Kirjasto Aika Paperi, sähköinen 0 v / Säilytetään pysyvästi L I,II Julkari THL:n sähköiset julkaisut tallennetaan Kansalliskirjaston julkaisuarkistopalvelu Doriaan. Pysyvä säilytys perustuu Arkistolaitoksen määräykseen AL/19273/07.01.01.00/2008.
3.07.00.04 THL:n juhlat ja tilaisuudet: Esitelmät, puheet ja alustukset Vastuuhenkilö Asia Paperi, sähköinen 10 v / 50 v L
3.09.00.00 Muut tiedonhallintaan ja vaikuttamiseen liittyvät asiakirjat Paperi, sähköinen 0 v / 0 v T/L Julkisuusaste on asiakirjakohtainen.
4.00.00.01 Lausunnot ja selvitykset Kirjaamo Asia Paperi 0 v / Säilytetään pysyvästi L Julkisuusaste on asiakirjakohtainen. I,II Tweb (Helmi)
6.00.00.00 Projektin asettamiskirje tai projektisopimus Kirjaamo Asia Paperi 0 v / Sp T/L I,II Projektisopimuksella tarkoitetaan sopimusta, jolla projekti aloitetaan.
6.00.00.01 Projektisuunnitelmat Projektin vastuuhenkilö Aika Paperi, sähköinen 1 v / 15 v L Julkisuusaste on asiakirjakohtainen. I,II Tutkimuksen suunnitelmaa ja kehittämistyötä koskevat asiakirjat voidaan määritellä salassa pidettäviksi. (JulkL 24 § 21)
6.00.00.02 Tutkimussuunnitelmat Kirjaamo Asia Paperi 0 v / Säilytetään pysyvästi L Salainen I,II Tweb (Helmi) Tutkimuksen suunnittelmaa ja kehittämistyötä koskevat asiakirjat voidaan JulkL621/1999 24§ 21 nojalla määritellä salassa pidettäväksi.
6.00.01.08 Rahoitushakemus Kirjaamo Asia Paperi, sähköinen 0 v / 15 v T/L I,I
6.00.01.09 Rahoituspäätös Kirjaamo Asia Paperi, sähköinen 0 v / 15 v T/L I,I
6.03.00.02 Projektiryhmien kokousten pöytäkirjat ja muistiot Projektin vastuuhenkilö Aika Paperi, sähköinen 2 v / 15 v L Liitteet saattavat sisältää salassa pidettäviä tietoja II,II Tutkimuksen suunnitelmaa sekä kehittämistyötä koskevat tiedot voidaan määritellä salassa pidettäviksi. (JulkL 621/1999 24 § 21)
6.04.00.00 Projektien loppuraportit Projektin vastuuhenkilö Aika Paperi 2 v / Säilytetään pysyvästi L I,II
6.04.00.01 Projektin väliraportit Projektin vastuuhenkilö Aika Paperi, sähköinen 2 v / 15 v L
6.04.00.02 Seminaarien, koulutustilaisuuksien ja vastaavanlaisten tilaisuuksien aineistot Projektin vastuuhenkilö Paperi, sähköinen 2 v / 15 v L
6.04.00.03 Projektin tiedotusmateriaalit: tiedotteet, julisteet, videot Projektin vastuuhenkilö Paperi, sähköinen 0 v / Säilytetään pysyvästi L I,II Pysyvään säilytykseen 1 kpl.
6.05.01.05 Kysely- ja haastattelulomakkeet Yksikkö Numero Paperi, sähköinen 0 v / 0 v T/L I,I Säilytysaika tutkimuskohtainen. Säilytysajat määritellään aineistonhallintasuunnitelmassa.
6.05.01.22 Alkuperäistulokset Yksikkö Aika Paperi, sähköinen 0 v / 0 v L II,II Säilytysaika tutkimuskohtainen. Säilytysajat määritellään aineistonhallintasuunnitelmassa.
6.05.02.03 Tiedosto- ja muuttujaluettelot, lomake- ja tietuekuvaukset, indeksit, luokittelut ja toimenpidekoodit Yksikkö Aika Paperi Voimassaoloaika / Säilytetään pysyvästi L I,II
6.05.02.05 Tutkimusaineistojen analyysitulosteet Yksikkö Aika Paperi, sähköinen Voimassaoloaika / Voimassaoloaika L I,II
6.09.00.00 Muut tutkimus- ja kehittämistoimintaan liittyvät asiakirjat Paperi, sähköinen 0 v / 0 v T/L
6.04.00.03 Opasnet-sivu Moderaattori Asia Sähköinen 0 v / Säilytetään pysyvästi Laadittu Julkinen II Opasnet Tällä rivillä kuvataan ne oletusarvot, joita käytetään yksittäiselle Opasnet-sivulle, ellei THS-mallineella ole muuta kuvattu.

Säilytysluokat:

  • I: Toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät kuluvan ja edellisen vuoden asiakirjat ja tietojärjestelmät.
  • II: 1. luokkaan kuuluvia vanhemmat pöytäkirjat ja kirjeenvaihto sekä 1. luokkaan kuulumattomat pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat ja tiedot
  • III: Kaikki muut THL:n asiakirjat ja tiedot (ei merkitä taulukkoon)

Katso myös

Viitteet


Aiheeseen liittyviä tiedostoja

<mfanonymousfilelist></mfanonymousfilelist>

Noudettu kohteesta ”https://fi.opasnet.org/index.php?title=Tiedonhallintasuunnitelma&oldid=34457”