Toimintatapojen kehittäminen

Tämä sivu on tietokide alatyypiltään metodi. Sivutunniste: Op_fi2510
Moderaattori:Jouni (katso kaikki) Sivun edistymistä ei ole arvioitu. Arvostuksen määrää ei ole arvioitu (ks. peer review).
Lisää dataa {{#opasnet_base_link:Op_fi2510}}

Kysymys

Mikä olisi tehokas tapa kehittää organisaation toimintatapoja ja rutiineja, jotta ne paremmin palvelisivat organisaation ydintehtävää?

Vastaus

Organisaation jäsenet ovat avainasemassa, koska hehän tekevät suurimman osan siitä, mitä organisaatio tekee. Heidät pitäisi osallistaa sekä uusien toimintatapojen kehittämiseen että niiden sisäänajoon, ja näiden itse asiassa pitäisi olla yksi ja sama asia. Esimerkiksi näin:

1. Tunnistetaan jokin toiminnallinen kehittämistarve.
2. Tunnistetaan, mitä tavoitetta tai tavoitteita toiminnalla pyritään saavuttamaan.
3. Yhdessä ideoidaan erilaisia tapoja saavuttaa kyseiset tavoitteet. Yksi näistä lienee nykyinen tapa.
4. Mietitään, miten toisaalta onnistumista tavoitteen saavuttamisessa ja toisaalta tarvittavissa resursseissa mitataan.
5. Jaetaan toimijat ryhmiin, joista kukin testaa jotakin tunnistettua toimintatapaa.
6. Toimintatapojen toteutuneet tulokset ja resurssimenot mitataan.
7. Yhdessä arvioidaan, mikä toimi ja mikä ei ja miksi.
8. Tästä viisastuneena kaikki sitoutuvat muutokseen kohti parasta toimintatapaa.

Peustelut

Usein asioiden parantaminen etenee epäedullisesti. Tämä johtuu monesta tavallisesta tekijästä, kuten a) ihmiset mielellään tekevät asiat kuten ennenkin, b) tuntuu tärkeämmältä välttää virheitä (varsinkin sellaisia, joista itse voi saada moitteita) kuin pyrkiä parhaaseen tulokseen, c) ihmiset eivät näe omaa toimintaansa osana isomman tavoitteen saavuttamista, jolloin heitä ohjaa vähäpätöisempi osaoptimointi.

Tyypillinen mutta ongelmallinen kehitystrendi menee usein näin:

1. Tapahtuu virhe tai huomataan ongelma.
2. Virheelle etsitään syyllinen (henkilö tai organisaation osa).
3. Henkilö ryhtyy toimiin, jotta häntä ei voitaisi jatkossa syyttää samasta virheestä. Tämä pätee myös sellaisiin henkilöihin, jotka eivät itse olleet osallisina mutta tunnistavat, että samanlainen virhe olisi voinut sattua myös heidän omassa työssään.
4. Ratkaisuehdotuksen luomiseen ei osallistu muita kuin vastuullinen henkilö, eikä ratkaisua mietitä kokonaisuuden vaan ainoastaan osatoiminnon kannalta ja siitä näkökulmasta, että henkilöllä on valtuudet päättää muutoksesta.
5. Henkilö päättää yllä mainitut kriteerit täyttävästä toimintamallista, joka tuskin on kokonaisuuden kannalta paras.
6. Uusi toimintamalli pannaan täytäntöön henkilön valtuuksien suomalla auktoriteetilla. Lähes aina tämä lisää kuormitusta muualla organisaatiossa.
7. Yksi osaongelma saadaan tyydyttävästi ratkaistua, mutta kokonaisuus monimutkaistuu, jäykistyy ja muuttuu enemmän resursseja kuluttavaksi.

Aiheeseen liittyviä sivuja

<mfanonymousfilelist></mfanonymousfilelist>