Ero sivun ”Eurykleia” versioiden välillä

Nykyinen versio 9. marraskuuta 2018 kello 14.55

Tämä sivu on tietokide alatyypiltään metodi. Sivutunniste: Op_fi5758
Moderaattori:Jouni (katso kaikki) Sivun edistymistä ei ole arvioitu. Arvostuksen määrää ei ole arvioitu (ks. peer review).
Lisää dataa {{#opasnet_base_link:Op_fi5758}}

Eurykleia on suunnitelma THL:n talous- ja henkilöstönhallintaohjelmaksi.

Kysymys

Millainen talous- ja henkilöstönsuunniteelu- ja -hallintaohjelma THL:een tarvittaisiin? Sen tuli erityisesti auttaa eroon irrallisista Exceleistä, joita jokainen joutuu ylläpitämään oman projektinhallintansa tueksi.

Vastaus

Yksi mahdollisuus on hyödyntää THL:n omia valmiita järjestelmiä kuten Terhoa (Confluence-wiki) ja R-tilasto-ohjelma, jota kymmenet ihmiset talossa osaavat käyttää tehokkaasti. Tarkempi ehdotus löytyy Yhteistyötiloista sivulta Ehdotus Eurykleian toteuttamiseksi Terhossa ja sen toteutusesimerkki sivulta Esimerkki Terho-toteutuksesta.

Perustelut

Laskenta

Alla on peruskoodi tietojen hakemiseen Yhteistyötiloista ja joidenkin perusraporttien tuottaminen. Idea sinänsä on erittäin joustava, ja R:llä on helppo toteuttaa millaista raportointia tai seurantaa tahansa. Tiedot voidaan myös kytkeä Shinyyn, joka tehokkaana R-rajapintana auttaa tekemään monenlaisia kuvaajia talous- ja henkilöstötilanteesta.

Laske rahatilanne

Esimerkkiajo 27.11.2017 (kuvaaja ei välttämättä näy vyvi-verkossa)
Esimerkkiajo 29.1.2018 toiminnallisemmalla koodilla.

+ Näytä koodi - Piilota koodi

# This is code Op_fi5758/ on page [[Eurykleia]]

library(OpasnetUtils)
library(rvest)
library(reshape2)
library(ggplot2)
library(lubridate)

objects.latest("Op_fi5758", code_name="initiate") # Generic functions [[Eurykleia]]

################### Fetch all data tables

### YMAL specific data
tables <- html_table(read_html("https://terho.thl.fi/wiki01/x/3wMtCQ"))[[1]]
henkilot <- cbind(
  hae("Henkilöiden tiedot"), 
  read.csv("//cesium/jtue$/_Documents/ymalpalkat.csv")
)

### Demonstration data for Yhteistyötilat
#tables <- html_table(read_html("https://yhteistyotilat.fi/wiki08/x/UIesAg"))[[2]]
#henkilot <- hae("Henkilöiden tiedot")

henkilot <- aikajako(henkilot)

resurssit <- aikajako(hae("Henkilöresurssisuunnitelma"), "Htkk")
kulut <- hae("Kulusuunnitelma")
kulut$Aika <- jakso(kulut$Aika,1)

projektit <- hae("THL:n projektien tiedot")

projektit.loppu <- data.frame(
  projektit[c("Yksikko","Projekti")],
  Aika = jakso(projektit$Aika,2)
)
projektit.loppu <- aggregate(projektit.loppu["Aika"],by=projektit.loppu[c("Yksikko","Projekti")],FUN=max)

projektit <- aikajako(projektit, c("Summa", "YKE"))
projektit$HSK <- pros(projektit$HSK) 
projektit$YKH <- pros(projektit$YKH)
projektit$YKM <- pros(projektit$YKM)
projektit$Voitto <- pros(projektit$Voitto)
projektit$Teho <- pros(projektit$Teho)
projektit$Omarahoitus <- pros(projektit$Omarahoitus)

henkilot$Osuus <- pros(henkilot$Osuus) # This is not used anywhere in the code?!

palkat <- merge(
  merge(resurssit, henkilot), 
  projektit[!colnames(projektit) %in% c("Kuvaus","Summa")],
  all.x=TRUE # This has an effect if project does not exists or is used outside project period
)

yk.muut <- merge(kulut, projektit[!colnames(projektit) %in% c("Summa","Kuvaus")])
yk.muut$Summa <- yk.muut$Summa * yk.muut$YKM

kulut <- rbind(
  kulut,
  cbind(
    yk.muut[colnames(yk.muut) %in% setdiff(colnames(kulut),"Kululaji")],
    Kululaji = "Yleiskustannus"
  )
)

### Check for working hours

temp <- aggregate(palkat["Htkk"], by=palkat[c("Yksikko","Nimi","Aika")],FUN=sum)

ggplot(temp, aes(x=Aika, y=Htkk, colour=Nimi))+geom_line(size=2)+
  labs(title="YMALin henkilökuukausien sijoittuminen aikajanalle")

temp$Aika <- floor_date(temp$Aika, "year")
oprint(aggregate(temp["Htkk"],by=temp[c("Yksikko","Aika","Nimi")],FUN=mean))

### Calculate salary and other events

palkat <- palkanlaskenta(palkat)

colu <- c("Yksikko","Projekti","Aika","Kululaji","Summa")

tap <- rbind(
  palkat[colu], # Salaries and indirect salary costs
  kulut[colu], # Other costs
  cbind(projektit, Kululaji="Myöntö")[colu], # Project funding
  cbind(
    projektit[colnames(projektit)!="Summa"],
    Summa = -projektit$YKE, # Euro-based overhead
    Kululaji = "Yleiskustannus"
  )[colu]
)

voitto <- merge(
  tap[tap$Kululaji!="Myöntö",],
  projektit[colnames(projektit)!="Summa"]
)
tap <- rbind(
  tap,
  cbind(
    voitto[colu[-c(4,5)]],
    Kululaji = "Voittotuloutus",
    Summa = voitto$Summa * voitto$Voitto
  )
)

tap$Summa[is.na(tap$Summa)] <- 0 # This may hide problems with matching
tap <- aggregate(tap["Summa"], by = tap[colu[-5]], FUN=sum)

#tap <- tap[tap$Kuukausi >= alku & tap$Kuukausi <= loppu , ]

######## Calculate the final accounts (tilinpäätös)

tappio <- aggregate(tap["Summa"], by=tap[c("Yksikko","Projekti")], FUN=sum)
tappio <- tappio[tappio$Summa<0 & tappio$Projekti!="tubu",]

temp <- tap[tap$Kululaji %in% c("Palkat","Sivukulut","Yleiskustannus"),]
temp <-  aggregate(temp["Summa"], by=temp[c("Yksikko","Projekti")],FUN=sum)
temp2 <- tap[tap$Kululaji %in% c("Palkat"),]
temp2 <-  aggregate(temp2$Summa, by=temp2[c("Yksikko","Projekti")],FUN=sum)

tappio <- merge(
  projektit.loppu,
  merge(
    merge(tappio, temp, by=c("Yksikko","Projekti")),
    temp2
  )
)
# Deficit / total salary-related costs * total salary costs. This is the amount of
# salary that balances the budget when moved away from a project.
tappio$Palkka <- abs(tappio$Summa.x / tappio$Summa.y * tappio$x)
#tappio <- tappio[!colnames(tappio) %in% c("Summa.x","Summa.y","x")]
tappio$Summa <- abs(tappio$Summa.x)

tappio <- merge(
  tappio,
  aggregate(resurssit["Htkk"],by=resurssit[c("Yksikko","Projekti")],FUN=sum)
)
# Overspent pm = Overspent salary / (total salary/total pm)
tappio$Ylitys.htkk <- abs(tappio$Palkka / (tappio$x/tappio$Htkk))
cat("Projekteja ylitetty tällä htkk-määrällä\n")
tappio[c("Yksikko","Projekti","Ylitys.htkk")]

tap <- rbind(
  tap, #Previous events
  cbind( # Project deficits corrected from tubu
    tappio[c("Yksikko","Projekti","Aika","Summa")],
    Kululaji = "Tubusiirto"
  ),
  palkanlaskenta( # Project deficits moved to tubu as personnel costs
    merge(
      projektit[colnames(projektit)!="Summa"],
      cbind(
        Projekti = "tubu",
        tappio[c("Yksikko","Aika","Palkka")],
        Htkk = 1
      )
    )
  )[colu]
)

################### Project reporting

temp <- rbind(
  aggregate(tap["Summa"], by = tap[c("Projekti","Kululaji")], FUN = "sum"),
  cbind(
    aggregate(tap["Summa"], by = tap[c("Projekti")], FUN = "sum"),
    Kululaji = "Total"
  )
)
temp$Summa <- round(temp$Summa)
oprint(temp[order(temp$Projekti),])
oprint(sum(tap$Summa))

d <- rbind(
  aggregate(tap["Summa"], by = tap[c("Aika","Projekti","Yksikko")], FUN="sum"),
  cbind(
    aggregate(tap["Summa"], by = tap[c("Aika","Yksikko")], FUN="sum"),
    Projekti = "Total"
  )
)

d<-d[order(d$Projekti, d$Aika),] 
d<-cbind(d,
         Csum=unlist(tapply(d$Summa, INDEX=d["Projekti"], FUN=cumsum))
) 

d <- d[!d$Projekti %in% c("Batman","DWDSOME","Goherr","IM-Vesi","KaivosVV","Mineview","Tekaisu2017"),]
ggplot(d, aes(x=Aika, y=Csum, colour=Projekti))+geom_line(size=2)+
  labs(title="YMALin rahatilanteen kehitys projekteittain")

Initiate functions

+ Näytä koodi - Piilota koodi

# This is code Op_fi5758/initiate on page [[Eurykleia]]

library(OpasnetUtils)

############# Generic functions

### Fetches a table based on a topic
hae <- function(aihe) {
  aihe <- match(aihe, tables$Kuvaus)
  out <- html_table(read_html(tables$URL[aihe]))[[tables$Taulu[aihe]]]
  out$Yksikko <- tables$Yksikko[aihe]
  return(out)
}

#### Takes a string and separates start and end dates with 1 month precision
jakso <- function(
  obj, # obj is character vector with date range e.g. 1.1.2017-31.12.2017,
  al # al is 1 for beginning, 2 for end.
) { 
  obj <- gsub("–", "-", obj) # COnfluence has a habit of automatically changing these but some problem with gsub.
  floor_date(
    as.Date(
      unlist(lapply(strsplit(obj, "-"), function(x) x[[al]])),
      format="%d.%m.%Y"
    ),
    "month"
  )
}

#### Changes input from percentages to fractions
pros <- function(x) {
  if(!is.numeric(x)) x <- as.numeric(as.character(gsub("[ %]", "", x)))/100
  return(x)
}

#### Divides a repeating event to each month in the period
aikajako <- function(
  x, # data.frame to be divided
  divs = NULL # names of columns that are to be divided rather than copied
) {
  out <- data.frame()
  for(i in 1:nrow(x)) {
    k <- round(as.numeric(jakso(x$Aika[i],2) - jakso(x$Aika[i],1))/30.25)+1
    out <- rbind(
      out,
      data.frame(
        Aika = seq(jakso(x$Aika[i],1), by = "month", length = k),
        x[i,colnames(x)!="Aika"],
        k = k,
        row.names=NULL
      )
    )
  }
  if(!is.null(divs)) {
    for(i in divs) {
      out[[i]] <- out[[i]]/out$k
    }
  }
  out$k <- NULL
  return(out)
}

### Calculates the salaries for each period
palkanlaskenta <- function(x) {
  x$Palkat <- x$Htkk * x$Palkka
  x$Sivukulut <- x$Palkat * x$HSK
  x$Yleiskustannus <- (x$Palkat + x$Sivukulut) * x$YKH
  out <- melt(
    x, 
    measure.vars = c("Palkat","Sivukulut","Yleiskustannus"), 
    variable.name = "Kululaji", 
    value.name="Summa"
  )
  out$Summa <- -out$Summa
  return(out)
}

rm(wiki_username)
objects.store(list=ls())
cat("Objects", ls(), "stored.\n")

Kommentteja vaatimusmäärittelyyn

Tunnisteet viittaavat Eurykleian vaatimusmäärittelyn versioon 8.12.2017 toiminnallisten vaatimusten osalta [1].

Vaatimukset YL01-YL27, VU01-VU16, TA01-TA09 yleensä ottaen muutkin ovat sellaisia, jotka on mahdollista rakentaa ja muokata halutulla tavalla, koska Terho-järjestelmä on tietorakenteeltaan niin joustava. Tätä ratkaisua on kuvattu Yhteistyötiloissa sivuilla Ehdotus Eurykleian toteuttamiseksi Terhossa sekä Esimerkki Terho-toteutuksesta.
YL12: suoritemäärää voi seurata, jos tieto syötetään määrinä ja yksikkökustannuksina eikä suoraan euroina. Toteutus vaatii oman taulukon muttei ole vaikea.
VU03, VU05: Budjettijako voidaan toteuttaa tapahtumina, joiden kustannuslaji on esim. "Budjettimyöntö". Nämä tapahtumat voidaan hallinnoida keskitetysti yhdestä tai hajautetusti useammasta taulusta, koska laskennallisesti kaikki taulut ovat yhtä ja samaa ja tiedot siitä periytyvät kaikkiin organisaation osiin kokonaislaskennan kautta. Osastolle jaettu budjettimyöntö on osastolle negatiivista, kun se jaetaan edelleen yksiköihin.
VV01-VV03: Jos tarvitaan useampia vaihtoehtoisia budjetteja, Tätä varten tarvitaan oma sarake johon määritellään skenaarion (version) nimi. Jos nimeä ei mainita tai sarake puuttuu, kyseinen tapahtuma toteutuu kaikissa skenaarioissa.
PR02: Budjettien täsmäämiseen on käytössä tasaustyökalu, joka kertoo paljonko kutakin yhtä kustannuslajia pitäisi tarkasteltavalla tasolla ja aikaikkunassa lisätä, jotta budjetti menisi nollille. Näin pystytään yhdellä silmäyksellä näkemään, paljonko on yli- tai alijäämää odotettavissa ja millä tavalla se saataisiin tasattua eri kustannuslajien menoja muuttamalla. Järjestelmä on joustava, koska se voidaan laskea mille tahansa tarkasteluun otetulle tilanteelle.
PR09: Perustuu Terhon omaan versiohistorian toiminnallisuuteen.
TA10-TA13, HE21: Rivitason tapahtumat ovat suojatulla serverillä, ja sen tekninen toteutus on tällä hetkellä epäselvä. Ne joilla on pääsy suoraan tälle serverille on myös mahdollisuus tarkastella rivitason tapahtumia. Tänne voidaan rakentaan halutut toiminnallisuudet. Yleisessä käyttöliittymässä voitaisiin tuottaa linkki, jolla haetaan halutut rivitason tiedot (ja joka toimii vain jos henkilöllä on oikeudet). Voi olla, että tämä olisi helpompaa toteuttaa suoraan Kiekussa.
HE01-HE04: Tarkoitus on Eurykleiassa käyttää vain henkilön nimeä tunnisteena, ja palkka- ym. tiedot nousevat laskentaan suojatusta tiedostosta ja summataan, jolloin henkilöiden palkat eivät järjestelmässä sellaisenaan näy. Sen sijaan HE15:n mukaiset tiedot eli esim. työsuhteiden kestot ja sijoitukset eri projekteille näkyvät kaikille (ellei yksikkö suojaa omaa budjetointisivuaan).
HE13: Vaatimusmäärittelyssä jää epäselväksi, millaista luokittelua tässä ajatellaan ja pitääkö olla viisi erillistä kenttää jossa on etukäteen määrätyt vaihtoehdot. Ehdotan sen sijaan, että on yksi sarake Luokittelut, johon voi kirjoittaa useita vapaamuotoisia luokitteluja esim. pilkulla erotettuna.
KA01-KA06: Järjestelmä rakennetaan kaksitasoiseksi: suunnittelutiedot, menot, tulot ja henkilöiden nimet ovat lähtökohtaisesti kaikkien nähtävissä. Palkkatiedot, hetut, vaativuusluokat ja suoriutumispisteet sen sijaan eivät. Tällä hetkellä on epäselvää, onko noihin salaisiin tietoihin lainkaan tarpeellista päästä tämän järjestelmän kautta, vai katsellaanko ja hallinnoidaanko niitä suoraan siellä missä ne ovat (eli HOT:ssa?).
HA01-HA13 sekä TI01-TI10: hankintatiedot ja tilatiedot tarvitsevat kokonaan omat taulunsa ja laskentakoodinsa. Tämä ei ole sinänsä ongelmallista, mutta ei liene myöskään välttämätöntä toteuttaa niitä ensi vaiheessa (ja kakkoskategoriaan ne on merkittykin).
LI01-LI27: Rajapintaliittymät ovat lähinnä kiinni niistä järjestelmistä, joista tietoa ollaan tuomassa. Tässä suunnitelmassa oletetaan, että tietoja tuodaan eräajoina eikä reaaliaikaiseen rajapintaan pyritä. Monien tietojen osalta riittää, että tiedot tuodaan tähän järjestelmään kerran viikossa. Yksinkertaisin versio on sellainen, että joku riittävillä oikeuksilla varustettu henkilö tekee haun esim. Kiekuun ja tallentaa rivitason tiedot suojatulle serverille CSV-tiedostona, jota Eurykleia puolestaan ne lukee. Hienompiakin tapoja voi kehitellä, mutta rutiinitoimenpiteenä tässä ei pitäisi mennä paria minuuttia kauempaa ja siksi kovin massiivisia järjestelmiä tuon pienen työn säästämiseksi ei kannata rakentaa.
LI07: Tarvittava kääntötaulukko voidaan ylläpitää Terhossa.

Katso myös