Keskustelu:Kohdistamo/Ohje

THL:n tietojärjestelmien ratkaisuehdotuksia

--Jouni Tuomisto (keskustelu) 3. helmikuuta 2014 kello 11.19 (EET)

Tässä tarkastelen muutamia THL:ssä käytössä olevia ja kehityön tai sisäänajon kohteena olevia tietojärjestelmiä, lähinnä näytehallintaohjelmisto Samwisea ja työajankohdennusjärjestelmä Kohdistamoa. Molempia kehitetään nyt niin, että niiden käyttäjäkunta laajenisi selvästi nykyisestä, ja siksi ne herättävät kiivasta keskustelua. Nämä ovat kuitenkin esimerkkejä yleisemmästä tietojärjestelmien rakenteellisista ja toiminnallisista ongelmista, joihin koetan löytää ratkaisuja. Kohdistamon osalta olen mennyt pitemmälle eli kehittänyt siitä toimivan Opasnet-demon osoittaakseni, että ehdottamani työ ei ole työmäärältään kovin suuri. Samwisen tunnen niin huonosti, etten voi rakentaa vastaavaa demoa siitä.

Perusehdotus

• Tietojen hallinta saadaan nykyistä paljon tehokkaammaksi ja hyödyllisemmäksi, jos tiedot syötettäisiin ja käsiteltäisiin Opasnetin uudessa versiossa, joka varta vasten rakennettaisiin tietoturvalliseen paikkaan THL:n sisäverkkoon. Luovuttaisiin siis erillisistä, eri käyttötarkoituksiin rakennetuista epäyhteensopivista järjestelmistä. Tai ainakin luovuttaisiin siitä, että niiden käyttö on pakollista tietyn työn tekemiseen.
• Tarvittavat tietotekniset ratkaisut ovat olemassa ja asentamista vaille valmiita. Lisäksi pitäisi kopioida tietorakenteet nykyjärjestelmistä ja rakentaa niihin Oopasnet-rajapinnat. Tämä onnistuu standardityökaluilla. Tiedot saa Opasnetista ulos helposti halutussa formaatissa. Siihen en osaa ottaa kantaa, kuinka työlästä on rakentaa Samwiseen tai Kohdistamoon rajapinta näiden tietojen sisäänlataamiseen, jos sellaista halutaan tehdä.

Ongelmia nykyjärjestelmissä

• Kohdistamo työntää ihmisten vastuulle raportoida asioita, jotka eivät ole totuudenmukaisia (esim. että jokainen on töissä joka päivä 7 h 15 min). Tämä aiheuttaa vastustusta, vaikka itse kirjaaminen onkin helppoa.
• Kohdistamo ja Samwise on kehitetty keskitetysti joko hallinnon tai yhden yksikön nimenomaisiin tarpeisiin. Tästä seuraa, että
  • Järjestelmien tietorakenne on kankea muuhun käyttöön ja taustalla oleva tietoteoria alkeellinen. Sen sijaan
  • Opasnet on varta vasten kehitetty erittäin rikkaan tietopohjan (eli päätöksenteossa tarvittavan tiedon) hallitsemiseen ja jäsentämiseen. Sen tietoteorian kehittämisessä on tiukka tieteellisyyden ja kritisoitavuuden vaatimus.
  • Samwise-suunnitelman mukaan käytäntöjen hajanaisuus on uhka Samwisen toimivuudelle, ja siksi käytäntöjä olisi ensin yhdenmukaistettava. Tämä aiheuttaa valtavan muutosvastarinnan, koska käytännöt on kehitetty paikallisiin tarpeisiin tärkeäksi koetun työn tekemiseksi, eikä kukaan ole motivoitunut muuttamaan käytäntöjään vain saadakseen jonkin ylhäältä tarjotun työkalun käyttöönsä. Päinvastoin ruohonjuuritasolla tiedetään mitä pitää tehdä ja tietojärjestelmän on tuettava sitä.
• Nykyjärjestelmissä on standardoitu vääriä asioita, koska asiaa on katsottu järjestelmäteknisestä näkökulmasta eikä työnteon tukemisesta. Esimerkiksi koko talon kattava näytenumerointi pitkine viivakoodeineen ei palvele laboratoriota, jossa viitekehys tekee lyhyestä ja helpostakin näytetunnisteesta yksiselitteisen, vaikka samannumeroinen putki jossain päin THL:ää olisikin.

Etuja Opasnet-versiossa

• Kaikkia toiminnallisuuksia käytetään selaimella.
• Kaikki osat ovat avointa lähdekoodia ja yleisessä käytössä maailmalla.
• Kokonaisuutta on käytetty useita vuosia menestyksellisesti muissa yhteyksissä.
• Varsinainen datamanagerointi tapahtuu tilasto-ohjelma R:ssä, joka on kaikkien itseään kunnioittavien tilastotieteilijöiden ydinosaamista; teknistä tukea on siis tarjolla ICT-osaajien ulkopuolelta.
• Käyttäjä voi helposti opetella rakentamaan omia tallennus- ja tulostusrajapintojaan tietoaineistoon tai kopioimaan rajapintoja muilta käyttäjiltä.
• Opasnetissa on jo valmiina erittäin joustavat tietokantaominaisuudet, joita käytetään muihin asioihin päivittäin.
• Opasnet on skaalattavissa hyvinkin suureen käyttöön.
• Opasnetin arkkitehtuuri on yksinkertainen.
• Käyttäjät voivat lähteä liikkeelle omista toiminnallisista tarpeistaan ja rakentaa sellaisen systeemin kuin tarvitsevat, kuin legoista.
• Standardointia voidaan tehdä jälkeenpäin laboratoriokohtaisten järjestelmien antaman ymmärryksen mukaisesti. Esimerkiksi kenttien uudelleennimeäminen on helppoa, ja standardoinnin edistyessä voidaan samaa tarkoittavat kentät nimetä joka laboratoriossa samalla tavalla. Alkuun päästään nykykäytännöillä. Koska tietorakenteet ovat näkyvissä, niistä on helppo keskustella.
• Jos joitakin tietoja halutaan julkaista, on helppoa rakentaa koodi, joka hakee tietyt tiedot, muokkaa ne ei-salaiseksi yhteenvedoksi tai dataksi ja tallentaa avoimeen Opasnetiin vapaasti käytettäväksi. Avoin käyttö voi jatkua internetissä täsmälleen samoilla työkaluilla kuin sisäverkossakin.
• Käyttäjärajapinta on niin yksinkertainen, että olen hyvällä menestyksellä opettanut sen käyttöä lukiolaisille päivän perehdytyksellä. Varsinaisen järjestelmän sielunelämään pystyn perehdyttämään muutamassa päivässä R:ää varsin hyvin tuntevan ihmisen siten, että hän sen jälkeen voi ruveta ylläpitämään ja kehittämään toiminnallisuuksia.

Syitä, joiden takia Opasnetia ei ole haluttu ottaa käyttöön

• YMIKiin tarjottiin Opasnetia yksinkertaiseen laboratorion tiedonkeruuseen. Rakensin käyttöliittymän muutamassa tunnissa varsin pitkälle, mutta YMIK pelkäsi ettei käyttötukea ole riittävästi saatavissa.
• YTOKissa testattiin kaksi vuotta sitten Opasnetia näytteenhallintajärjestelmänä, kun eri vaihtoehdot silloin olivat keskustelussa. Palaute oli, että onhan tämä helpompi ja näppärämpi kuin mikään vaihtoehto, mutta koska labra pakotetaan joka tapauksessa johonkin THL:n yhteiseen järjestelmään, ei ole järkevää nähdä Opasnetin aiheuttamaa lisävaivaa.
• Vuosi sitten inventaareja tehtäessä ehdotin myös YMTOn inventaaritietojen siirtämistä Opasnetiin. YMTOn kielteisen päätöksen perustelu oli sama kuin YTOKissa: meidät pakotetaan tiettyyn järjestelmään, ja kaikki lisätyö näin pätö asiassa on epätoivottavaa. Kaikki olivat kuitenkin samaa mieltä, että itse ylläpitämällä saisimme inventaarin pysymään paremmassa kunnossa.
• Pari viikkoa sitten kohdistamokeskustelun alettua ehdotin YPALille työtuntien kirjaamista Opasnetiin siten, että saisimme ajantasaista ja totuudenmukaista tietoa. Tiedot olisi voitu keskitetysti siirtää sieltä haluttuun järjestelmään. Ajatusta pidettiin mahdottomana mutta täsmälliset syyt tähän eivät selvinneet minulle.
• Useimmat THL:läiset tuntuvat pelkäävän avoimuutta ja avoimia järjestelmiä, ja tämä on ollut esteenä lukuisten ehdotusteni edistymiselle. Tässä tapauksessa on tarkoitus tehdä Opasnet-toiminnallisuus sisäverkkoon, jolloin se ei näy ulkomaailmalle lainkaan.

Miksi nyt on kiire

• Samwise-työ etenee isoilla resursseilla, mutta käymissäni keskusteluissa laboratorioiden ihmiset epäilivät lopputuloksen soveltuvuutta heidän käyttöönsä. Olisi siis nopeasti käynnistettävä eri järjestelmien pilotteja, jossa testataan järjestelmien toimivuutta eri laboratorioissa. Nyt on uhkana, että Samwise ajetaan sisään helpoimmissa laboratoriossa ensin, ja sen jälkeen yhtenäisyyden nimissä se pakotetaan niihinkin laboratorioihin, joihin se ei tuo lisäarvoa tai aiheuttaa haittaa.
• Pitäisi välittömästi sallia se, että jonkin THL:n virallisen järjestelmän rinnalla saa käyttää jotain muuta teknistä ratkaisua, kunhan tietyt vaatimukset täyttyvät. Nämä vaatimukset on tietysti julkistettava ja niistä on pidettävä kiinni (eli ei saa ruveta keksimään tekosyitä jos jokin epävirallinen ratkaisu täyttää vaatimukset).
• Nykyisessä toimintaympäristössä ei ole kiinnostusta kehittää mitään yhteisiä käytäntöjä eikä työkaluja, koska viime kädessä linjajohdossa on joku, jolla on valta määrätä miten tehdään. Siinä ei silloin paina vaihtoehtojen kriittinen ja tasapuolinen arviointi.

Kalenteri-ideoita

--Jouni Tuomisto (keskustelu) 30. tammikuuta 2014 kello 10.12 (EET)

Testasin avoimen kalenterin avaamista iphonella ja googlella. iphone on selvästi miellyttävämpi, koska linkin avulla pääsee suoraan kiinni kalenteriin (joskin vain ohjelmalla joka sen osaa), kun taas google jakaa vain sivun, jonne käyttäjä voi mennä eli datan jatkotyöstö ei kyllä onnistu.

Vilkuilin iCalin käyttämää webcal-protokollaa, mutten juuri viisastunut. http://en.wikipedia.org/wiki/Webcal

Sen sijaan: hurraa! Kokeilin tuota webcal-linkkiä siten että vaihdon protokollaksi http, ja sehän latasi kiltisti koko kalenterin melko selväkielisenä tekstitiedostona. On siinä vähän outoja parametrinimiä ja päivämääräformaatteja, mutta JOS joskus halutaan imuroida dataa iCalendar-tiedostosta R:ään, niin varmaan löytyy ohjeita. Valmista pakettia ei heti löytynyt mutta yleistä dokumentaatiota on ja näyttääpä tämä olevan standardoitukin: http://en.wikipedia.org/wiki/ICalendar

---

Siitä sitten lähti malli pursuamaan päästä, ja sain rakennettua konseptin järjestelmälle, joka korvaa ESSin ja Kohdistamon ja tarjoaa vielä ihan kunnon projektisuunnittelutyökalun (sitähän ei YPAL eilen luvannut, ja lisäksi lupasi ettei tuleva Kieku tätä asiaa lainkaan auta.) Järjestelmän rakentamiseen menee nykytyökaluilla kaksi päivää. Plus tietenkin suunnittelut Tiinan, Lauran ym. kanssa niin että saadaan se palvelemaan käyttäjiä oikeasti. Työntekijöiden koulutukseen riittää palaveri, jossa käydään läpi eri työt ja niiden liittymäkohdat rahoitukseen, sekä sovitaan mitkä toimintamuodot halutaan ottaa käyttöön. Tietoa kun voi syöttää nettisivulla, klikkaamalla linkkiä, piipauttamalla ruutukoodia kännykällä tai varmaan jollain muullakin tavalla jos tarvitaan. Yksi ehkä tärkein oivallus oli se, että työntekijät pitää pistää kirjaamaan mitä työtä he tekevät, ei sitä, miltä osaprojektilta ja momentilta palkka lasketaan. On projektikoordinaattorien asia kytkeä työt ja osaprojektit yhteen niin, että se a) on totuudenmukaista ja b) vakuuttaa tilintarkastajan siitä että sisältö vastaa luvattua.

Hyviä puolia tässä on se, että voidaan siirtyä kirjaamaan se, mitä oikeasti tapahtuu. Ei tarvita mitään outoja 7:15-sääntöjä, eikä täysaikaisia, osa-aikaisia tai tuntityöläisiä tarvitse kohdella mitenkään eri tavalla. Eli ihmisille ei tarvitse enää opettaa ihme sääntöjä siitä, miksi ja miten eri tilanteissa pitää kirjata muuta kuin on tapahtunut. Toinen etu on se, että suunnittelu on tässä mukana, ja suunnitelma siirtyy jatkuvasti raportiksi sitä mukaa kun aika etenee. Tarvitsee vain kirjata tulo- ja lähtöaika ja se, jos suunnitelmasta poiketaan.

Kaiken lisäksi keksin, miten voimme kytkeä kalenterit tähän järjestelmään niin, että tiedot siirtyvät kalenterista automaattisesti järjestelmään ja kytkeytyvät oikeaan työtehtävään. Tämä kyllä edellyttää ehkä parin viikon urakkaa tietoteknisellä puolella, siirtymistä nettikalentereihin Outlookista ja sen, että ihmiset alkavat kalenteritapahtumiinsa merkitä, mihin työhön se liittyy.