Keskustelu:Tiedolla johtamisen menetelmät ja työkalut

Tiivistelmä

Tähän kootaan lyhyt 1-2 A4 pituinen tietokide

Nykytilanne

• Päätösten läpinäkyvyys ja tietopohjaisuus ovat nousseet yhdeksi pääteemaksi niin hallinnon kuin tutkimuksenkin kentällä
• Tiedon avoin saatavuus ja laaja hyödyntäminen on periaattellisella tasolla otettu nykyisin huomioon lähes kaikissa tulevaisuuden strategisissa linjauksissa
• Tiedon avoimen saatavuuden edistämiseksi on käynnistetty julkishallinnon JulkiICT, jonka lopputuloksena on tuotettu konkreettista ohjeistusta ja työkaluja tiedon avaamiseksi
• Useat hankkeet on sisältäneet julkishallinnon työntekijöiden haastatteluja, joilla on kartoittettu nykytilannetta ja sen puutteita. Henrik Jussilan "Päätöksenteon tukena vai hyllyssä pölyttymässä?" mukaan
  • Kansanedustajien mieluisimmat lähteet tutkimustiedolle ovat media (televisio, radio, sanomalehdet, internet), tiedotteet sekä seminaarit ja tietoiskut.
  • Tutkimuslaitosten ja yliopistojen tuottaman tutkimustiedon rooli päätöksenteossa on merkittävä, erityisesti seuraavissa asioissa: a) tutkimukset antavat uusia ideoita päätöksentekijöille, b) tutkimukset nostavat aiemmin tiedostamattomia ongelmia päättäjien tietoon, c)tutkimukset auttavat päätöksentekijöitä hahmottamaan yhteiskunnallisia ongelmia ja d) tutkimusten avulla on helpompi perustella tulevia tai tehtyjä päätöksiä (90 %).
  • Parhaiten kansanedustajien käyttöön päätyy tutkimus, joka täyttää seuraavat kriteerit: 1) tutkimus on ajankohtainen ja merkittävä, ja siinä on selkeitä toimenpide-ehdotuksia ja tiivistelmä, 2) tutkimuksesta on saatu tietoa mediasta, tiedotteista tai seminaareista , tutkimus tukee edustajan ajamaa politiikkaa ja 4) se on kirjoitettu hänen äidinkielellään.
• Ratkaisuja tiedon saatavuuden ja käytön ongelmiin on etsitty useissa hankkeissa ja Desing for Government - kurssilla
  • Näyttöön perustuva päätöksenteko – suomalainen neuvonantojärjestelmä raportti tarjoaa konkreettisia toimenpide-ehdotuksia, joista tiedon hyödynnettävyyden näkökulmasta ehkä tärkein on tiedeanalyysiyksikön perustaminen
  • Future directions for scientific advice in Europe julkaisun yksi ehdotuksista on pystyttää portaali, jossa päätöksentekijät käynnistävät avoimia tietopyyntöjä, joihin alan asiantuntijat vastaavat
  • Desing for Government kurssilla on esitetty teknisiä yhteistyöalustoja päätöksenteon tueksi

Ehdotettu toimintapa

Päätösten valmistelussa on pyrittävä jaettuun ymmärrykseen. Jaettu ymmärrys tarkoittaa tilannetta, jossa eri osapuolten näkemykset on kuvattu niin kattavasti, että on tiedossa, mistä päätökseen liittyvistä faktoista ja arvoista ollaan samaa mieltä, mistä eri mieltä ja miksi. Jaetun ymmärryksen syntyminen edellyttää useita erilaisia asioita ja toimintaa. Kuitenkin kolme periaatetta näyttää olevan ylitse muiden, koska ne ovat aina läsnä kun jaettua ymmärrystä on syntynyt, ja niiden puute näyttää liittyvän epäonnistumisiin jaetun ymmärryksen syntymisessä. Nämä ovat avoimuus, kohteellisuus ja kritiikki.

Avoimuuden, kohteellisuuden ja kritiikin laajamittainen onnistuminen vaatii aivan tietynlaista työskentelyä tiedon parissa. Tarvitaan esimerkiksi verkkotyötila, johon kaikki asiaankuuluva tieto voidaan laittaa kaikkien nähtäville. Verkkotyötilan on myös sallittava avoin osallistuminen niin, että tieto ei hajoa tai vääristy vaan kohtuullisella vaivalla voi tehdä yhteenvetoja, jotka johdonmukaisesti ja kattavasti huomioivat sen, mitä siihen mennessä on sanottu. Verkkotyötilan lisäksi tarvitaan sopivat tietorakenteet ja toimintamallit, joiden avulla tieto pidetään järjestyksessä.

Tärkein menetelmä pitää tieto järjestyksessä on tunnistaa täsmällisiä kysymyksiä, joihin vastauksen löytäminen on tietotyön keskeisin tehtävä. Kysymysten on a) palveltava päätöksenteon tarpeita ja b) oltava tutkimuskysymyksiä eli sellaisia, joihin voidaan vastata tieteellisen tiedon avulla ja joiden vastausyrityksiä voi kritisoida tieteellisin perustein. Tieteellisyyden vaatimus koskee myös arvokysymyksiä; tällöin kysymykset muotoillaan esimerkiksi muotoon "mitä asioita ihmisryhmä x pitää tärkeimpinä liittyen asiaan y?" Näin myös arvot nähdään tutkimuskysymyksinä, joihin pyritään löytämään havaintojen kanssa yhteensopivia vastauksia.

Tietokiteeksi kutsutaan sellaista tutkimuskysymyksen ympärille rakennettua tietojen kokonaisuutta, joka noudattaa avoimuuden, kohteellisuuden ja kritiikin periaatteita ja pyrkii jaettuun ymmärrykseen vastauksesta käyttäen havaintoaineistoja perusteluna. Tietokide onkin tässä työssä tunnistettu tärkeimmäksi tiedon jäsentämisen työkaluksi tai tieto-olioksi, joka ohjaa päätösvalmistelutyön etenemistä.

Tietokiteiden tuottaminen on joukkostettua, yhteisöllistä toimintaa. Niinpä toimiakseen tämmöinen työskentely tarvitsee muutamia selkeitä periaatteita, jotka auttavat ohjaamaan ja kannustamaan työtä oikeaan suuntaan ja myös estämään väärään suuntaan etenemistä. Periaatteita noudattamalla syntyy toimintamalli eli johdonmukainen tapa toimia. Toimintamallin syntymistä vielä edistetään sopivilla työkaluilla, jotta oikeiden asioiden tekeminen olisi helppoa ja väärien vaikeata. Tavoitteena on siis tehdä tietokiteiden kehittäminen ja käyttäminen mahdollisimman sujuvaksi ja tehokkaaksi ja siten jaetun ymmärryksen syntyminen helpoksi.

Ohjeita työhön

• Avoin päätöksentekokäytäntö nykymuodossaan toimii työn pohjana.
• Sisältää myös aiempia katsauksiamme päätöstukikirjallisuuteen.
• Kirjallisuuskatsaus syksyllä 2015 (Arja A)
• Vierailu The GovLabiin marraskuussa (Jouni)
• Raimo mukaan keskusteluihin, jotta saadaan yhteiskuntatieteellinen näkökulma ja osaaminen.
• Lyhyt ilmaisu ja kansantajuinen esitys. Esimerkkinä Design for Government. Joka työpaketista tuotetaan konkreettinen deliverable, joka on sisäänheittotuote ja markkinointiväline. Yksityiskohtaisempi työversio on Opasnetissä, ja tästä synteesistä pidetään kansantajuista meteliä ihmiskasvoin.
• Myös teoreettisempaa keskustelua kaivataan: MIKSI TEHDÄÄN? Tämä johdannoksi.
• Deliverable: “Miten tietoa pitäisi jäsentää jotta se tukisi päätöksentekoa?
• Katsauksen tehtävänä on vastata näihin kysymyksiin:
  • mitä asiaa tarkastellaan ja mistä sen kuvaus löytyy (viite ja linkki)?
  • onko kyseessä teoreettinen viitekehys, toimintamalli vai tekninen työkalu? ----#: . Onko järkevä luokittelu? --Jouni Tuomisto (keskustelu) 22. syyskuuta 2015 kello 08.19 (UTC) (type: truth; paradigms: science: comment)
  • lyhyt kuvaus asiasta
  • miten tätä asiaa voisi hyödyntää valtioneuvoston tiedolla johtamisen kannalta ja mitä hyötyä siitä olisi
  • haasteita, ongelmia, mahdollisuuksia asian hyödyntämisessä
  • konkreettinen ehdotus miten asia sisällytetään sisäänajosuunnitelmaan jos mitenkään ja miksi. Vaihtoehtoja: otetaan käyttöön, otetaan muokattuna käyttöön, pidetään mielessä mutta ei hyödynnetä toistaiseksi, ei hyödynnetä. Tarvittaessa asia pilkotaan pienempiin osiin jotta saadaan seulottua käyttöön vain kaikkein parhaat ideat johdonmukaisesti.