Kohdistamo/Ohje

Kohdistamo on ehdotus työajanseurantajärjestelmäksi, jossa käyttäjä voi suunnitella ja kirjata työaikansa monella eri tavalla: täyttämällä tällä sivulla olevia taulukoita, klikkaamalla asianomaisia linkkejä tai piipauttamalla ruutukoodia eli QR-koodia omalla kännykällään.

Laskenta

Esimerkkilaskenta työtunneista alla olevien taulukoiden avulla.

+ Näytä koodi- Piilota koodi library(OpasnetUtils) library(ggplot2) objects.latest("Op_en6007", code_name = "answer") # We need timing tuntikirjaus <- opbase.data("Op_fi3950.tuntikirjaus") työtehtävät <- opbase.data("Op_fi3950.tyotehtavat") työsuunnitelma <- opbase.data("Op_fi3950.tyosuunnitelma") tuntikirjaus <- tuntikirjaus[colnames(tuntikirjaus) != "Obs"] työtehtävät <- työtehtävät[colnames(työtehtävät) != "Obs"] työsuunnitelma <- työsuunnitelma[colnames(työsuunnitelma) != "Obs"] colnames(työsuunnitelma)[colnames(työsuunnitelma) == "Result"] <- "Loppu" työsuunnitelma <- data.frame(työsuunnitelma, Henkilö = "Jouni") oprint(tuntikirjaus) oprint(työsuunnitelma) oprint(työtehtävät) työsuunnitelma <- timing(työsuunnitelma, timecol = c("Alku", "Loppu"), weeks = 6) timeline <- makeTimeline(työsuunnitelma) timeline <- timeline[order(timeline$Time) , ] timeline$Time[nrow(timeline)] <- max(timeline$Time, na.rm = TRUE) for(i in 1:(nrow(timeline)-1)) {timeline$end[i] <- timeline$Time[i+1]} timeline[nrow(timeline), "end"] <- NA timeline$end <- as.POSIXct(timeline$end, origin = "1970-01-01") ggplot(timeline, aes( xmin = Time, # as.Date(as.character(Start)) xmax = end, # as.Date(as.character(End)) + 2 ymin = as.numeric(Henkilö), ymax = as.numeric(Henkilö) + 1, fill = Työ)) + geom_rect()

Projektinhallinta

Taulukot

Työtehtävät-taulukko on erityisesti projektista vastaavan ihmisen työkalu.

----#: . Työmäärä on arvio, ja sitä voi päivittää työn edetessä. --Jouni Tuomisto (keskustelu) 30. tammikuuta 2014 kello 17.00 (EET) (type: truth; paradigms: science: comment)

Työtehtävät(kk)

Obs	Työ	Henkilö	Alku	Loppu	Työmäärä	Kuvaus
1	Silakkariski	Marjo	12.2013	2.2014	0.5	Datan keruu hyöty-riskimalliin
2	Silakkariski	Marjo	2.2014	3.2014	1	Loppuraportin kirjoitus
3	Silakkariski	Jouni	1.2014	2.2014	0.3	Mallin viimeistely
4	Plantlibra	Jouni	1.2014	5.2014	0.5	Plantlibra-projektikokous ja siihen liittyvät työt
5	Plantlibra	Laura	1.2014	5.2014	0.1	Mahdollista pientä sälää
6	YMAL-projektihallinto	Laura	1.2014	12.2014	5
7	YMAL-johtaminen	Jouni	1.2014	12.2014	2	Yleiset hallintotehtävät
8	YMAL-palaveri		1.2014	12.2014	3	Oletettu osallistuminen: 10 hlöä, 1 h, 45 viikkoa, noin 3 htkk
9	Loma		1.2014	12.2014	0	Lomat kirjataan työtehtävään Loma

Rahat-taulukko on erityisesti projektikoordinaattorin työkalu.

----#: . Pitääkö alla olevaan tauluun eritellä suunnitelmat ja toteumat? Ei kai. Voi olla hyödyllisempää, että sitä mukaa kun tiedot saadaan kopioitua kirjanpidosta, ne poistetaan tästä. --Jouni Tuomisto (keskustelu) 30. tammikuuta 2014 kello 17.00 (EET) (type: truth; paradigms: science: comment)

Rahat(€)

Obs	Toiminto	Osaprojekti	Kululaji	Lisäerittely	Pvm	Summa	Kuvaus
1	-	10081	-	-	1.1.2014	142000	YMALin tubu
2	1100	12345	Palkat	-	1.10.2013	30000	Silakkariski
3	1100	21356	Palkat	WP5	1.6.2013	2500	Plantlibran jäljellä olevat palkkarahat, projekti
4	1100	171356	Palkat	WP5	1.6.2013	2500	Plantlibran jäljellä olevat palkkarahat, omarahoitus
5	1100	21356	Matkat	WP5	1.6.2013	2000	Plantlibran jäljellä olevat matkarahat
6	1100	21356	Matkat	WP5	12.5.2014	-1700	Jounin matka loppukokoukseen

Töiden jakotaulukko on erityisesti projektikoordinaattorin työkalu.

Töiden jako osaprojekteille(useita)

Obs	Työ	Osaprojekti	Lisäerittely	Järjestys	Unit	Määrä	Kuvaus
1	YMAL-johtaminen	12345	-	1	€	500	Silakkariskiltä voi maksaa 500 € hallintoa
2	YMAL-johtaminen	10081	-	2
3	Plantlibra	21356	WP5	1	Osuus	0.5	Puolet projektia, puolet omarahoitusta.
4	Plantlibra	171356	WP5	2	Osuus	0.5	Puolet projektia, puolet omarahoitusta.
5	Silakkariski	12345		1
6	YMAL-projektihallinto	10081		1
7	YMAL-palaveri	10081		1

Työsuunnitelmataulukko on erityisesti työntekijän oma työkalu.

Työsuunnitelmataulukko on jokaisella ihmisellä omalla sivullaan. Siksi henkilötietoa ei taulukkoon tarvita. Työsuunnitelmassa on kahdenlaisia tapahtumia: toisilla on loppuaika ja toisilla ei. Jos loppuaika on annettu, kyseinen työ on oletustyönä alkuajasta loppuaikaan. Jos taas loppuaikaa ei ole annettu, työ on ns. pitkäaikaista oletustyötä ja se on oletustyönä aina, kun jotain muuta oletustyötä ei ole annettu, eli se jatkuu oletustyönä esimerkiksi palaverin jälkeen. Tällainen työ on pysyy oletustyönä, kunnes alkaa uusi pitkäaikainen oletustyö. Kaikissa tapauksissa työntekijä voi työajanleimauksella ilmoittaa, että hän tekeekin jotain muuta työtä kuin oletustyötä.

Työsuunnitelma(-)

Obs	Työ	Alku	Loppu	Kuvaus
1	Plantlibra	1.1.2014
2	YMAL-projektihallinto	7.1.2014 9:00	7.1.2014 11:30
3	YMAL-palaveri	Tiistai 12:00	13:00
4	YMAL-johtaminen	Perjantai 9:00	11:30
5	Silakkariski	13.1.2014
6	Urgenche	14.1.2014	15.1.2014

Tuntikirjaus ei ole käyttäjälle näkyvä taulukko vaan sen tiedot täytetään yleensä yhdellä klikkauksella.

Alla olevaa taulukkoa ei tarvitse erikseen täyttää, vaan se täytetään yleensä käyttöliittymällä (joko ruutukoodi kännykällä tai linkin klikkaus), joka automaattisesti tunnistaa kaikki tiedot. Vaihtoehtoisesti toisella käyttöliittymällä voi syöttää tiedot käsin (paitsi aikaleiman ja wikitunnuksen, jotka aina tulevat automaattisesti).

Tuntikirjaus(-)

Obs	Henkilö	Alku	Työ	Wikitunnus	Aikaleima	Kuvaus
1	Jouni	2.1.2014 8:57	Oletus	Jouni	2.1.2014 8:57:24
2	Jouni	2.1.2014 16:57	Ulos	Jouni	2.1.2014 16:57:52
3	Jouni	3.1.2014 8:57	Oletus	Jouni	3.1.2014 8:57:24
4	Jouni	3.1.2014 16:57	Ulos	Jouni	3.1.2014 16:57:52
5	Jouni	7.1.2014 8:57	Oletus	Jouni	7.1.2014 8:57:24
6	Jouni	7.1.2014 16:57	Ulos	Jouni	7.1.2014 16:57:52
7	Jouni	8.1.2014 8:57	Urgenche	Jouni	8.1.2014 8:57:24
8	Jouni	8.1.2014 16:57	Ulos	Jouni	8.1.2014 16:57:52
9	Jouni	9.1.2014 8:57	Oletus	Jouni	9.1.2014 8:57:24
10	Jouni	9.1.2014 16:57	Ulos	Jouni	9.1.2014 16:57:52
11	Jouni	10.1.2014 8:57	Oletus	Jouni	10.1.2014 8:57:24
12	Jouni	10.1.2014 16:57	Ulos	Jouni	10.1.2014 16:57:52
13	Jouni	13.1.2014 8:57	Oletus	Jouni	13.1.2014 8:57:24
14	Jouni	13.1.2014 16:57	Ulos	Jouni	13.1.2014 16:57:52
15	Jouni	14.1.2014 8:57	Oletus	Jouni	14.1.2014 8:57:24
16	Jouni	14.1.2014 16:57	Ulos	Jouni	14.1.2014 16:57:52

Käyttöliittymiä

Osoita oikeaa koodia kännykälläsi, ja tiedot kirjautuvat suoraan järjestelmään. Sinun täytyy olla kirjautuneena Opasnetiin, jotta saat tiedot kytkettyä omaan tiliisi.

Jos työntekijällä ei ole mahdollisuutta käyttää ruutukoodeja, hän voi myös klikata näitä linkkejä:

• Oletus
• Osaprojekti 2
• Ulos
• Matka ulos
• Loma

Kuvausta

Kohdistamossa voisi tehdä myös projektinsuunnittelua ja -hallintaa noudattamalla ja kehittämällä eteenpäin seuraavia ideoita.

• Työaikaa voisi korjata omalla sivullaan. Siellä kysyttäisiin alku, loppu, työ(tehtävä), työntekijä ja leimana aika ja wikikäyttäjä.
• Työajan suunnittelu tehtäisiin täyttämällä t2b-taulukkoa Opasnetissa käyttäjän omalla sivulla. Tiedot ainakin: käyttäjä alku loppu työ.
• Projektisuunnittelussa lähdetään karkeammalta tasolta eli työ henkilö kuukausi ja työmäärä kuukausina sekä toteutuma prosentteina tähän mennessä. Tätä projektisuunnitelmaa peilataan työsuunnitelmaan ja kone laskee poikkeamat.
• Oletustyö otetaan tästä taulukosta ellei käyttäjä leimatessaan anna muuta.
• Työajan ja palkan seuranta tapahtuu yksinkertaisesti keräämällä kaikki tiedot suunnitelmista ja leimauksista, asettamalla ne aikaleiman mukaan järjestykseen kuitenkin pitäen suunnitelmaa toissijaisena ja laskemalla tästä työntekijän tunnit. Palkalla kertomalla saadaan rahat projekteittain.
• Nykykohdistamosta poiketen työntekijä käyttää kirjauksessa töitä, ei hallinnollisia projekteja. Esimerkiksi työntekijä antaa työn mutta projektikoordinaattori erittelee onko kyseessä projektiraha vai vastaraha. Samoin jos jokin tehtävä kuuluu useamman projektin suunnitelmaan, työntekijä kirjaa työn ja projektikoordinaattori päättää miltä projektilta se maksetaan. Tämä on ratkaiseva parannus nykytilaan.
• Työt ja projektit yhdistetään siten, että projektikoordinaattori ylläpitää taulukkoa, jossa on eritelty tietyn työn jakautuminen osaprojekteille. Tämä tieto on aika- ja työntekijäkohtaista eli sama työ eri kuukausina tai eri työntekijän tekemänä voi kohdistua eri osaprojekteille.
• Kuukauden vaihtuessa ajetaan tuntikirjaukset ja sillä herkellä voimassa olevat kirjaukset siirretään kirjanpitoon.
• työntekijä voi käydä katsomassa oman työaikaraporttinsa ja samalla hyväksyä siihen asti tehdyt kirjaukset. Jos kirjauksia muutetaan tämän jälkeen, kirjaukset muuttuvat tarkastamattomiksi siitä alkaen mihin korjaus kohdistui.
• Sairauspoissaolon saa kirjata myös yksikön sihteeri. Yksikön päällikkö hyväksyy kirjauksen samalla kun koko yksikön kirjaukset. Näin poissaolot kuun vaihteessa eivät aiheuta ongelmaa.
• Työn jakaminen osaprojekteille voi tapahtua monella eri tavalla, esim osuuksina, työtuntimääränä tai euromääränä. Lisäksi osaprokteille tarvitaan järjestys jonka mukaan työaikaa jaetaan kunnes raja tulee vastaan ja siirrytään seuraavaan osaprojektiin jne. Lisäksi on aina määritelty viimekätinen osaprojekti, josta maksetaan jos muut rahat loppuvat. Tämä on yleensä yksikön tubu.
• Jotta edellä mainittu toimisi, pitää järjestelmässä olla myös tieto rahatilanteesta. Ei ole selvää onko tätä mahdollista saada niin, että kuun vaihteessa palkat voitaisiin maksaa reaaliaikaisen tilanteen ohjaamana. Kuitenkin rahoitussäännöt voidaan kuvata. Ei liene ylivoimaista kaivella kriittisten osaprojektien rahatilannetta käsin ja kirjata tänne kuun viimeisenä päivänä.
• Jos työntekijä valitsee työksi "oletus", työ haetaan suunnitelmasta. Suunnitelmassa voi olla eri ajoille eri töitä ja kirjaus tapahtuu tämän mukaisesti niin kauan kuin oletus on päällä.
• Voisi miettiä mahdollisuutta saada kalenterista tietoja tänne. Jos kalenteriin kirjaisi tapahtuman nimeen työn, ne voitaisiin automaattisesti kohdistaa. Tämä edellyttää käytännössä että kalenteri olisi julkinen. D↷