Tietoa hyödyntävä päätöksenteko

Pääviesti

Kysymys: Mitä on tietoa hyödyntävä päätöksenteko ja erityisesti niin sanottu Tekaisu-menetelmä? Vastaus: Tietoa hyödyntävä päätöksenteko tarkoittaa käytäntöjä, joiden avulla saadaan parempia päätöksiä kiinnittämällä tarkempaa huomiota tiedon käyttötarkoituksiin ja päätöksenteon tavoitteisiin päätöstä valmisteltaessa, asioista päätettäessä ja päätöksia toimeenpantaessa ja seurattaessa. Kun näitä käytäntöjä harjoitetaan järjestelmällisesti ja avoimesti, voidaan näiden käytäntöjen kuvauksesta puhua tehokkaasti ja laajasti tietoa hyödyntävänä päätöksentekomenetelmänä. Avointen päätösten valmistelun menetelmien avulla parannetaan päätöksenteon käytäntöjä (ei pelkästään työkaluja) sekä kansalaisten, kansalaisjärjestöjen ja muiden asiasta kiinnostuneiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia. Tekaisu-menetelmä on eräs tiedon hyödyntämistä edistävä päätöksentekomenetelmä, joka painottuu erityisesti päätösten valmistelun käytäntöihin. Siitä on parastaikaa tekeillä tarkempi kuvaus tällä sivulla. Sen keskeiset ideat ovat: päätöksenteon tarkoitus ja tavoitteet julkistetaan ja koko päätösprosessi (päätösvalmistelu, päättäminen, toimeenpano ja vaikutusten seuranta) toteutetaan läpinäkyvästi tavoitteiden suhteen (tahdonilmaus), päätösvalmistelussa asiantuntijat ja päättäjät sekä muut asianosaiset toimivat suorassa ja kiinteässä vuorovaikutuksessa tiedon tuottamisessa ja käyttämisessä päätöksenteon tarkoituksen ja tavoitteiden mukaisesti (toteutus), koko päätösprosessin ajan toimintaa evaluoidaan suhteessa julkilausuttuihin tarkoituksiin ja tavoitteisiin ja toimintaa suunnataan ja korjataan jatkuvasti tämän perusteella (seuranta ja ohjaus), tietoa hyödyntävä päätöksenteko edellyttää perinteisten hallinnollisen osaamisen, asiantuntijuuden ja kansalaisvaikuttamisen lisäksi ns. vuorovaikutuksellista asiantuntijuutta (yhteenvetämisen taito) Päättäjän, asiantuntijan, kansalaisen tai muun päätösprosessiin osallistuvan ihmisen rooli on tuoda omat tietonsa ja näkemyksensä julki, ja menetelmä auttaa vastaamaan tähän kysymykseen: Mitä meidän yhteisönä pitäisi oppia siitä, mitä sinulla on kerrottavana?

Tällä sivulla kuvataan TEKAISU-hankkeessa, etenkin työpaketeissa TP1 (Päätöksenteon uudet mallit) ja TP 3 (terveysvaikutusarviointivalmiuden luominen), kehitetty ns. Tekaisu-menetelmä, joka pyrkii tehostamaan tiedon (asiantuntijatiedon, ns. paikallisen tiedon sekä mielipiteiden) hyödyntämistä päätöksenteossa. Ensisijainen huomio on ympäristö- ja terveysvaikutuksia koskevan tiedon hyödyntämisen parantaminen, mutta menetelmä osamenetelmineen soveltuu kaikenlaisen tiedon hyödyntämisen tehostamiseen.

Tällä sivulla esitetään pääasiassa menetelmän kokonaiskuvaa, oikeastaan lähestymistapaa päätösprosessien hallintaan, ja yksittäisiä osamenetelmiä kuvataan yksityiskohtaisemmin Innokylän työtilassa (https://innokyla.fi). Menetelmäkokonaisuutta on kuvattu myös sivulla Ympäristö- ja terveysvaikutuksia koskeva tieto kunnallisessa päätöksenteossa olevassa artikkelissa sekä sivulla heande:Effective knowledge-based policy - a pragmatic approach (suojattu artikkelikäsikirjoitus). Tekaisu-menetelmän tapauskohtaista soveltamista kunnallisen päätöksenteon tapaustutkimuksissa on tarkasteltu sivulla Tietoa hyödyntävän päätöksenteon kuntapilotti. Lisäksi seurannan ja ohjauksen osamenetelmien kokeilua todellisen päätöstapauksen analysoinnissa on kuvattu sivulla Puijon metsien käyttösuunnitelman päätöksenteko.

Keskustelua mm. menetelmäkuvauksen rakenteesta sekä menetelmän ja sen osien nimistä löytyy keskustelusivulta.

Tarkoitus, tavoitteet ja käyttökohde

Tekaisu-menetelmä on kehitetty ja tarkoitettu erityisesti ympäristö- terveysvaikutuksia koskevan tiedon hyödyntämisen parantamiseen kunnallisessa ja alueellisessa päätöksenteossa, esim. alueiden käytön suunnittelussa ja ympäristö-, vesi-, rakennus- ym. luvituksessa. Menetelmän pyrkimyksenä on kunnallisen päätöksenteon toimintatapojen kehittäminen sellaisiksi, että:

Kuva 1. Tietoa hyödyntävää päätöksentekoa tarkastellaan päätösvalmistelusta päätösten seurauksiin

• päätökset ottavat paremmin huomioon olemassa ja saatavilla olevan tiedon sekä mielipiteet
• jäsennettyä tietoa ja mielipiteitä saadaan koostetuksi nopeasti ja tehokkaasti päätöksenteon tarpeiden mukaisesti
• päätökset tulevat paremmin toteutetuiksi käytännössä
• päätökset paremmin johtavat toivottuihin vaikutuksiin ja
• edellä mainittujen seikkojen toteutuminen on seurattavissa ja todennettavissa

Tämä edellyttää päätöksenteon tarkastelua tiedon hankinnasta aina seurauksiin asti (kuva 1).

Kuva 2. Tietoa hyödyntävässä päätöksenteossa pyritään eri toimijoiden ja näkökulmien väliseen jaettuun ymmärrykseen ja sen mukaisten päätösten toteuttamiseen.

Tarkoituksena on siis aikaansaada/edesauttaa muutosta, joka lisää tiedon (ml. tutkimustiedon, ns. paikallisen tiedon ja mielipiteiden) kysyntää sekä siihen vastaavaa tiedon tarjontaa kunnallisessa päätöksenteossa.

Muutos koskee ensisijaisesti päätösten valmistelua, jonka idealisoidussa tilanteessa voitaisiin ajatella käsittävän kaiken muun paitsi itse päättämisen, jossa hyvän valmistelun pohjalta vain vahvistettaisiin valmistelun pohjalta esitetty päätosvaihtoehto. Tämä toki edellyttäisi, että päätöksentekijöiden näkemykset ja tiedot tulevat täysin huomioiduksi valmistelussa, päätöksentekijöiden julkilausutut tavoitteet ovat yhdenmukaiset heidän todellisten tavoitteidensa kanssa ja päätöksentekijät sitoutuvat noudattamaan (avoimen) valmisteluprosessin aikaansaamia suosituksia. Lisäksi päätösvalmistelun pitäisi kyetä perustellusti osoittamaan yhden vaihtoehdon olevan ylivertainen suhteessa muihin. Realistisempaa käytännössä lienee pyrkiä siihen, että hyvän päätösvalmistelun avulla voitaisiin perustellusti karsia huonot vaihtoehdot pois ja lopullinen päätös tehtäisiin jäljelle jääneistä vaihtoehdoista avoimen keskustelun ja läpinäkyvän perustelun pohjalta.

Muutos koskee lisäksi myös päätöksenteon (itse päätös, päätöksen tietoperusta, päätöksen toimeenpano & seuraukset) seurantaa ja ohjausta. Seurantaan ja ohjaukseen tarvitaan menetelmiä ja kriteereitä, jotka ohjaavat päätöksentekoa ja sen kehittämistä kohti yllämainittuja päämääriä. Kaikkiaan Tekaisu-menetelmän pyrkimyksenä on edesauttaa eri toimijoiden ja näkökulmien välisen jaetun ymmärryksen syntymistä ja sen mukaisten päätösten toteutumista (kuva 2).

Tekaisu-menetelmän kokonaiskuva

Tietoa hyödyntävää päätöksentekoa edesauttavassa Tekaisu-menetelmässä on neljä osaa:

1. Päätöksiin liittyvien tavoitteiden julkistaminen ja päätösprosessin läpinäkyvyys tavoitteiden suhteen (tahdonilmaus)
2. Tietoa avoimesti ja laajasti etsivä, vastaanottava ja hyödyntävä päätösten valmistelu (toteutus)
3. koko päätöksentekoprossin (valmistelusta seurauksiin) kattava, joskin päätösvalmisteluun painottuva, seuranta ja ohjaus (seuranta ja ohjaus)
4. Edellisten onnistuneen yhdistämisen edellyttämä ns. vuorovaikutuksellinen asiantuntijuus (Yhteenvetämisen taito)

Kuva 3. Tekaisu-ajattelun keskeiset osat (sininen), osamenetelmät (vihreä)ja niiden ajallinen sijoittuminen päätöksentekoprosessissa (keltainen). Keskellä ja kaikkeen vaikuttavana on tahdonilmaus (violetti) eli päättäjän ääneen lausumat tavoitteet päätöksenteon vaikutuksille. Muut menetelmät ja käytännöt (punainen) ovat muistuttamassa, että päätöksenteon ja toimeenpanon osalta on tarkoitus toimia pääosin entiseen tapaan. Päätösvalmistelussakin monet hyvät nykykäytännöt jatkuvat, mutta Tekaisu-menetelmän tuomat muutokset painottuvat juuri sinne.

Kuvassa 3 on esitetty yllä mainitut osat suhteessa päätöksenteon vaiheisiin sekä liittyvät, pääasiassa päätösvalmisteluun painottuvat, toteutusen sekä seurannan ja ohjauksen osamenetelmät. Näitä tarkastellaan yksityiskohtaisemin alempana sekä Innokylän työtilassa (https://innokyla.fi).

--#: linkki oikeille sivuille kun sellaiset on saatu auki. --Mikko Pohjola 21. helmikuuta 2013 kello 10.32 (EET)

On tärkeää huomata, että Tekaisu-menetelmän osamenetelmät kohdentuvat ensisijaisesti päätösvalmisteluun, eli tiedon hankintaan ja sen vuorovaikutukseen päättämisen kanssa. Tekaisu-menetelmän mukainen näkökulma sisältää kuitenkin Innokylä-hankkeessa kehitetyn ns. REA-menetelmän mukaisen kokonaisvaltainen tarkastelun päätösten valmistelusta niiden seurauksiin, aina päätöksenteon tavoitteisiin suhteuttaen. Tekaisu-menetelmän mukainen päätöksenteon hallinnan näkökulma voi siten sisältää muitakin menetelmiä esim. päätöksenteon, toimeenpanon tai vaikutusten toteutukseen tai seurantaan, vaikka niitä ei erityisesti Tekaisu-menetelmän osina tarjottaisikaan.

Tahdonilmaisu

Edellytyksenä tiedon tehokkaalle hyödyntämiselle päätöksenteossa on päättäjien tavoitteiden tunnistaminen ja julkistaminen. Kun tavoitteet on määritelty ja kuvattu, voidaan päätöksentekoa ohjata niitä kohti. Ympäristöä ja terveyttä koskevassa yhteiskunnallisessa päätöksenteossa tavoitteet tulee myös esittää julkisesti, jolloin päätöksiä ja niiden valmistelun, teon ja toimeenpanon prosesseja voidaan seurata ja ohjata läpinäkyvästi päätösten valmistelusta ja niiden tietoperustasta aina päätösten ja niiden toimeenpanon seurauksiin asti.

Vaikka tavoitteiden tunnistaminen ja julkistaminen on periaatteessa varsin yksinkertainen toimenpide, on se tietoa hyödyntävän päätöksenteon kannalta erittäin tärkeä edellytys. Kyse on ensisijaisesti päättäjien asennoitumisesta ja sitoutumisesta läpinäkyvään toimintaan yhteiskunnallisessa päätöksenteossa. Samalla läpinäkyvyys luo mahdollisuuksia asiantuntijoille, sidosryhmille ja kansalaisille päätöksentekoon vaikuttamiseen perustelluin väittein.

Toteutus

Toteutus perustuu avoimen valmistelun periaatteisiin ja niiden toteuttamiseen keskustelun ja kollaboraation kautta. Toteutuksen apuvälineenä käytetään Opasnet verkkotyötilaa ja sen ominaisuuksia, jotka ilmentävät avoimen valmistelun periaatteita.

Avoin valmistelu

Avoimen valmistelun periaatteet ovat:

• Tavoitteellisuus, eli valmistelun ja päätöksenteon ohjautuminen julkilausuttujen tavoitteiden mukaan. Tavoitteellisuuden mahdollistaa päättäjien tavoitteiden tunnistaminen ja julkilausuminen, eli edellä mainittu tahdonilmaisu. Jotta päätösten valmistelu voisi olla vaikuttavaa, se tulee toteuttaa päätösten tavoitteiden mukaisia tiedon tarpeita vastaavasti ja päättäjät valmisteluprosessiin osallistavasti.
• Kohteellisuus, eli tiedon kerääminen ja välittäminen päätöksentekoon konkreettisten yhdessä tuottettujen vaikutusarviointien kautta. Valmistelun toteutus pitää tehdä asiaan, ei esim. henkilöihin, organisaatioihin tai prosesseihin, perustuen. Tavoitteiden ja niistä määrittyvien tiedon tarpeiden pohjalta tulee määrittää ja julkisesti kirjata valmistelua ohjaavat selkeät kysymykset (ja niihin liittyvät päätösvaihtoehdot). Eri toimijoiden välinen yhteistyö rakentuu ja jäsentyy valmistelukysymyksiin vastaamisen (ja pätösvaihtoehtojen vertailun) myötä.
• Kausaalisuus, eli päätöksiin liittyvien todellisuuden ilmiöiden kuvaaminen syy-seuraussuhteiden avulla. Päätösvalmistelulla pyritään tukemaan päätösten tekemistä tarjoamalla tietoa siitä minkälaisia vaikutuksia eri pätösvaihtoehdoilla ennakoidaan olevan. Näin ollen päätösvalmistelussa, erityisesti siihen liityvässä asiantuntiatyössä, on ensisijaisen tärkeää tunnistaa ja määrittää päätösvaihtoehtoihin liittyviä syy-seuraussuhteita.
• Falsifikaatio, eli pyrkimys perusteettoman tiedon sekä huonojen ideoiden ja päätösvaihtojen hylkäämiseen. Falsifikaatio on tieteellisen tiedon hankinnan perusperiaate, jota voi hyvin soveltaa myös käytännöllisiin tarpeisiin. Koska jonkin väitteen aukoton ja lopullinen todeksi osoittaminen on mahdotonta, on tehokkaampaa pyrkiä väitteiden vääräksi osoittamiseen ja siten mahdollisesti tosien väitteiden joukon pienentämiseen. Vastaavasti on tehokkaampaa tunnistaa ja karsia huonoja päätösvaihtoehtoja kuin pyrkiä yhden ylivertaisen vaihtoehdon löytämiseen.
• Avoimuus, eli ettei ketään pidä sulkea valmistelun ulkopuolelle ilman erityistä painavaa syytä. Yhteiskunnallisessa päätöksenteossa, esim. ympäristöä ja terveyttä koskien, ei useinkaan voida tietää keillä yhteiskunnan jäsenillä voisi olla päätöksenteon kannalta arvokasta tietoa tai arvokkaita mielipiteitä. Näin ollen päätöksenteko ja päätösvalmistelu tulee järjestää siten, että kaikilla on lähtökohtaisesti mahdollisuus osallistua. Mikäli on välttämätöntä, voidaan joitain osallistujia sulkea pois, esim. vandalismin tms. vuoksi, mutta vain painavin ja julkisin perustein.

Näiden periaatteiden mukaisella päätösten valmistelulla pyritään siihen, että päätökset olisivat mahdollisimman hyvin parhaaseen saatavilla olevaan tietoon perustuvia, perusteltuja ja yhteiskunnallisesti hyväksyttyjä.

Keskustelu

• päätöksentekoa tukevan tiedon hankintaa, jäsentämistä ja esittämistä tukeva informaatiorakenne
• menetelmät, käytännöt ja välineet/toiminnallisuudet eri lähteistä eri tavoin annettujen/saatavien kontribuutioiden sisällyttämiseksi ja jäsentämiseksi

--#: tekeminen ja keinot kontribuutioiden saamiseksi? --Mikko Pohjola 22. helmikuuta 2013 kello 16.52 (EET)

Kollaboraatio

• Päätöksenteon tavoitteiden ja päätöskriteerien kuvaaminen ←#: Kuvassa tämä on piirretty toteutuksen ulkopuolelle. Pitäisikö sen siis olla toteutuksen sisällä, osana kollaboraation osamenetelmää? Ensivaikutelmana tykkään ajatuksesta, koska silloin se konkretisoi sitä, että tahdonilmaus on konkreettista työtä eikä jokin abstraktio sinisten osien ulkopuolella. Tämä puoltaisi sitä, että kollaboraatio nostetaan osamenetelmänä ensimmäiseksi. --Jouni Tuomisto 22. helmikuuta 2013 kello 11.49 (EET)--#: "Tahdonilmaisu" on pikemminkin päättäjien sitoutumista tavoitteiden julkstamiseen, tavoitteiden kuvaaminen on valmistelussa tehtävää (kohteellisuutta ilmentävää) työtä. --Mikko Pohjola 25. helmikuuta 2013 kello 16.59 (EET)
• yhteinen paikka, johon/jossa eri toimijoiden tietoja ja mielipiteitä jäsennetään: Opasnet

--#: tekeminen ja keinot kontribuutioiden jäsentämiseksi jaetuksi kuvaukseksi? --Mikko Pohjola 22. helmikuuta 2013 kello 16.52 (EET)

Tekaisu-menetelmän toteutukseen liittyvät osamenetelmät auttavat asiantuntijatiedon, ns. paikallisen tiedon ja mielipiteiden keräämisessä ja jäsentämisessä päätöksenteon tarpeita vastaavalla tavalla. Toteutus tuo yhteen

1. tietoa vastaanottavan päätösvalmistelun ja
2. tietoa tarjoavan tietotuen (esim. terveysvaikutusten arvioinnin muodossa)

Näin ollen Tekaisu-menetelmän mukainen päätösvalmistelu tuo niin sanotut päätöksenteon teknisen ja polittisen ulottuvuuden, jotka yleensä pidetään erillään, yhteen. Päätösvalmisteluprosessin edetessä nämä ulottuvuudet painottuvat eri tavoin eri vaiheissa. Valmisteluprosessin alussa, päätöksenteon tavoitteiden ja päättäjien tietotarpeiden tunnistamisessa, painopiste on usein enemmän mielipiteisiin ja arvoihin perustuvan ns. poliittisen diskurssin puolella. Kun ongelman ja arviointikysymyksen asettelu on selvinnyt, painopiste voi luontevasti siirtyä enemmän asiantuntijavetoisen ja tutkimustietoon pohjautuvan ns. teknisen analyysin puolelle. Analyysin antamien tulosten tulkinnassa ja käytössä taas painottuu mielipiteisiin ja arvoihin perustuva ns. poliittinen diskurssi.

Seuranta ja ohjaus

Tekaisu-menetelmän keskeinenä piirre on, että päätöksentekoa ja sen eri vaiheiden onnistumista seurataan jatkuvasti suhteessa julkilausuttuihin tavoitteisiin ja toimintaa ohjataan kohti päämääriä seurannan antaman informaation mukaisesti. Seurannan ja ohjauksen osamenetelmät tarkastelevat avoimen valmistelun periaatteiden toteutumista, eli toteutuksen onnistumista päätösvalmistelussa ja päätöksenteossa. Seurannan ja ohjauksen apuvälineenä käytetään Innokylän pajaa, josta löytyy (pian) seurannan ja ohjauksen menetelmien kuvaukset sekä ominaisuuksia niiden tapauskohtaiseen soveltamiseen.

Seurannan ja ohjauksen menetelmä on Hyvän valmistelun ominaisuudet, jonka avulla määritetään päätösvalmistelun sisällön laatua, sovellettavuutta ja tehokkuutta. Määrittelyn apuna käytetään lisäksi kolmea menetelmää, joiden avulla luonnehditaan päätösvalmistelua ja päätöksentekoa eri näkökulmista ja kerätään tietoa niiden kattavuudesta, avoimuudesta ja hyväksyttävyydestä. Koska seuranta ja ohjaus on tarkoitettu jatkuvaksi ja toteutuksen rinnalla tapahtuvaksi, sen menetelmät ovat paitsi tapoja tarkastella toteutuneita päätösprosesseja valmisteluineen, myös kriteeristöjä niiden suunnitteluun.

Hyvän valmistelun ominaisuudet

Kategoria	Ominaisuus	Kuvaus ja kysymyksiä
Sisällön laatu	Tarkkuus	Tiedon täsmällisyys: Kuinka yksiselitteisesti valmistelu ohjaa päätöksen tekoa? Kuinka tarkasti päätösvaihtoehtojen vaikutukset on määritetty? Kuinka pieni on esitetty mahdollisten päätösvaihtoehtojen joukko?
	Harhattomuus	Vastauksen todenmukaisuus tai todenkaltaisuus: Kuinka lähellä vaikutusarviot ovat todellisia arvoja (jos tiedossa) tai vertailuarvoja? Kuinka hyvin vaikutusarvioinnin rajaus vastaa todellisuutta? Kuinka todenmukaisesti syy-seurausuhteet on vaikutusarvioinnissa määritetty?
	Sisäinen yhdenmukaisuus	Valmistelun vastausten sopivuus valmistelua ohjaaviin kysymyksiin: Vastavatko valmistelun tulokset esitettyihin kysymyksiin? Onko kaikki oleellinen otettu huomioon, onko jotain ylimääräistä?
Sovellettavuus	Merkityksellisyys	Valmistelun tulosten ja niiden käyttötarkoitusten vastaavuus: Kuinka hyvin valmistelun tulokset vastaavat päätöksenteon tiedon tarpeisiin? Onko valmistelukysymys oikea suhteessa tiedon tarpeeseen?
	Saatavuus	Valmistelun tulosten ja muun informaation saatavuus osallistujille: Onko tieto saatavilla siellä missä ja milloin sitä tarvitaan? Koska, missä, mitä informaatiota, miten ja kenelle on saatavilla?
	Käytettävyys	Valmistelun kyky synnyttää ymmärrystä osallistujissa, etenkin päättäjissä: Pystyvätkö osallistujat tulkitsemaan ja ymmärtämään valmistelun tulokset? Pystyvätkö osallistujat tulkitsemaan ja ymmärtämään valmistelun tulosten perustelut? Lisääntyykö osallistujien ymmärrys valmistelussa tarkastelluista asioista?
	Hyväksyttävyys	Valmistelun kyky tulla osallistujien, etenkin päättäjien, hyväksymäksi: Ovatko valmistelun tulokset osallistujien mielestä hyväksyttäviä? Ovatko valmistelun tulosten perustelut osallistujien mielestä hyväksyttäviä? Onko valmistelu toteutettu osallistujien mielestä hyväksyttävällä tavalla?
Tehokkuus	Sisäinen tehokkuus	Valmistelun vaatimat/käyttämät resurssit suhteessa tuloksiin: Kuinka paljon työtä (aikaa, rahaa, vaivaa, …) valmistelu vaatii/on vaatinut? Kuinka paljon hyötyä valmistelusta on/on ollut?
	Ulkoinen tehokkuus	Valmistelun tuottamat hyödyt muita päätöksiä varten: Kuinka paljon muissa päätöstapauksissa hyödynnettävää tietoa valmistelu tuottaa/tuotti? Kuinka paljon vähemmän resursseja tarvittaisiin toisen, samankaltaisen arvioinnin tekemiseen? Kuinka monessa eri tapauksessa valmistelun tuottamaa tietoa voitaisiin hyödyntää?

Kokonaisuudessaan hyvän valmistelun ominaisuuksien tarkastelu kuvaa valmistelun vaikuttavuutta, tai ainakin sen mahdollisuutta vaikuttaa päätöksentekoon. Menetelmää voi soveltaa eri tavoin, mutta sitä on onnistuneesti käytetty mm. siten, että osallistujia pyydetään evaluoimaan valmistelua, käytännössä vaikutusarviointia, kunkin ominaisuuden suhteen. Evaluointi tapahtuu numeroasteikolla (esim. 0-5, jossa 0 = ei evaluoitavissa ja 1 = huono, 5 = erinomainen) ja lisäksi annetaan (tarvittaessa) sanalliset perustelut valituille arvosanoille eri ominaisuuksien osalta. Koska valmistelun perusteltu evaluointi vaatii asian huolellista pohdintaa, sen tueksi voidaan käyttää alla esitettyjä menetelmiä valmistelun sisällön ja toteutuksen luonnehtimiseen.

Kattavuus

Menetelmässä tarkastellaan neljä valmistelun rajaukseen liittyvää tekijää, vaikutukset, syyt, asianosaiset ja käyttö, alla olevassa taulukossa esitetyn tapaan.

Tarkasteltava	Kysymyksiä	Esimerkkejä
Vaikutukset	Mitä vaikutuksia valmistelussa käsitellään? Mitkä vaikutukset ovat tärkeimpiä? Mitkä vaikutukset ovat oleellisia?	Ympäristö Terveys Talous Muu
Syyt	Mitä vaikutusten aiheuttajia valmistelussa käsittellään? Mitkä syyt ovat tärkeimpiä? Mitkä syyt ovat oleellisia?	Liikenne Teollisuus Asuminen Muu
Asianosaiset	Keillä on halu, vastuu ja/tai mahdollisuus selvittää asiaa? Keillä on halu, vastuu ja/tai mahdollisuus päättää asiasta? Keihin asiaa koskevat päätökset vaikuttavat?	Yhteiskunnalliset päättäjät Teollisuus, liike-elämä Asiantuntijat Kansalaiset Muut
Käyttö	Keiden käyttöön valmistelun tulokset on tarkoitettu? Ketkä tarvitsevat valmistelun tuloksia? Keille valmistelun tuloksista on hyötyä?	Yhteiskunnalliset päättäjät Teollisuus, liike-elämä Asiantuntijat Kansalaiset Muut

Avoimuus

Menetelmässä tarkastellaan viittä avoimuuden ulottuvuutta, Osallistumisen avoimuus, Tiedon avoimuus, Osallistumisen ajoitus, Osallistumisen kattavuus ja Osallistumisen vaikutus, alla olevassa taulukossa esitetyn tapaan.

Tarkasteltava	Kysymys
Osallistumisen avoimuus	Ketkä saavat osallistua valmisteluun?
Tiedon avoimuus	Missä määrin valmistelun eri osallistujat pääsevät käsiksi asiaa koskevaan tietoon?
Osallistumisen ajoitus	Milloin eri osallistujilla on mahdollisuus osallistua valmisteluun?
Osallistumisen kattavuus	Mihin päätöksen tai sen valmistelun osa-alueisiin eri osallistujat voivat vaikuttaa?
Osallistumisen vaikutus	Kuinka paljon eri osallistujat voivat vaikuttaa valmistelun tuloksiin ja päätöksiin?

Hyväksyttävyys

Hyväksyttävyyttä voidaan tarkastella jaetun ymmärryksen testillä. Päätöstilanteessa voidaan sanoa jaetun ymmärryksen vallitsevan, kun jokainen päätöksentekoon tai sen valmisteluun osallistuva vastaa myöntävästi seuraaviin kysymyksiin:

• Onko kuvattu olennaiset tiedot asiasta?
• Onko kuvattu olennaiset arvoarvostelmat?
• Onko kuvattu päättäjän päätöskriteerit?
• Onko kuvattu päättäjän päättely kriteereistä päätökseen?

--#: pitäisikö lisätä (eli keksiä) "selkeys" tms. auttamaan mm. käytettävyyden ja tehokkuuden määrittämisessä? --Mikko Pohjola 22. helmikuuta 2013 kello 16.52 (EET)

Yhteenvetämisen taito

Yhteenvetämisen taito, ns. vuorovaikutuksellinen asiantuntijuus, on tunnistettu erityiseksi osaamiseksi, jota tietoa hyödyntävässä päätöksenteossa tarvitaan. Perinteinen alakohtainen asiantuntijuus, hallinnollinen osaaminen ja kansalaisvaikuttamisen taito eivät yksin eivätkä yhdessä vielä anna riittäviä valmiuksia tuomaan tavoitteita, tarpeita, tietoja ja mielipiteitä yhteen sillä tavalla, että parhaalla mahdollisella tavalla saataisiin aikaiseksi perusteltuja, hyviä ja hyvin toimeenpantuja yhteiskunnallisia päätöksia. Yhteenvetämisen taito on näin ollen usein rajoittavana tekijänä tietoa hyödyntävän päätöksenteon onnistumiselle. Tämän vuoksi se on nostettu Tekaisu-menetelmässä erityisen huomion kohteeksi.

Yhteenvetämisen taito ei ole oma menetelmänsä vaan pikemminkin kyky, jota tarvitaan avoimen valmistelun periaatteiden toteuttamiseen ja siten tietoa tehokkaasti hyödyntävään päätöksenteon edesauttamiseen. Se liittyy siten oikeastaan niin toteutuksen kuin seurannan ja ohjauksen menetelmiin ja niiden soveltamiseen käytännön tilanteissa.

Yhteenvetämisen taitoa tulee löytyä riittävästi päätösvalmisteluun osallistuvasta joukosta. Sitä voi olla valmisteluun kiinnostuksen tai velvoitteen vuoksi osallistuvilla itsellään tai sitä voidaan hankkia varsinaisen osallistujajoukon ulkopuolelta eräänlaisena asiantuntijapalveluna. Ns. vuorovaikutuksellinen asiantuntijuus voidaan ajatella uutena, tietoa hyödyntävän päätöksenteon tarpeiden ja vaatimusten synnyttämänä, asiantuntijuuden muotona perinteisen substanssiasiantuntijuuden rinnalla.

Tekaisu-menetelmässä niin toteutuksen kuin seurannan ja ohjauksen osamenetelmät toisaalta edellyttävät ja vaativat yhteenvetämisen taitoa, mutta toisaalta niiden soveltaminen käytännön päätös- ja päätösvalmistelutilanteissa myös auttaa kehittämään yhteenvetämisen taitoa osallistujien joukossa. Yhteenvetämisen taito ja sen kehittäminen ovat keskeisiä myös Tekaisu-menetelmän soveltamisen suunnittelussa (kts. Tietoa hyödyntävän päätöksenteon kuntapilotti).

Tietoa hyödyntävää päätöksentekoa tukevat verkkotyökalut

Tekaisu-menetelmän soveltamiseen on olemassa kaksi avointa verkkotyötilaa.

1. Opasnet, joka liittyy ensisijaisesti päätösvalmistelun toteutukseen.
2. Innokylän paja, joka liittyy ensisijaisesti päätöksenteon seurantaan ja yhteiskehitykseen.

Opasnet on avoimen valmistelun työkalu, joka ominaisuuksillaan ilmentää avoimen valmistelun periaatteita. Päätösprosesseissa Opasnet tukee 1) arviointikysymysten muodostamista, 2) niihin vastaamista, sekä 3) vastausten tulkintaa käytännön tarpeiden suhteen. Opasnet on siten ennakkoarvioinnin apuväline, joka päätöksenteossa muodostaa yhteyden ns. teknisen ulottuvuuden (asiantuntijatieto, lähinnä kohta 2 yllä)) ja poliittisen ulottuvuuden (intressit, mielipiteet, paikallinen tieto jne., yllä lähinnä kohdat 1 ja 3) välille. Molemmat ulottuvuudet yhtyvät Opasnetin jäsentämässä avoimessa valmistelussa osaksi samaa kollektiivisen tiedonmuodostuksen prosessia, vaikkakin niissä huomion kohteiden ja osallistuvien toimijoiden painotukset vähän erilaisia ovatkin.

--#: Opasnetin apuvälineet ja toimintatavat ovat kehittyneet lähinnä olemassa oleviin kysymyksiin vastaamista varten. Sekä Opasnetin toiminnallisuuksia että kollaboratiivisia käytäntöjä arviointikysymysten tunnistamiseksi ja vastausten tulkitsemiseksi tarvitaan. Tämä on se osa päätöksentekoa, joka viime kädessä muodostaa yhteyden tietotuen ja päätösten välille ja synnyttää väylän tietotuen vaikuttavuudelle. --Mikko Pohjola 8. marraskuuta 2012 kello 10.43 (EET)

Innokylän paja toimii apuvälineenä päätöksentekokäytäntöjen kehittämisessä, evaluoinnissa ja hallinnassa. Tämä käsittää niin valmistelun, päättämisen, päätösten toimeenpanon kuin niiden seurausten tarkastelun. Ylempänä esitetyn viitekehyksen mukaisesti seurannan ja hallinnan tarkastelu kohdistuu paitsi päätösten toimeenpanon seurauksiin, myös kaikkiin sitä edeltäviin vaiheisiin suhteessa kutakin vaihetta seuraaviin vaiheisiin. Näin ollen esim. valmistelua evaluoidaan suhteessa päätökseen, päätöksen toimeenpanoon sekä niiden seurauksiin.