Matkojenhallintajärjestelmä

Tämä sivu on tietokide alatyypiltään muuttuja. Sivutunniste: Op_fi2063
Moderaattori:Jouni (katso kaikki) Sivun edistymistä ei ole arvioitu. Arvostuksen määrää ei ole arvioitu (ks. peer review).
Lisää dataa {{#opasnet_base_link:Op_fi2063}}

Kysymys

Mikä olisi sellainen käytännöllinen matkojenhallintajärjestelmä valtionhallintoon, että

• se olisi matkustajalle suoraviivainen ja käyttäjäystävällinen,
• se ei vaadi sellaisten järjestelmien tai salasanojen opiskelua, jota käyttäjän ei muutenkin kannattaisi työssään käyttää, ja
• se pohjautuu avoimiin rajapintoihin ja mielellään avoimeen lähdekoodiin.

Perustelu

Etuja:

• Kaikki kuvatut toiminnallisuudet ovat jo käytössä Heandessa ja otettavissa välittömästi käyttöön myös tähän tarkoitukseen.
• Matkustaja käyttää aina samaa sivua omana käyttöliittymänään.
• Heande on useiden ihmisten käytössä jo valmiiksi, ja wikien käyttötaitoa voidaan pitää yleissivistyksenä. Muiden järjestelmien käyttötaitoa ei tarvita.
• Järjestelmä lähettää sähköpostiviestin henkilöille, joiden pitää tehdä toimenpiteitä matkan suhteen.

Tulos

• Jokainen työntekijä perustaa joko Heandeen tai oman organisaationsa wikiin sivun, johon kaikki kyseisen henkilön matkat kuvataan ja hallitaan matkan ideasta aina lopullisiin kertomuksiin asti.
• Sivu luokitellaan luokkaan Matkahallinto, jotta se helposti löytyy. Lisäksi matkojen vaiheen perusteella käytetään luokkia Avoimet matka-anomukset, Avoimet matkakertomukset ja Laskutetut matkat. Jos yhdellä sivulla on useita eri vaiheissa olevia matkoja, sivu voi luonnollisesti kuulua useaan luokkaan.
• Jokainen matka saa sivulle oman väliotsikon, jonka alla olevaa tekstiä muokataan ensin suunnitelmaksi, sitten virkamatkaesitykseksi, ja lopulta matkalaskuksi ja -raportiksi.
• Matkalomaketta varten tehdään wikitaulukko, joka kopioidaan sivulle pohjaksi ja johon teksti kirjoitetaan. Tätä varten voidaan myös rakentaa oma toimintonappi, jos taulukkopohjan kopiointia pidetään työläänä.
• Asianomaisia henkilöitä (matkan varaajia, hyväksyjiä ja muita) tiedotetaan laittamalla sivulle Template:todo-malline, jossa kuvataan henkilöltä vaadittava toimenpide matkan suhteen. Heande lähettää automaattisen sähköposti-ilmoituksen ko. henkilölle.
• Hyväksyjä hyväksyy matkan tai matkalaskun lisäämällä sivulle oman nimensä ja päivämäärän allekirjoitus aikamerkinnällä -nappia painamalla. Mahdolliset väärinkäytöt paljastuvat helposti, koska myös sivun lokiin jää tieto siitä, kuka merkinnän sivulle teki.
• Matka-anomus muutetaan virkamatkamääräykseksi ja edelleen matkalaskuksi yksinkertaisesti kirjoittamalla uutta tietoa sivulle. Samalla muutetaan sivun luokka.
• Kun matka on loppuun asti käsitelty, kyseinen osa sivusta poistetaan ja korvataan ikilinkillä, joka johtaa arkistossa olevaan matkakuvaukseen. Näin vanhat matkat eivät ole sotkemassa käyttöä, mutta niihin on helppo tarvittaessa palata pitkänkin ajan jälkeen.
• Kirjanpidon vaatimat kirjauksen kirjanpitojärjestelmään tehdään matkatiimin toimesta kuten nykyäänkin. Myöhemmin kirjanpitojärjestelmäkin korvataan jollain yllä mainitut kriteerit täyttävällä järjestelmällä, jolloin matkatiimin työtaakka kevenee.
• Matkalaskuun liittyvät tiedostot tallennetaan Helmi-asiankirjahallintajärjestelmään, ja tälle sivulle lisätään linkki kuhunkin tiedostoon.

Aiheeseen liittyviä tiedostoja

<mfanonymousfilelist></mfanonymousfilelist>