Kohdistamo/Ohje

Kohdistamo on työajanseurantajärjestelmä, jossa käyttäjä voi kirjata työaikansa suoraan QR-koodilla omasta kännykästään. Osoita oikeaa koodia kännykälläsi, ja tiedot kirjautuvat suoraan järjestelmään. Sinun täytyy olla kirjautuneena Opasnetiin, jotta saat tiedot kytkettyä omaan tiliisi.

Jos työntekijällä ei ole mahdollisuutta käyttää ruutukoodeja, hän voi myös klikata näitä linkkejä:

• Osaprojekti 1
• Osaprojekti 2
• Ulos
• Matka ulos
• Loma

Projektinhallinta

Kohdistamossa voisi tehdä myös projektinsuunnittelua ja -hallintaa noudattamalla ja kehittämällä eteenpäin seuraavia ideoita.

• Työaikaa voisi korjata omalla sivullaan. Siellä kysyttäisiin alku, loppu, työ(tehtävä), työntekijä ja leimana aika ja wikikäyttäjä.
• Työajan suunnittelu tehtäisiin täyttämällä t2b-taulukkoa Opasnetissa käyttäjän omalla sivulla. Tiedot ainakin: käyttäjä alku loppu työ.
• Projektisuunnittelussa lähdetään karkeammalta tasolta eli työ henkilö kuukausi ja työmäärä kuukausina sekä toteutuma prosentteina tähän mennessä. Tätä projektisuunnitelmaa peilataan työsuunnitelmaan ja kone laskee poikkeamat.
• Oletustyö otetaan tästä taulukosta ellei käyttäjä leimatessaan anna muuta.
• Työajan ja palkan seuranta tapahtuu yksinkertaisesti keräämällä kaikki tiedot suunnitelmista ja leimauksista, asettamalla ne aikaleiman mukaan järjestykseen kuitenkin pitäen suunnitelmaa toissijaisena ja laskemalla tästä työntekijän tunnit. Palkalla kertomalla saadaan rahat projekteittain.
• Nykykohdistamosta poiketen työntekijä käyttää kirjauksessa töitä, ei hallinnollisia projekteja. Esimerkiksi työntekijä antaa työn mutta projektikoordinaattori erittelee onko kyseessä projektiraha vai vastaraha. Samoin jos jokin tehtävä kuuluu useamman projektin suunnitelmaan, työntekijä kirjaa työn ja projektikoordinaattori päättää miltä projektilta se maksetaan. Tämä on ratkaiseva parannus nykytilaan.
• Työt ja projektit yhdistetään siten, että projektikoordinaattori ylläpitää taulukkoa, jossa on eritelty tietyn työn jakautuminen osaprojekteille. Tämä tieto on aika- ja työntekijäkohtaista eli sama työ eri kuukausina tai eri työntekijän tekemänä voi kohdistua eri osaprojekteille.
• Kuukauden vaihtuessa ajetaan tuntikirjaukset ja sillä herkellä voimassa olevat kirjaukset siirretään kirjanpitoon.
• työntekijä voi käydä katsomassa oman työaikaraporttinsa ja samalla hyväksyä siihen asti tehdyt kirjaukset. Jos kirjauksia muutetaan tämän jälkeen, kirjaukset muuttuvat tarkastamattomiksi siitä alkaen mihin korjaus kohdistui.
• Sairauspoissaolon saa kirjata myös yksikön sihteeri. Yksikön päällikkö hyväksyy kirjauksen samalla kun koko yksikön kirjaukset. Näin poissaolot kuun vaihteessa eivät aiheuta ongelmaa.
• Työn jakaminen osaprojekteille voi tapahtua monella eri tavalla, esim osuuksina, työtuntimääränä tai euromääränä. Lisäksi osaprokteille tarvitaan järjestys jonka mukaan työaikaa jaetaan kunnes raja tulee vastaan ja siirrytään seuraavaan osaprojektiin jne. Lisäksi on aina määritelty viimekätinen osaprojekti, josta maksetaan jos muut rahat loppuvat. Tämä on yleensä yksikön tubu.
• Jotta edellä mainittu toimisi, pitää järjestelmässä olla myös tieto rahatilanteesta. Ei ole selvää onko tätä mahdollista saada niin, että kuun vaihteessa palkat voitaisiin maksaa reaaliaikaisen tilanteen ohjaamana. Kuitenkin rahoitussäännöt voidaan kuvata. Ei liene ylivoimaista kaivella kriittisten osaprojektien rahatilannetta käsin ja kirjata tänne kuun viimeisenä päivänä.
• Jos työntekijä valitsee työksi "oletus", työ haetaan suunnitelmasta. Suunnitelmassa voi olla eri ajoille eri töitä ja kirjaus tapahtuu tämän mukaisesti niin kauan kuin oletus on päällä.
• Voisi miettiä mahdollisuutta saada kalenterista tietoja tänne. Jos kalenteriin kirjaisi tapahtuman nimeen työn, ne voitaisiin automaattisesti kohdistaa. Tämä edellyttää käytännössä että kalenteri olisi julkinen.