Tietotyö

Tämä sivu on tietokide alatyypiltään muuttuja. Sivutunniste: Op_fi1993
Moderaattori:Jouni (katso kaikki) Sivun edistymistä ei ole arvioitu. Arvostuksen määrää ei ole arvioitu (ks. peer review).
Lisää dataa {{#opasnet_base_link:Op_fi1993}}

Pääviesti

Kysymys:

Mitä on tietotyö ja miten se pitäisi nyky-yhteiskunnassa järjestää, jotta se tuottaisi yhteiskunnallista lisäarvoa mahdollisimman hyvin?

Vastaus:

Vaikka elämme jatkuvan tietotulvan keskellä, meillä on tiedosta sitkeitä harhakäsityksiä. Ne estävät meitä käyttämästä tietoa hyödyllisesti ja tehokkaasti elämämme, ympäristön ja kaiken muun parantamiseen. Tietotyössä unohdamme käyttäjän ja olemme tyytyväisiä saadessamme aikaan luvatun raportin, vaikkei sitä edes luettaisi. Emme halua jakaa omaa tietoamme siinä pelossa, että menetämme kunnian tiedon jalostamisesta. Pidämme omaa tietoamme niin erityislaatuisena, ettei sen jakamisesta muille olisi kuitenkaan hyötyä. Käsittelemme tietoa esineenä ikään kuin se olisi sama asia kuin se paperi, jolle se on painettu.

Ihmiskunnan etu on, että tarpeellinen tieto tulee mahdollisimman helposti mahdollisimman monien ulottuville ja käyttöön. Nämä harhat kuitenkin tehokkaasti estävät tätä tapahtumasta. Koko ajattelutapa tietotyöstä on muutettava ja rakennettava paremmat työkalut tämän tärkeän tavoitteen edistämiseksi. Tärkeimmät keinot ovat jaetut työtilat, tiedon tehokas jäsentäminen, ja arvostuksen järjestelmällinen jakaminen tiedon tuottajille.

Rajaus

Mitä on tietotyö ja miten se pitäisi nyky-yhteiskunnassa järjestää, jotta se tuottaisi yhteiskunnallista lisäarvoa mahdollisimman hyvin?

Määritelmä

Tietotyö on tiedon keräämiseen, jäsentämiseen ja käyttöön liittyvää työtä. Tyypillisiä tietotyöläisen ammatteja ovat kirjailija, tutkija, poliitikko, muusikko, journalisti, allergialääkäri, ja lukuisat tehtävät erilaisissa toimistoissa. Tietotyön tuloksena syntyy lopputuotteena tietoa, joka voidaan yleensä tallentaa sähköiseen muotoon ja monistaa rajattomasti laadun siitä kärsimättä. Näissä esimerkeissä syntyy kirjoja, tieteellisiä läpimurtoartikkeleita, lakitekstejä, partituureja, sanomalehtiuutisia, lääkereseptejä ja muistioita. Sen sijaan taidemaalari, kullankaivaja, lobbari, kapellimestari, #, kirurgi ja kopiokoneen korjaaja tekevät pääasiassa muuta kuin tietotyötä. Heidän työnsä voi olla samantapaista, käsitellä samoja aiheita tai vaatia tekijältään samanlaisia tietoja kuin edellisenkin listan ammatit. Mutta lopputuloksena ei ole helposti kopioitavaa tietoa vaan tauluja, kultakimpaleita, vaikuttuneita päätöksentekijöitä, taitavia muusikkoja, #, poistettuja sappirakkoja ja toimivia toimistolaitteita.

Tietotyössä tuntuu olevan neljä harhaa, jotka tulevat vastaan aina uudestaan ja jotka tehokkasti estävät tiedon hyödyntämisen parhaalla mahdollisella tavalla. Jotta voisimme ymmärtää, miten tilannetta voisi parantaa, meidän on ensin tarkasteltava näitä harhoja.

Tiedon käyttäjää ei ajatella.

Olen istunut lukuisissa toimikunnissa ja komiteoissa. Yleensä ensimmäisessä kokouksessa vallitsee varsin innostunut mutta myös hämmentynyt tunnelma. Monet korostavat ääneen sitä, että toimeksianto on heille vielä epäselvä, ja muut nyökyttelevät. Niinpä keskustelu kulkeekin - aivan oikein - sen ympärillä, mitä komitean on tarkoitus saada aikaan ja mikä on kunkin ihmisen omakohtainen kosketuspinta aiheeseen. Tyypillisesti keskustelu rönsyilee jonkin aikaa, kunnes puheenjohtaja vetää tilannetta yhteen kertomalla, millainen raportti työn tuloksena pitää saada aikaan ja mitä osia siinä tulee olla. Siirtyminen keskusteluun sisällysluettelosta yleensä ryhdistää keskustelua melkoisesti. Nyt ihmiset osaavat ehdottaa konkreettisia asioita, koska jokaisella on selkeä optimointitehtävä. Koska he ovat komitean jäseniä, heidän on varmistettava selkeä rooli jonkin luvun kirjoittajana. Luvun pitää kuitenkin olla riittävän tutusta aiheesta, jotta kirjoittaminen on mutkatonta eikä vie kohtuuttomasti aikaa kiireiseltä jäseneltä.

Kun jokainen on löytänyt oman roolinsa, tunnelma silminnähden rauhoittuu. Nyt jokainen voi keskittyä omaan palaseensa alueella, jonka tuntee omakseen. Yleensä ei tarvitse pelätä, että muut alkaisivat tekstin valmistuessa kovasti arvostella tämän palasen sisältöä, koska silloin he vain altistaisivat myös oman lukunsa ärhäkän kriitikin kohteeksi. Jos komitean pitää tuottaa konkreettisia suosituksia, hiljainen oletus on, että joka luvusta nostetaan jokin kirjoittajan mielestä tärkeä asia esille, vaikka niistä ei kovin johdonmukaista kokonaisuutta syntyisikään.

Se, mikä tyypillisessä komiteassa menee vikaan, on käyttäjän unohtaminen. Kovin vähän uhrataan pohdintaa sille, kuka tiedon käyttäjä on, mitä hän jo ennestään tietää ja mihin nimenomaiseen kysymykseen hän tarvitsee vastausta. Lähes poikkeuksetta tiedon käyttäjä ei ole paikalla ensimmäisissä toimenkuvaa käsittelevissä kokouksissa. Usein ei edes tiedetä, kuka tiedon käyttäjä on, tai onko kukaan; tehtävä on komitealle ulkoa annettu, eikä näitä ulkopuolisia asioita tarvitse miettiä toimeksiantoa pitemmälle.

Tietoa pidetään erityislaatuisena.

Kun joskus saat tietoosi mielenkiintoisen asian organisaatiosi sisällä, otapa selville mistä tieto on peräisin. Sitten menet tiedon tuottajan luokse ja kysyt, kenelle ja miten hän on tämän tiedon toimittanut. Lähes aina vastauksena on, että alunperin tieto toimitettiin muutamalle asiaan keskeisesti liittyvälle henkilölle sähköpostina. Kysy sitten, miksei tietoa suoraan jaettu organisaation intranetissä tai peräti internetissä. Tähän kysymykseen vastaus vaihtelee, mutta melko varmasti se sisältää useita tai kaikki seuraavista vaihtoehdoista: Hämmästynyt ilme siitä, että jotain tuollaista voisi ajatella. Tieto on alustavaa ja sen julkistaminen aiheuttaisi vain hämminkiä, ei hyötyä. Organisaatiolla ei ole käyttökelpoista intranetiä tämmöisen tiedon levittämiseen. Tieto koskee vain tätä hyvin erityistä tilannetta eikä siten voi kiinnostaa ketään muuta kuin alkuperäisen sähköpostin vastaanottaneita.

Tämä viimeinen vastaus on erityisen kiinnostava, koska se osoittaa ettei tiedon luonnetta ymmärretä. Jos on totta, että maailman ainoat ihmiset, joita kiinnostaa tuo kyseinen tieto, ovat todellakin nuo kolme sähköpostin vastaanottajaa, on organisaation resurssien haaskausta edes työskennellä mokoman asian kimpussa. Ainoastaan laajasti kiinnostavien asioiden parissa kannattaa työskennellä.

Harha: Tietoa ei haluta jakaa vaikka se on käytön edellytys.
Harha: Tieto ajatellaan esineeksi.
Ratkaisu: Käytetään joukkoyhteistyön työtiloja (esim. Opasnet).
Ratkaisu: Jäsennetään tieto tieteellisen tehokkaasti.
Ratkaisu: Palkitaan tiedon tuottajat järjestelmällisesti arvostuspisteiden avulla.

Ihmiset tuntuvat luonnostaan pitävän esineistä. Siksi kirjailijasta on hienoa nähdä romaaninsa painettuna koviin kansiin ja tekstinsä juoksevan siisteinä riveinä hyvälaatuisella paperilla. Lukija ei ehkä anna samalla tavalla arvoa tuolle esineelle eikä pidä sitä kovan työn ruumiillistumana. Hän vaikuttuu vasta, jos teksti alkaa elää hänen päässään luoden maailmoja, joita kirjailija halusi välittää. Tekstin lukemiseen ei tarvita kirjaa, vaan se onnistuu tietokoneen ruudulta tai lukulaitteesta.

Esimerkkejä tietotyöstä.
Tietotyö tai toimintatapa	Nykytyön harha	Miten voitaisiin parantaa
Kohdentamo	Työajanseurannan tarkoitukseksi ajatellaan hallinnollinen raportointi, vaikka se on työn suunnittelu ja parantaminen.	Käytettävä työn suunnittelua helpottavia työkaluja kuten Aikakonetta Kohdentamon sijasta.
ESS	Loma-ajat ja poissaolot kuvitellaan työajan suunnittelusta erilliseksi asiaksi.	Poissaolot on suunniteltava ja kirjattava samalla järjestelmällä kuin muukin työajanseuranta, esim. Aikakoneella.

Tulokset

Tieto on tietoa ja yleensä samanlaista (tekstiä, kuvia, taulukoita) aiheesta riippumatta. Niinpä sitä pitäisi käsitellä harvoilla mutta tehokkailla työkaluilla. Nykyiset työkalut (Word-tiedostot, sähköposti) toimivat huonosti yhteisen tiedon tuottajina ja jakajina. Tietotyö pitäisikin pääasiassa tehdä verkkotyötiloissa kuten Opasnetissä.
Tiedon tuotanto ja käyttö on harvoin sidoksissa vain yhteen organisaatioon. Näitä poikkeuksia lukuunottamatta pitäisi käyttää yhteisiä, organisaatiorajat ylittäviä työtiloja.

Katso myös

Viitteet

Aiheeseen liittyviä tiedostoja