Ero sivun ”Tiedolla johtamisen ketterät kokeilut” versioiden välillä
| Rivi 121: | Rivi 121: | ||
Visualisaatioita on hyödynnetty ministeriöiden omassa sisäisessä käytössä. Avaamisen vaikeus herättää kuitenkin huolen siitä, että tehdyn työn ja sinällään hyödyllisten visualisaatioiden potentiaali jää hyödyntämättä. Pelkkä sisäinen käyttö ei auta edistämään tiedonkulkua hallintorajojen yli, mikä olisi erityisen tarpeellista maahanmuuton kaltaisissa äkillisissä, kiireellisissä ja monimutkaissa asioissa. | Visualisaatioita on hyödynnetty ministeriöiden omassa sisäisessä käytössä. Avaamisen vaikeus herättää kuitenkin huolen siitä, että tehdyn työn ja sinällään hyödyllisten visualisaatioiden potentiaali jää hyödyntämättä. Pelkkä sisäinen käyttö ei auta edistämään tiedonkulkua hallintorajojen yli, mikä olisi erityisen tarpeellista maahanmuuton kaltaisissa äkillisissä, kiireellisissä ja monimutkaissa asioissa. | ||
Informaatiomuotoilijat kertoivatkin nopeasti huomanneensa, että toimeksiantoneuvoteluissa tulee korostaa lähtökohtaisesti visualisaatioiden rajaamista vain ministeriöiden sisäiseen käyttöön, jotta neuvottelut ylipäätään etenevät alkua pidemmälle. Johtopäätös on, että | Informaatiomuotoilijat kertoivatkin nopeasti huomanneensa, että toimeksiantoneuvoteluissa tulee korostaa lähtökohtaisesti visualisaatioiden rajaamista vain ministeriöiden sisäiseen käyttöön, jotta neuvottelut ylipäätään etenevät alkua pidemmälle. Johtopäätös on, että hallintokulttuurinen tapa korostaa tiedon sensitiivisyyttä voi haitata tietojohtamisen toteutumisedellytyksiä. Samalla käytäntö voi aiheuttaa ulkopuolisille mielikuvan tiedon salaamisesta. Tällöin sidosryhmätkin ehkä jakavat haluttomasti omia tietojaan tällaisen toimijan kanssa, mikä mutkistaa tietojohtamista entisestään. | ||
Samankaltaista havaintoa voi tarkastella lainsäädännön haasteena. Julkisen sanan neuvoston varapuheenjohtajana toimiessaan Timo Huovinen huomautti, että journalismin kannalta on ongelmallista, että virkamiehiä voidaan sanktioida salaisten tietojen julkaisemisesta, mutta toisin päin, julkisten tietojen salaamisesta sanktioiminen on äärimmäisen harvinaista ([http://www.jsn.fi/blog/vaikenemista-virkavastuulla/]). Lainsäädännön arvioinnin tai sanktioimisen sijaan Yhtäköyttä-hankkeen omissa toimintatavoissa ja suosituksissa korostuukin tiedon lähtökohtainen avoimuus, joka toteutuu käyttämällä sitä edistäviä työkaluja ja menetelmiä. Ne esitellään tarkemmin hankkeen tiedolla johtamisen sisäänajosuunnitelmassa. | Samankaltaista havaintoa voi tarkastella lainsäädännön haasteena. Julkisen sanan neuvoston varapuheenjohtajana toimiessaan Timo Huovinen huomautti, että journalismin kannalta on ongelmallista, että virkamiehiä voidaan sanktioida salaisten tietojen julkaisemisesta, mutta toisin päin, julkisten tietojen salaamisesta sanktioiminen on äärimmäisen harvinaista ([http://www.jsn.fi/blog/vaikenemista-virkavastuulla/]). Lainsäädännön arvioinnin tai sanktioimisen sijaan Yhtäköyttä-hankkeen omissa toimintatavoissa ja suosituksissa korostuukin tiedon lähtökohtainen avoimuus, joka toteutuu käyttämällä sitä edistäviä työkaluja ja menetelmiä. Ne esitellään tarkemmin hankkeen tiedolla johtamisen sisäänajosuunnitelmassa. | ||
Versio 28. marraskuuta 2016 kello 09.03
| Moderaattori:Raimom (katso kaikki)
Sivun edistymistä ei ole arvioitu. Arvostuksen määrää ei ole arvioitu (ks. peer review). |
| Lisää dataa
|
Hankesuunnitelman mukaisia tiedolla johtamisen kokeilujen luonnoksia käsiteltiin ohjausryhmän kokouksessa 18.11. 2015. Ohjausryhmä valitsi maahanmuuton ja turvapaikanhakijat niiden kantavaksi teemaksi, koska se oli ajankohtainen, haasteellinen ja vaatii nopeaa tietopohjan parantamista. Ohjausryhmä päätti ehdotuksen mukaan, että hankkeessa toteutetaan kolme kokeilua. Näiden lisäksi toteutettiin pienimuotoinen neljäs kokeilu, faktantarkistus, jonka idea ja toteutuspäätös syntyivät hankkeen muun työn ohessa.
Kokeilut olivat:
- Informaatiomuotoilija talossa -kokeilussa informaatiomuotoilijat visualisoivat mm. hallitusohjelman seurantatietoja, turvapaikanhakijoiden lähtö- ja kohdemaita sekä hakemusten käsittelyprosessia.
- Yhteiskirjoittamiskokeilussa VNK:n kansallisen ennakointiverkoston koordinaattorit kokeilivat Tieken Muistiota (muistio.tieke.fi) toiminnan suunnittelun sisäisenä työvälineenä.
- Avoimen arvioinnin kokeilussa etsittiin Otakantaa-kyselyllä konkreettisia toimenpiteitä maahanmuuttajien osaamisen hyödyntämiseksi suomalaisyritysten kansainvälistymisen vauhdittamiseksi. Kokeilunomistajana oli työ- ja elinkeinoministeriö.
- Faktantarkastuskokeilussa tutkittiin reaaliajassa Ylen A2-keskusteluohjelman Turvattomuusillassa esitettyjen väitteiden todenperäisyyttä.
Yhteiskirjoittamisen, avoimen arvioinnin ja faktantarkistuksen kokeiluja yhdisti se, että niissä hyödynnettiin erilaisten verkkotyökalujen mahdollisuuksia monenkeskeiseen, hajautettuun vuorovaikutukseen. Informaatiokokeilussa taas luotiin uusia vuorovaikutuksellisia visualisointeja.
Kokeilujen ideointia edelsi uudenlaisten valtionhallinnon toimintamallien tunnistaminen. Tiedon hyödyntämisen kannalta hyväksi havaittuja uusia menetelmiä edustavat esimerkiksi:
- Tulevaissuusseonteon ja sen ennakointivaiheen monipuoliset osallistumiskanavat verkossa ja reaalimaailmassa (2012-2013). Kutsuttujen päätoimittajien blogit, selonteon verkkokommentointi ja verkkoraportin visuaalisuus näyttävät esimerkkiä verkon mahdollisuuksien hyödyntämisestä.
- Ympäristöministeriön ja Tulevaisuusvaliokunnan kokeilu maastoliikennelain valmistelun joukkoistamiseksi (2013). Raportti menetelmästä ja tuloksista suosittaa joukkoistamisen laajempaa käyttöönottoa.
- Valtion talousarvioesityksen visualisointi (2014) esittää tulot ja menot puun muodossa, haku- ja tarkennustoimintojen avulla (Tulevaisuusvaliokunnan kokeilu).
- Valtioneuvoston kanslian avoimena julkaisema hallitusohjelman seurantadata (2014-2015).
- FinICT-hankkeen esimerkkejä joukkoistamisesta
Kustannukset: Informaatiomuotoilua lukuunottamatta kokeilut tehtiin hankkeen omana työnä. VNK osti hankkeen toteuttaman avoimen ja ketterän kilpailutuksen perusteella ulkopuolisena asiantuntijapalveluna n. 1 kk työpanoksen informaatiomuotoilua Lucify Oy:n ja Koponen&Hildén Oy:n yhteenliittymältä.
Informaatiomuotoilija talossa
Tarkoitus ja tavoite
Tiedon visuaalisella esittämisellä monimutkaiset ja laajat asiakokonaisuudet on omaksuttavissa nopeammin kuin tiedon tekstuaalisella tiivistämisellä. Kokeilussa hankintaan informaatiomuotoilija määräajaksi työskentelemään tukipalvelun tavoin valitulle organisaatiolle. Tavoite on löytää malli, jossa informaatiomuotoilun tuottama hyöty tiedolla johtamiselle on selvästi suurempi kuin palvelun / työsuorituksen hankintaan ja toimeksiannon tekemiseen kuluva kustannus, aika ja kulut huomioiden.
Toteutussuunnitelma
Siirry informaatiomuotoilija talossa -kokeilun sivulle
Avoin ja ketterä kilpailutus
Avoin ketterä kilpailutus informaatiomuotoilupalvelusta on päättynyt 6.11. Lue ilmoituksemme tästä. Kilpailutuksen tulos julkaistaan nyt 1.12.2015. Lue arvioinnin tulos täältä.
Loppuraportti-osio
Tuotokset
- Turvapaikkahakemukset maittain ja ajan mukaan [1]
- Toimeksiantaja: Migri
- Toimeksiantajan yhteyshenkilö:
- Datalähde: UNHCR, lisäksi Suomen osalta Maahanmuuttovirasto.
- Tietoa visualisaation toteutukseta: [2]
- Tekijä: Lucify
- Yhteyshenkilö: Ville Saarinen
- Julkaisuajankohta 4.5.2016
- Koodi [3]
- Lisenssi: Copyright 2016 Lucify Ltd. Code released under the MIT license.
- Turvapaikkahakemusten tilannekuva [4] (työversio)
- Toimeksiantaja: Migri / Timo Leinonen, Raimo Pyysalo ja Sanna Sutter. Rajavartiolaitos / Erkki Matilainen
- Datalähteet: UMA-tietokanta
- Tekijä: Lucify
- Yhteyshenkilö: Ville Saarinen
- Video: [5]
- Julkaisu: ei julkaistu vielä 4.5.2016; ei myöskään 10.10.2016.
- Lisenssi:
- Kansalaisturvallisuuden tila Suomessa [6],[7]
- Toimeksiantaja: VN TEAS / Suomen pelastusalan keskusjärjestö
- Toimeksiantajan yhteyshenkilö: Tuula Kekki
- Datalähde:
- Tekijä: Koponen & Hildén
- Tekijöiden yhteyshenkilö: Jonatan Hildén
- Julkaisu:
- Lisenssi:
- ”Maahanmuutto & turvallisuus – arvioita nykytilasta ja ennusteita tulevaisuudelle” -raportin julkistamistilaisuuden infografiikka
- Toimeksiantaja: VN TEAS / Poliisiammattikorkeakoulu ja puolustusministeriö
- Toimeksiantajan yhteyshenkilöt: Pirjo Jukarainen / POLMAK ja Kari Laitinen / PM
- Datalähde:
- Tekijä: Koponen & Hildén
- Yhteyshenkilö: Juuso Koponen
- Julkaisu: 4.5.2016 ei tiedossa, onko grafiikkaa julkaistu erikseen
- Lisenssi:
- Maahanmuuton tulevaisuuskuva
- Tekijä: Koponen & Hildén
- Yhteyshenkilö: Juuso Koponen
- Datalähde: UNHCR statistical yearbook 2014
- Hallitusohjelman seuranta [8] (aikajanat kärkihankkeiden ja reformien alla)
- Visualisointi aloitettiin osana informaatiomuotoilija talossa -kokeilua vajaan kymmenkunnan työtunnin rajauksella, mutta rahoitettiin pääosin erikseen. Ensimmäisessä vaiheessa, keväällä 2016 visualisaatio käsitti hallituksen kärkihankkeet. Toisessa vaiheessa visualisaatio laajennettiin kattamaan koko hallitusohjelman käsittävän aineiston.
- Toimeksiantaja: Valtioneuvoston kanslia / Ulla Rosenström
- Datalähde:
- Tekijä: Koponen & Hildén
- Yhteyshenkilö: Juuso Koponen
- Julkaisuajankohta:
- Lisenssi:
- Kokeilua seurasi lisäksi seuraavat kaksi erillisellä rahoituksella toteutettua visualisaatiota
- Suomen sisäinen muuttoliike. [9]
- Toimeksiantaja: TEM
- Toimeksiantajan yhteyshenkilö: Annika Forsander
- Tekijä: Lucify
- Yhteyshenkilö: Juho Ojala / Ville Saarinen
- Datalähde: Tilastokeskus
- Julkaisuajankohta:
- Lisenssi:
- [Keskeneräinen projekti Migrille]
- Tekijä: Lucify
Yhteenveto ja johtopäätökset
Informaatiomuotoilulle on selkeä, ääneenlausuttu tarve. Tämä ilmeni jo kokeiluideoita käsitelleessä ohjausryhmän kokouksessa, jossa todettiin, että tarpeesta oli puhuttu jo entuudestaan, ja idea herätti vilkkainta keskustelua.
Visualisaatioiden toteuttamisessa informaatiomuotoilijat neuvottelivat toimeksiannoistaan ja aineistojen saamisesta suoraan eri virkamiesten kanssa. Informaatiomuotoilijat kertoivat kokeneensa, että toimeksiantojen sopiminen oli epäselvää ja haastavaa, sillä heille aiheutti vaikeuksia tulkita kenellä on valta ja vastuu tehdä toimeksiantoja. Eri ministeriöiden edustajien kanssa asiominen erottautui informaatiomuotoilijoiden tottumuksista yritysmaailmassa tavanomaisesta vastuunjakomallista, jossa asiakasta edustaa yksi nimetty yhteyshenkilö.
Toisaalta voidaan kysyä, onko kokeiluista ylipäätään tai informaatiomuotoilijakokeilusta ertyisesti viestitty puutteellisesti - aiheuttaako muodikkaaksikin noussut uusi ilmiö paljon lisätöitä suhteessa saatuihin hyötyihin, jos jokaisen kokeilun osalta joudutaan tekemään erikseen tapauskohtaisia ratkaisuja? Tällaisten tapauskohtaisten ratkaisujen haasteellisuus ja työteliäisyys korostui varsinkin kokeilujen aineistonhankintaan, aineistojen käyttölupiin ja julkaisuun liittyvässä päätöksenteossa. Kuvaavaa on, että kahden visualisaation suhteen päätöstä julkaisusta ei saatu syntymään informaatiomutoilijoiden ministeriöiden toimeksiantojen yhteyshenkilöille esittämistä kyselyistä huolimatta (tilanne lokakuussa 2016). Tämä on ristiriidassa hankkeen tavoitteiden ja toimintaperiaatteiden kanssa, joiden mukaan kaikki tieto tuotetaan lähtökohtaisesti avomesti verkkoon.
Visualisaatioita on hyödynnetty ministeriöiden omassa sisäisessä käytössä. Avaamisen vaikeus herättää kuitenkin huolen siitä, että tehdyn työn ja sinällään hyödyllisten visualisaatioiden potentiaali jää hyödyntämättä. Pelkkä sisäinen käyttö ei auta edistämään tiedonkulkua hallintorajojen yli, mikä olisi erityisen tarpeellista maahanmuuton kaltaisissa äkillisissä, kiireellisissä ja monimutkaissa asioissa.
Informaatiomuotoilijat kertoivatkin nopeasti huomanneensa, että toimeksiantoneuvoteluissa tulee korostaa lähtökohtaisesti visualisaatioiden rajaamista vain ministeriöiden sisäiseen käyttöön, jotta neuvottelut ylipäätään etenevät alkua pidemmälle. Johtopäätös on, että hallintokulttuurinen tapa korostaa tiedon sensitiivisyyttä voi haitata tietojohtamisen toteutumisedellytyksiä. Samalla käytäntö voi aiheuttaa ulkopuolisille mielikuvan tiedon salaamisesta. Tällöin sidosryhmätkin ehkä jakavat haluttomasti omia tietojaan tällaisen toimijan kanssa, mikä mutkistaa tietojohtamista entisestään.
Samankaltaista havaintoa voi tarkastella lainsäädännön haasteena. Julkisen sanan neuvoston varapuheenjohtajana toimiessaan Timo Huovinen huomautti, että journalismin kannalta on ongelmallista, että virkamiehiä voidaan sanktioida salaisten tietojen julkaisemisesta, mutta toisin päin, julkisten tietojen salaamisesta sanktioiminen on äärimmäisen harvinaista ([10]). Lainsäädännön arvioinnin tai sanktioimisen sijaan Yhtäköyttä-hankkeen omissa toimintatavoissa ja suosituksissa korostuukin tiedon lähtökohtainen avoimuus, joka toteutuu käyttämällä sitä edistäviä työkaluja ja menetelmiä. Ne esitellään tarkemmin hankkeen tiedolla johtamisen sisäänajosuunnitelmassa.
Informaatiomuotoilun tarpeesta ja hyödyllisyydestä on myös osoituksena, että hankkeen toimeksiantojen lisäksi kokeilun yritykset ovat saaneet mukana olleilta ministeriöiltä, TEM:ltä, UM:ltä ja VNK:lta kolme lisätyötilausta. Niissä toimeksiannot ovat syntyneet asiakas- ja tarvelähtöisesti. Kokeilun aikana informaatiomuotoilijat kuitenkin korostivat myös aineistolähtöistä lähestymistapaa. Taiteellista ja luovaa osaamista omaavina ammattilaisina infomuotoilijat olivat kiinnostuneita saamaan kokonaiskäsityksen kaikista tarjolla olevista aineistoista, jonka perusteella he pystyisivät arvioimaan, millaisia asioita ja aiheita pystyisi visualisoimaan ja millaisella työmäärällä. Tämän perusteella olla hyödyllistä, jos eri tietoaineistoilla olisi valmiiksi määritelty lisenssi tai käyttöoikeudet ja julkisuus/salassapidettävyysaste. Ministeriöiden tulisi kartoittaa tietovarantonsa tästä näkökulmasta ja korjata mahdolliset puutteet.
Toinen suositus liittyy informaatiomuotoilun hankintaan. Kokeilun alussa nousi esiin, että selkeä tilaajan edustaja - toimittajan edustaja -vuoropuhelumalli olisi tehokkaampi toimeksiantojen sopimiseen kuin kokeilussa käytetty infomuotoilijoiden suora vuorovaikutus virkamiesten kanssa. Jo Informaatiomuotoilija talossa -kokeilun nimi viittasi lähtöjään siihen, että informaatiomuotoilija olisi hallinnon sisäinen resurssi IT-tukihenkilön tapaan, siis vaivatta ja läheltä löytyvä apu silloin, kun sitä tarvitaan. Osittain kokeilun myönteisten kokemusten vaikutuksesta VNK rekrytoikin hankkeen loppupuolella työntekijän tähän tarpeeseen. Samalla kuitenkin kokeiluun osallistuneet yritykset ovat tehneet lisää informaatiomuotoilua alihankintana mukana olleille ministeriöille. Kustannustehokkuuden ja hallinnollisten käytäntöjen, kuten turvallisuusselvitysten aiheuttaman lisätyön hallitsemiseksi hankkeessa syntyi ehdotus informaatiomuotoilun puitemallista. Siinä kilpailutetaan ajottain joukko palvelua tarjoavia eri tekniikoita ja tyylejä hallitsevia informaatiomuotoilijoita, joilta eri ministeriöt voivat tilata infomuotoilua nopealla vasteajalla.
Avoin vaikutusarviointi
Kokeilu avoimen päätöksentekokäytännön soveltamisesta.
Tarkoitus ja tavoite
Tavoitteena on testata avointa arviointia tiedon jäsentämisessä ja jaetun ymmärryksen tuottamisessa. Aiheeksi valitaan jokin ajankohtainen, yhteiskunnallisesti merkittävä ja monimutkainen aihe, josta on kuitenkin mahdollista tuottaa muutamassa kuukaudessa hyödyllinen synteesi.
Toteutussuunnitelma ja lisätiedot
Avoin arviointi toteutetaan Opasnet-verkkotyötilassa. Tarvittaessa hyödynnetään myös muista osallistamisen välineitä, kuten Otakantaa-sivustoa tai Hackpadiä. TEM:in kanssa suunniteltava arviointikokeilu löytyy täältä. Aiemmin arviointia luonnosteltiin tänne.
Yhteiskirjoittaminen
Tarkoitus ja tavoite
Yhteiskirjoittamisella tarkoitetaan usean käyttäjän samanaikaista asiakirjan kirjoittamista verkon yli.
Kokeilussa otetaan yhteiskirjoittaminen käyttöön kokous-, pari- ja itsenäisessä työskentelyssä.
Tavoite on edesauttaa jaetun ymmärryksen syntymistä ja nopeuttaa tiedon jakamista.
Toteutussuunnitelma
Siirry Yhteiskirjoitus-kokeilun sivulle.
Loppuraportti-osio
Yhteiskirjoituskokeilun taustalla oli Open Knowledge Finlandin hyvät kokemukset uudesta toimintatavasta, joka käsitteenäkään ei ole vielä kovin tunnettu. Yhteiskirjoittamisella tarkoitetaan monen käyttäjän pääsyä kirjoittamaan verkossa sijaitsevaa asiakirjaa. Se voi tapahtua samanaikaisesti tai asynkronisesti, jopa pitkien aikojen yli. Verkossa on näkyvillä aina viimeisin versio, kuten wikipediassa. Yhteiskirjoittamista kutsutaankin reaaliaikaiseksi wikiksi.
Kokeilunomistajaksi tulivat Kansallisen ennakointiverkoston VNK:n virkamiehet. Kokeilu suunniteltiin pienimuotoiseksi välineiden testaamiseksi oikeassa käyttöyhteydesä. Kokeilun suunnittelu on dokumentoitu Yhteiskirjoituskokeilu.⇤--#: . Tämä linkki oli siellä alkuperäisessä teidostossa josta tämän wikistin, pitäisikö sen olla tässä niin että tuohonkin dokumenttiin pääsee ihmiset käsiksi vai ei? --Heta (keskustelu) 24. lokakuuta 2016 kello 09.14 (UTC) (type: truth; paradigms: science: attack) ----#: . Ensisijaisesti erillisenä liitteenä, eli esimerkiksi tulostetaan tuosta lähteestä pdf-tiedosto. --Raimom (keskustelu) 27. marraskuuta 2016 kello 14.05 (UTC) (type: truth; paradigms: science: comment)
Kestoksi suunniteltiin 1-2 kk kalenterikuukautta maalis-huhtikuussa 2016. Kokeilun aloituksesta julkaistiin tiedote foresight.fi-sivustolla.
Yhteiskirjoitustyökaluja oli ehdolla kolme vaihtoehtoa, Googlen Drive, Tieken ylläpitämä etherpad-sovellus osoitteessa muistio.tieke.fi sekä etherpadin pohjalta jatkokehitetty Hackpad, jota esimerkiksi Yhtäköyttä-hanke käyttää osoitteessa yhtakoytta.hackpad.com. Googlen palvelut eivät datan säilyttämissijainnin ja käyttöoikeuksien ja -ehtojen puolesta soveltuneet viranomaiskäyttöön. KEV valitsi välineeksi Tieken ylläpitämän etherpadin, koska se toteutti mahdollisimman suurta avoimuutta: sen käyttö ei vaadi rekisteröitymistä eikä kirjautumista kuten Hackpad.
Varsinainen yhteiskirjoituskokeilu toteutui pienimuotoisesti KEV:n sisäisenä käyttönä. Aiheesta myös keskusteltiin vähäisesti kansallisen ennakointiverkoston Yammer-kanavalla. Yhteiskirjoitusta ei hyödynnetty yhteistyössä ulkopuolisten osallistujien kanssa.
Yhtäköyttä-seminaarissa huhtikuussa 2016 järjestettiin työpaja yhteiskirjoittamisesta. Keskustelun mukaan menetelmään liittyy erilaisia käytännöllisiä ongelmia ja näkökulmia, jotka pitäisi ratkoa ensin. Näitä ovat
- versionhallinta, vaivaton palauttamisen mahdollisuus
- vastuunmäärittely sisällön oikeellisuuden suhteen
- käyttäjäoikeuksien asettaminen
- datan hallinta ja säilyttäminen
- tietoturva
- valmiiden asiakirjapohjien käyttäminen
- mobiilikäyttöliittymä
Työpajan keskustelun mukaan menetelmä voi mahdollisesti osoittautua hyödylliseksi erityisesti asiakirjojen eri versioiden hallinnan ja edestakaisen lähettämisen vaivan vähentämiseksi. Toiseksi yhteiskirjoittamisella voi olla annetavaa tiedonkulkun parantamiseen hallintorajojen yli.
Menetelmän hyödyntäminen ei sinällään lähtenyt yleistymään kokeilun vaikutuksesta. Sen tärkein anti oli kuitenkin havainto Ennakointiverkoston sivuilta, jossa Microsoftin Office 365 -asiakirjoja (word ja powerpoint) käytettiin avoimesti suoraan yhteiskirjoittamiseen soveltuvalla tavalla (kyseiset Office365-asiakirjat olivat Sitran julkaisemia). Tämä varmistui, kun kokeilun fasilitaattori muokkasi, rekisteröitymättä ja kirjautumatta, sivustolle linkitettyjä asiakirjoja. Muokkaukset kohdistuivat puutteellisiin tai vanhentuneisiin tietoihin, kuten esimerkiksi ennakointiverkoston sidosryhmäkartoituksesta Muutos 2011 -puolueen poistamiseen eduskuntaryhmät -luettelosta. Toinen muokkaus oli ennakointiverkoston jäsenten määrän päivittäminen ajan tasalle.
Tällainen käyttö liittyy hankkeen aikana jalostuneeseen "laadullisen avoimuuden" käsitteeseen. Se viittaa joukkoistamisen kaltaiseen avoimuuteen, mutta suuren osallistujajoukon sijaan tavoiteltua on vähäinen, jopa erittäin pieni, yksittäinen määrällinen osallistuminen, jonka sisällöllinen vaikutus on myönteinen ja toivottavasti suuri. Ilman asiakirjojen lähtökohtaista avoimuutta - kenen tahansa muokkausoikeutta verkossa - ennakointiverkoston sidosryhminä mainittaisiin todennäköisesti tälläkin hetkellä eduskuntaryhmä nimeltä Muutos 2011. Vaikka tällainen esimerkki voi kuulostaa epärelevantilta, se todistaa kuitenkin yhden yksinkertaisen seikan: mikäli kirjoitusoikeus hallinnon tietoihin on rajattu vain virkamieskäyttäjille, ei yleisöllä ole mahdollisuutta auttaa hallintoa ilman, että se tapauskohtaisesti vie virkamiesten työaikaa. Mutta jos käytetään avoimia ja yhteisöllisiä tiedontuotantovälineitä, on mahdollista, että kansalaiset, tutkijasta kokemusasiantuntijaan, voivat auttaa virkamiestä jonkin tietotyön tekemisessä ilman, että se kuluttaa virkamiehen työaikaa. Vaikka tällainen skenaario on ideaali, joka ei varmastikaan toteutuisi aina ja joka tapauksessa, se ei kuitenkaan tarkoita, etteikö se voisi monissa yhteyksissä toimia.
Tarkempi kysymys kuuluukin, missä yhteiskirjoittamista voisi hyödyntää. Menetelmästä kannattaisi välittömästi alkaa kerryttää kokemuksia ainakin hallinnon sisäisessä käytössä. VN-TEAS-kontekstissa esimerkiksi ministeriöiden tietotarpeiden määrittely voisi tapahtua VNK:lla käytössä olevan Office 365:n avulla.
Hanketoimijat ovat testanneet havaintoa Office 365:n soveltuvuudesta yhteiskirjoittamiseen hankkeen ulkopuolella. Hankejohtajan ja fasilitaattorin kokemukset ovat osoittaneet, että menetelmä toimii muuallakin, kuten partiolaisten suurleirin järjestämisen apuvälineenä ja tutkimusrahoitushakemusten kirjoittamisessa "hitaasti uutta teknologiaa omaksuvien" varttuneempien yliopistotutkijoiden kanssa.
Yhteiskirjoittamisen sovelluskohteet liittyvät kaikkeen arkiseen hallinnon tietotyöhön, jossa tarvitaan useiden ihmisten vuorovaikutusta esimerkiksi asiakirjojen, tiedotteiden, suunnitelmien, esityslistojen, pöytäkirjojen, raporttien ym. kirjoittamiseen. Kokeilussa selvisi, että edellytykset tähän ovat jo olemassa. Hanke suosittaa menetelmän rohkeaa kokeilua mahdollisimman monissa käyttökohteissa.
