Valtioneuvoston periaatepäätös valtion pysyvien toimintamenosäästöjen aikaansaamisesta

VALTIOVARAINMINISTERIÖ Liite 1

VALTIONEUVOSTON PERIAATEPÄÄTÖS VALTION PYSYVIEN TOIMINTAMENOSÄÄSTÖJEN JA MUIDEN VUODEN 2010 ERILLISTEN TOIMINTAMENOSÄÄSTÖJEN AIKAANSAAMISESTA 4.2.2010

Valtio on viime vuosina kehittänyt yhteisiä tuki-ja palvelutoimintoja sekä investoinut niiden kehittämiseksi laajoihin tietojärjestelmiin. Kehittämistyö on monilta osin vielä kesken tai valmisteluvaiheessa.

Ministeriöt, virastot ja laitokset ovat ottaneet käyttöön uusia toimintatapoja, mikä on näkynyt toiminnan tehostumisena ja valtiotasolla saavutettuina säästöinä. Kokonaisvaltainen käyttöönotto on vielä kesken, mihin on osaltaan vaikuttanut toimivallan hajanaisuus. Tehtyjä kehittämisinvestointeja täysimääräisesti hyödyntämällä virastojen ja laitosten toiminta on kehitettävissä edelleen siten, että toimintamenoihin saadaan pysyviä säästöjä. Toiminnan uudistuksilla on mahdollista myös parantaa kansalaisille tuotettavien palvelujen vaikuttavuutta. Palvelujen ja prosessien kehittämisen tulee johtaa mahdollisimman hyvään taloudelliseen ja yhteiskunnalliseen kokonaistulokseen.

Valtion suurin vuotuinen kulutusmenojen alue on ollut työvoimakustannukset (49 % v. 2008 eli n. 5,8 miljardia euroa). Työvoimakustannuksista palkkojen osuus on ollut n. 4,7 miljardia euroa ja muiden välillisten työvoimakustannusten osuus n. 100 milj. euroa. Eläkkeet ovat olleet n. 3,4 miljardia euroa ja muut kulutusmenot n. 1,3 miljardia euroa. Valtionhallinnon tavara-ja palveluhankinnat ovat vuodessa n. 3,0 miljardia euroa ja toimitilavuokrat n. 0,9 miljardia euroa. Ministeriöt, virastot ja laitokset voivat myös omilla toimenpiteillään aikaansaada lyhyen ja pitkän aikavälin pysyviä toimintamenosäästöjä ja toteuttaa aktiivisesti omaehtoisia talouttaan tasapainottavia toimenpiteitä kokonaistoimintansa turvaamiseksi. Tarkastelemalla kriittisesti mm. tarvikkeiden ja palveluiden hankintamääriä, matkustusmääriä ja -käytäntöjä, viestintä-ja kokouskäytäntöjä, energian käyttöä, koulutus- ja seminaarikäytäntöjä sekä asiantuntijapalveluiden käyttöä on mahdollista toteuttaa vuodelle 2010 kohdentuvia välittömiä säästötoimenpiteitä. Toimenpiteiden vaikuttavuutta tulee myös seurata.

Tässä periaatepäätöksessä linjataan joitakin yhteisten palveluiden tuottamiseen liittyviä periaatteita ja toimintatapoja sekä annetaan virastoille ja laitoksille keinoja selvitä valtion kiristyvässä taloudellisessa tilanteessa. Hallinnon ja palveluiden digitalisoinnin konserniohjauksen periaatteiden osalta on valtiovarainministeriössä käynnissä erillinen valmistelutyö, josta linjauksia on odotettavissa kevään aikana.

Tämän periaatepäätöksen toimenpiteiden toteuttamisella mahdollistetaan valtionhallinnossa 30 milj. euron pysyvät toimintamenosäästöt vuodelle 2010. Periaatepäätöksen pidemmän aikavälin kehittämistoimenpiteet mahdollistavat lisäksi kymmenien miljoonien eurojen vuotuiset lisäsäästöt vuosina 2011 -2014.

Ministeriöiden, virastojen ja laitosten tulee omassa toiminnassaan sekä virastojen ja laitosten tulosohjauksessa panna toimeen tämän periaatepäätöksen linjaukset.

Edellä todetuista yleisistä lähtökohdista valtioneuvosto on tänään, asian oltua valtioneuvoston raha-asiainvaliokunnan käsiteltävänä, päättänyt tehdä seuraavan pysyvien toimintamenosäästöjen aikaansaamiseksi koskevan periaatepäätöksen.

Valtion yhteisten palvelujen tehostaminen

Valtiolla on useita koko valtionhallinnolle konsernipalveluja tarjoavia ja kehittäviä yksiköitä. Näiden yksiköiden tehtävänä on mm. saada aikaan tuottavuushyötyjä ja säästöjä valtionhallinnossa sekä kehittää toimialueensa toimintaprosesseja ja palvelutuotantoa yhteistyössä ministeriöiden, virastojen ja laitosten kanssa.

Valtionhallinnolle konsernipalveluja tuottavat organisaatiot:

Organisaatio Palvelurooli hallinnossa Tehostamisalue hallinnossa Alueen arvioitu kokonaissäästöpotentiaali (%) Palvelun hinnoitteluperiaate (Periaatteita on selostettu tarkemmin myöhemmin tässä päätöksessä) Hansel Oy Valtion keskitetyt hankinnat ja puitesopimuskilpailutukset, hankintaosaaminen, sopimushallinta ja konsernipalveluorganisaatioiden kanssa tehtävä hankintayhteistyö Valtion hankintatoimi 15 -20 % 2 HAUS kehittämiskeskus Oy Hallinnon koulutuspalvelut ja hallinnon kehittäminen Valtion henkilöstöhallinto 15 % 1 Senaattikiinteistöt Valtion kiinteistöjen keskitetty omistaminen, toimitilojen tarjoaminen, toimitilapalvelut ja kiinteistöjen omistajatehtävät Valtion tilahallinto 15 % 1 Valtiokonttori Valtion rahoitushuolto, velanhoito, antolainojen ja korkotukien hoito, takausten hoito, maksuvapautusasiat, eläkkeiden hoito ja maksatukset, valtiolle tulevat perinnöt, erilaiset vahingonkorvaukset, työkyvyn ylläpito, keskuskirjanpito ja muu konsernin tietotuotanto, maksuliike ja muu talous-ja henkilöstöhallinnon prosessien ohjaus Valtion IT-palvelukeskus (VIP): valtion yhteiset IT- palvelut ja järjestelmät, toimittajahallinta Valtion henkilöstöpalvelut yksikkö: henkilöstömuutoksen ja -suunnittelun tuki hallinnossa Konsernipalvelut, hallinnon prosessit ja yhteiset IT- järjestelmät, valtion tietohallinto, valtion talous-ja henkilöstöhallinto 15 -20 % 2, 3 Palkeet Valtion talous-ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuspalvelut Valtion talous-ja henkilöstöhallintopalvelut 15 -20 % 2

Yleisenä tavoitteena on, että vertailukelpoisella laatu-ja tuotetasolla valtion sisäiset palvelukeskukset, osakeyhtiöt ja liikelaitokset tuottavat palveluja edullisemmin kuin vastaavat markkinatoimijat. Lisäksi tavoitteena on, että virastojen ja laitosten tarve resursoida näihin palveluihin ja toimintoihin vähenee tavoitellusti ja palvelujen tasalaatuisuus koko ketjun osalta varmistuu. Prosessien tehokkuudessa arviointitaso on koko valtionhallinto.

Valtiovarainministeriön vastuulla on, että valtion konsernipalveluiden tuottajien kustannustehokkuutta kehitetään siten, että yhteiset palvelut takaavat valtiokonsernille selkeän tuottavuuden nousun ja kustannussäästöt. Valtiovarainministeriö seuraa palvelujen kustannuksien ja laatutason kehitystä sekä vertaa niitä mahdollisuuksien mukaan vastaaviin markkinoilta ostettuihin palveluihin.

Ministeriön vastuulla on huolehtia uudistusten toteuttamiseen tähtäävien prosessien ja muutosten toimeenpano hallinnonalallaan.

Valtion yhteisiä palveluita tuottavien yksiköiden toiminta on järjestetty tai sitä ollaan järjestämässä asiakasmaksuilla rahoitettavaksi. Palvelujen maksullisuus on tärkeää valtion sisäisessä toiminnassa silloin kun maksuilla on tarve ohjata palvelujen kysyntää, kuten toimitilojen ja virastolle varattavien tietojärjestelmien käyttölisenssien määrää jne. Maksullisuus palvelee myös kustannusten oikeaa aiheuttamisperiaatteen mukaista kohdistamista.

Maksullisten palveluiden hinnoittelussa huomioidaan palveluntuottajan toimintaympäristön luonne. Palveluiden maksullisessa tuottamisessa on eriteltävissä neljä erilaista toimintaympäristöä ja hinnoitteluperiaatetta:

1. Palveluntuottaja toimii sisäisten palveluiden tuottajana mutta on lähellä markkinoita ja sitä on mahdollista verrata markkinatoimijoihin. Sen palvelut ovat markkinapalveluita ja virastot ja laitokset voivat vapaasti päättää, mistä palvelu hankitaan. Tällöin palveluntuottaja hinnoittelee palvelunsa vapaasti liiketaloudellisin periaattein.

2. Palveluntuottaja toimii sisäisten palveluiden tuottajana yksinoikeudella tai olosuhteissa, jotka antavat sille ainakin osittaisen yksinoikeuden. Virastot ja laitokset ovat joko lainsäädännön perusteella tai esim. hallinnollisen ohjauksen tai tietojärjestelmäliitosten kautta velvoitettuja kokonaan tai osin hankkimaan palvelutuottajan palvelua. Tällöin palveluntuottaja hinnoittelee palvelunsa omakustannusperiaatteen mukaisesti.

3. Sellaisia palveluja, joiden kysynnän määrään yksittäinen virasto tai laitos ei voi vaikuttaa, ei ole valtion sisällä tarpeen tuottaa maksullisena. Tällaisia yhteisiä palveluja ovat erilaiset lakisääteiset tehtävät kuten esimerkiksi valtion velanhoito, rahoitushuolto ja keskuskirjanpito.

4. Palveluntuottajan maksullinen palvelu on uusi, ja käyttöönottoon voidaan liittää valtiokonsernin tuki mm. käyttöönoton nopeuttamiseksi ja palvelun alkuvaiheen maksujen suuruuden tasapuolistamiseksi.

Palveluja tarjoavien yksiköiden johdon vastuulla on kehittää organisaatiota ja sen toimintaa siten, että yksikkö toimii tehokkaasti ja hallinnon tuottavuutta edistäen sekä siten, että asiakkaiden hinnoittelu on läpinäkyvää ja palvelut toteutuvat tavoiteltujen laatu-ja muiden vaatimusten mukaisesti.

Valtiovarainministeriö organisoi konsernipalveluita tuottavien palveluntuottajien hinnoittelun ja laadun seurannan.

Valtiokonsernin palveluntuottajien lisäksi joillakin hallinnonaloilla toimii tietohallinnon palvelukeskuksia ja palveluyrityksiä, jotka tarjoavat palveluja omalle hallinnonalalleen ja mahdollisesti myös hallinnonalansa ulkopuolelle. Edellä mainittuja periaatteita noudatetaan myös tällaisten palvelutuottajien kohdalla.

2 Konsernipalveluiden käytön voimakas lisääminen koko valtionhallinnossa

2.1 Yhteishankintasopimusten käytön lisääminen ja hankintatoimen tehostaminen

2.1.1 Hansel Oy:n sopimusten käytön ja yhteishankintojen määrän lisääminen

Valtion hankintatoimea uudistettiin 2000-luvun alkupuolella. Tavara-ja palveluhankinnoissa hankintojen kilpailuttamista keskitettiin valtion yhteishankintayksikkönä toimivalle Hansel Oy:lle. Yhteishankintojen volyymi on kasvanut viime vuosina voimakkaasti, minkä seurauksena on saavutettu merkittäviä säästöjä hankintaprosessin kustannuksissa ja hankintojen hintatasossa. Palveluiden käytön lisääntyessä yhteishankintayksikön omakustannushinnoitteluun perustuvaa palvelumaksua on laskettu.

Valtion hankinnoista runsas 1 miljardi euroa on luonteeltaan yhteishankintaan soveltuvia. Hansel Oy:n puitejärjestelyillä tehdyt yhteishankinnat ovat vuonna 2009 arviolta 530 milj. euroa, joten yhteishankintaan soveltuvasta potentiaalista on saavutettu runsas puolet. Keskitetyn hankintamallin käyttö tuo tutkimusten mukaan säästöjä noin 15 -20 % hankintakustannuksista hajautettuun malliin verrattuna. Yhteishankintoja lisäämällä noin miljardiin euroon voidaan jo saavutetun arviolta noin 110 milj. euron vuotuisen säästön lisäksi mahdollistaa ministeriöille, virastoille ja laitoksille lisäsäästöjä vielä yhteensä 70 -100 milj. euroa vuosittain.

Yhteishankintojen tavoitetasoksi vuodelle 2010 asetetaan 600 milj. euroa, mikä mahdollistaa 20 milj. euron lisäsäästöt valtionhallinnolle vuonna 2010. Yhteishankintojen tavoitetaso vuodelle 2011 on 660 milj. euroa ja 710 milj. euroa vuodelle 2012.

Ministeriöiden, virastojen ja laitosten tulee käydä 30.6.2010 mennessä läpi yhteishankintasopimusten lisähyödyntämisen mahdollisuudet hankinnoissaan ja ryhtyä sen pohjalta välittömiin hankintatoimensa ohjaus-ja muihin toimenpiteisiin yhteishankintasopimusten käyttöasteiden nostamiseksi.

Hansel Oy selvittää 30.6.2010 mennessä yhteistyössä asiakkaidensa kanssa keskitettyjen puitejärjestelyiden uusia kohdealueita ja säästömahdollisuuksia sekä raportoi havainnot valtiovarainministeriölle.

Valtiovarainministeriö ohjaa hankintoja vuoden 2010 aikana tarvittaessa keskitetysti kilpailutettujen puitesopimusten kautta toteutettavaksi talousarviolain 22 a §:n antamin toimivaltuuksin.

2.1.2 Valtion hankintatoimen kehittäminen ja tehostaminen

Valtion hankintastrategia uudistettiin vuonna 2009. Hankintastrategian toimeenpanoohjelma sisältää useita kehittämistoimenpiteitä ministeriöiden, virastojen ja laitosten hankintatoimen johtamisen sekä hankinnan suunnittelun, toteutuksen ja tilaamisen tehostamiseksi. Osaava ja yhteistyökykyinen hankintatoimi mahdollistaa säästöjen toteutusta myös niissä hankinnoissa, joita toteutetaan yhteishankintojen ulkopuolella. Hyvin johdettu ja organisoitu, toimintaan integroitu ja selkeästi vastuutettu hankintatoimi ei välttämättä edellytä lisäresursseja, mutta parantaa mm. hankintojen hallinnointia, oikea-aikaista toteuttamista, toimittajaohjausta ja lopputuloksen laatua hankintayksiköissä. Yhteishankintasopimusten kanssa päällekkäisiä sopimuksia karsimalla helpotetaan mm. sähköiseen tilaustenhallintaan siirtymistä valtionhallinnossa.

Valtion konsernipalveluiden tuottajien toimintatapoja voidaan kehittää siten, että ne toimivat hankinnoissa osaamisalueensa palveluiden kokoajina (palveluintegraattoreina). Palveluintegraattorit suunnittelevat ja ohjaavat hankittavien palveluiden kehittämistä integrointialueellaan ja toimivat hankinnassa tiiviissä yhteistyössä Hansel Oy:n kanssa. Päällekkäisyyksien välttämiseksi palveluiden kokoamisessa käytetään keskitetysti kilpailutettuja puitejärjestelyjä, kun se on mahdollista.

Ministeriöiden, virastojen ja laitosten tulee käynnistää vuoden 2010 aikana tarvittavat toimenpiteet hankintojen organisoinnin ja ohjauksen tehostamiseksi sekä nimetä toimelle vastuutaho organisaatiossaan.

Valtiovarainministeriön johdolla konsernipalveluiden tuottajat organisoidaan toimimaan hankinnoissa osaamisalueensa palveluintegraattoreina vuoden 2010 aikana.

Valtiokonttorin 26.10.2009 antaman ohjeen mukaisesti valtiolla tulee siirtyä täysin sähköiseen ostolaskujen välitykseen ja vastaanottoon 1.1.2010 alkaen. Myös myyntilaskujen sähköistämistä tulee lisätä nykyisestä tasosta. Verkkolaskun käyttöön siirtymisellä saavutetaan vajaan miljoonan euron säästöt vuonna 2010.

Ministeriöiden, virastojen ja laitosten tulee toteuttaa toimenpiteet, joilla ne vaativat tavara-ja palvelutoimittajiaan toimittamaan 1.1.2010 alkaen vain sähköisessä muodossa olevia laskuja (verkkolasku) ja ohjaavat kaikki ostolaskut välityspalveluiden kautta tuleviksi.

Valtion tilaustenhallinta sähköistetään. Tilaustenhallintajärjestelmä Tilha on tarkoitus ottaa käyttöön Valtiokonttorin valtiovarainministeriölle ehdottaman käyttöönottosuunnitelman pohjalta vuosina 2010 -2011. Lisäksi puolustushallinnossa on otettu käyttöön taloushallinnon tietojärjestelmään pohjautuva tilaustenhallintajärjestelmä. Tavoitteena on, että sähköinen tilaustenhallinta kattaa kaikki valtion virastot ja laitokset vuoden 2011 loppuun mennessä. Lisäksi tavoitteena on, että hankintayksiköt tekevät kaikki tavarahankintansa ja yli puolet palveluhankinnoistaan käyttöönottamansa sähköisen tilaustenhallinnan järjestelmän kautta vuoden 2011 loppuun mennessä.

Sähköisen tilaustenhallinnan käyttöönotto ja laskujen automaattinen täsmäyttäminen edellyttävät, että virastot ja laitokset uudistavat ja ottavat käyttöön tilaustenhallinnassaan järjestelmän tilausprosessia tukevan toimintamallin. Hansel Oy ja valtion hankintayksiköt ryhtyvät osaltaan toimenpiteisiin, että valtionhallinnon sopimustoimittajat mahdollistavat tuotteidensa tilaamisen tilaustenhallintajärjestelmästä vuoden 2011 loppuun mennessä. Sähköiseen toimintaprosessiin siirtymisellä saavutaan hallinnossa usean miljoonan euron vuotuiset säästöt.

Valtiokonttori valmistelee 30.4.2010 mennessä suunnitelman sähköisen tilaustenhallinnan järjestelmän käyttöönottamisesta ja hankintaprosessin tarvittavasta kehittämisestä yhteistyössä ministeriöiden kanssa.

Ministeriöt huolehtivat suunnitelman toimeenpanosta hallinnonalansa virastoissa ja laitoksissa sekä käynnistävät toimenpiteet hallinnonalansa tilausprosessin toimintamallin mukauttamiseksi siten, että sähköinen tilausten hallintajärjestelmä on käytössä vuoden 2011 loppuun mennessä.

2.2 Tilankäytön tehostaminen ja Senaatti-kiinteistöjen palveluiden käytön lisääminen

Meneillään oleva hallinnon voimakas uudistamisvaihe avaa mahdollisuuksia ja asettaa haasteita tilankäytön tehostamiselle jo lyhyellä aikavälillä. Uudistusten toimeenpanovaiheessa tehtävistä tilaratkaisuista riippuu, missä määrin tiloja ja tilakustannuksia voidaan jatkossa sopeuttaa henkilöstömäärien supistumiseen ja turvata osaltaan voimavaroja ministeriöiden, virastojen ja laitosten ydintoimintoihin.

Valtion toimitilastrategiassa on linjattu keinoja tilaratkaisujen tehostamiseksi. Tilatehokkuutta voidaan nostaa, kun toimistotyyppisen tilankäytön tehokkuutta lisätään nykyisestä n. 30 -35 m2/htv tasosta 25 m2/htv tasolle (n. 15 %:n tilatehokkuuden parantuminen). Tämä voidaan toteuttaa hyödyntämällä aiempaa joustavampia ja avoimempia tilankäyttöratkaisuja. Vältetään virastojen ja laitosten sijoittumista kalleimmille alueille, ja vain ministeriöt sijoittuvat Helsingin ydinkeskustaan valtioneuvoston yhteydenpitotarpeen ja kulttuurirakennusten käytössä pysymisen perusteella. Tilojen joustavuutta muutoksissa voidaan lisätä hyödyntämällä ministeriöissä, virastoissa ja laitoksissa aktiivisesti vuokrasopimusten voimassaoloaikana tapahtuneet tilankäytön muutokset yhteistyössä Senaatti-kiinteistöjen toimitilapalvelujen ja asiantuntijoiden kanssa.

Valtion tilavuokrakulut ovat n. 600 milj. euroa vuodessa. Senaatti-kiinteistöiltä vuokratun toimistotilan määrä on n. 2 milj. m2 ja erityistilan n. 4,6 milj. m2 (v. 2010 arvio). Tilankäytön tehostaminen mahdollistaa merkittäviä säästömahdollisuuksia. Vuokrasopimukset ovat yleensä pitkiä, joten säästöjen realisoituminen edellyttää tilankäytön ennakointia.

Valtion henkilöstön vähetessä ja toimitilakonseptien kehittyessä on mahdollista toteuttaa n. 15 %:n toimitilankäytön supistaminen ilman laajempia muutostoimia. Noin 5 m2/hlö parannus koko hallinnon toimitilatehokkuudessa johtaisi vuoden 2010 henkilöstömäärällä n. 425 000 m2:n tilatarpeen vähennykseen ja nykyhintatasolla 16 32 milj. euron vuosittaiseen laskennalliseen säästöön valtionhallinnossa. Pitkällä aikavälillä toimitilastrategiassa tavoiteltu kokonaistilatehokkuuden parantaminen mahdollistaa edelleen lisäsäästöjä.

Valtiolla on tarve lisätä aktiivista tilojen hallintaa. Tämän toteuttamiseksi ministeriöiden, virastojen ja laitosten tulee lisätä Senaatti-kiinteistöjen käyttöä organisaatioiden muutosprosessien toimitila-asiantuntijana. Erityisesti suurilla paikkakunnilla on valtion omia tiloja hyödyntäen mahdollista löytää tehokkaampia tilaratkaisuja myös vuokrasopimuskauden kestäessä, kun virastojen tarpeet ovat Senaatti-kiinteistöjen tiedossa. Valtion tilankäytön tehostamiseksi ja energian kulutuksen pienentämiseksi tilankäytön tehokkuutta ryhdytään seuraamaan yhdenmukaisella ja vertailukelpoisella tavalla.

Ministeriöt, virastot ja laitokset lisäävät aktiivista toimitilojen hallintaa organisaationsa muutostilanteissa vuoden 2010 aikana ja sen jälkeen. Niiden tulee hyödyntää Senaatti-kiinteistöjä toimitilaasiantuntijana.

Ministeriöiden, virastojen ja laitosten tilankäytön tehostamiseksi toimitilatiedot valtion omistamista kiinteistöistä ja muilta omistajilta vuokratuista tiloista kootaan yhteiseen tietojärjestelmään. Valtiovarainministeriö antaa ohjeistuksen yhdenmukaisista käytännöistä ja seurattavista mittareista huomioiden myös erityistilat. Ministeriöt, virastot ja laitokset sekä Senaatti-kiinteistöt sopivat vuoden 2010 aikana toimenpiteistä kaikkien tilatietojen siirtämiseksi Senaattikiinteistöjen olemassa oleviin tietojärjestelmiin ja tarvitsemiensa raportointipalvelujen käyttöönotosta. Alkuvaiheen tietojen siirtokustannuksia rahoitetaan keskitetysti. Senaatti-kiinteistöt vastaa järjestelmään vietyjen tietojen ylläpidosta ja tietovaraston hallinnasta.

Ministeriöiden toiminnat Helsingissä pyritään sijoittamaan lähekkäin, tilojen yhteiskäyttöä lisätään ja valtioneuvostokampuksen suunnittelua viedään eteenpäin ministeriöiden ja Senaattikiinteistöjen yhteistyönä.

Kaikissa tilojen korjaus-ja saneerausprojekteissa tulee ottaa huomioon energian käytön tehostamisen tavoitteista tehdyt linjaukset.

Toimitilojen energiatehokkuuden ja ympäristön kannalta kestävän toiminnan kehittämisessä suositellaan hyödynnettäväksi green office tai vastaavia ympäristösertifikaatteja.

2.3 Henkilöstöhallinnon yhteisten toimintatapojen hyödyntäminen

Suurena työnantajana valtio kehittää ja hyödyntää henkilöstöhallinnon yhteisiä käytännön toimintatapoja ja välineitä. Kehitettävänä oleva valtion talous-ja henkilöstöhallinnon yhteinen tietojärjestelmä (Kieku) vastaa osaltaan tähän tarpeeseen, mutta ennen sen käynnistymistä voidaan toimia seuraavasti:

Valtiovarainministeriö luo avoimien virkojen ja tehtävien yhteisilmoittelusta sanomalehdissä valtion uuden yhteisen toimintamallin 30.4.2010 mennessä. Mikäli oma lehti-ilmoittelu on tarpeen, ministeriöt, virastot ja laitokset siirtyvät samalla käyttämään lähinnä lyhennettyjä ilmoituksia.

Ministeriöiden, virastojen ja laitosten tulee edelleen kehittää rekrytointikäytäntöjään ja tehostaa valtionhallinnon sisäistä liikkuvuutta rekrytoinnissa. Erityisesti sähköisen Heli-järjestelmän tarjoamat mahdollisuudet tulee käydä läpi vuoden 2010 aikana ja palvelu tulee ottaa laajemmin käyttöön kullekin organisaatiolle sopivalla tavalla.

Ministeriöt, virastot ja laitokset vastaavat osaltaan siitä, että verkkopalkan käyttöönotto saatetaan loppuun vuoden 2010 aikana. Jatkossa kaikki valtion palkkalaskelmat toimitetaan mahdollisuuksien mukaan palkansaajalle sähköisessä muodossa. Valtiokonttori tukee verkkopalkan käyttöönoton loppuun viemistä.

HAUS kehittämiskeskus Oy muuttui 1.1.2010 lukien valtion sidosryhmäyksiköksi, joka tarjoaa palveluja pääasiassa valtionhallinnolle. HAUS Oy:n uusi asema osana valtion henkilöstöhallinnon konsernipalveluja mahdollistaa entistä tiiviimmän asiakasyhteistyön ja kumppanuussuhteen valtionhallinnon virastojen kanssa. HAUS Oy:n koulutus-ja kehittämispalvelujen laatua ja tehokkuutta verrataan edelleen vastaavien markkinakouluttajien koulutuksen laatu-ja kustannustasoon. Virastoilla säilyy edelleen mahdollisuus hankkia osaamisen kehittämispalveluita myös muualta.

Valtiovarainministeriö vastaa siitä, että HAUS Oy:n toimintaa sekä palvelusisältöä ja -valikoimaa kehitetään siten, että virastot ja laitokset voivat jatkossa hyödyntää palveluja laajemmin mm. sisäisen koulutuksensa korvaajana.

3 Muu yhteinen valtionhallinnon toiminnan tehostaminen ja toimintatapojen kehittäminen

3.1 Matkustusmäärien vähentäminen ja matkustamista korvaavien etäyhteyksien käytön lisääminen

Virkatyöhön liittyvän vuorovaikutuksen lisääntyminen on näkynyt matkustustarpeiden lisääntymisenä ja matkakustannusten jatkuvana kasvuna. Valtiovarainministeriö on käynnistänyt vuonna 2008 matkustusstrategian toimeenpanon yhteistyössä Valtiokonttorin kanssa. Tavoitteena on alentaa valtion matkustusmääriä, ja matkustuksesta aiheutuvia kustannuksia vuoden 2005 tasolle (vähennys vuoden 2008 tasosta n. 16 milj. euroa, 8 %) vuoden 2011 loppuun mennessä. Lisäksi sähköinen asiointi ja demokratia -ohjelman (SADe) yhtenä linjauksena on videoneuvotteluyhteyksien ja etäpalvelujen käytön edistäminen kotimaan matkustuksen korvaajana.

Tavoitteiden saavuttamiseen on mahdollista vaikuttaa edullisen matkustusvälineen valinnalla, delegaatiokokoja tarkastelemalla sekä puhelin-, video-ja muita etäyhteyksiä laajemmin hyödyntämällä. Ministeriöiden, virastojen ja laitosten tulee kehittää omia matkustuskäytäntöjään ja -kulttuuriaan sekä organisoida matkahallintoaan siten, että matkustuskustannusten alentamistavoitteet saavutetaan ja niiden saavuttamista seurataan.

Virkamatkoilla hyödynnetään edullisia etäyhteyksiä. Etäyhteyksissä suositaan paikallisia ilmaisia tai maksullisia langattomia verkkoja. Kukin organisaatio huolehtii siitä, että heidän käyttämänsä tietoturvaratkaisut mahdollistavat tämän. Valtiovarainministeriö vastaa yhdessä Valtion IT-palvelukeskuksen kanssa siitä, että toimintatapa on mahdollinen tulevissa yhteisissä palveluissa.

Ministeriöt, virastot ja laitokset vähentävät matkustuskustannuksiaan vuoden 2008 menotasosta 8 %:lla tarkastelemalla kriittisesti matkustusmääriä, delegaatiokokoja, matkustusvälineen valintoja ja matkustus-ja kokouskäytäntöjä sekä korvaamalla matkustustarvetta hyödyntämällä laajemmin puhelin-, video-ja muita etäyhteyksiä.

Ministeriöt raportoivat hallinnonalansa matkustuskustannusten ja matkamäärien kehityksestä ajanjaksolla 1/2009 -6/2010 elokuussa valtiovarainministeriölle vuoden 2011 talousarvion valmistelun yhteydessä.

Ministeriöt, virastot ja laitokset arvioivat hallinnonaloittain vuoden 2010 aikana puhelin-ja videoneuvottelulaitteistojen käytön ja tarpeen sekä toteuttavat toimenpiteet etäyhteyksien luomiseksi tai tehokkaammaksi hyödyntämiseksi vuoden 2011 loppuun mennessä keskeisten hallinnon yhteistyökumppaniensa kanssa. Etäyhteyksissä hyödynnetään valtion puitesopimuksia. Hansel Oy yhdessä valtiovarainministeriön kanssa vastaa tarvittavista laite-ja datainfran puitesopimuksiin liittyvistä järjestelyistä.

3.2 Tietojärjestelmien kehittämisellä tavoiteltavat kokonaissäästöt

Tietojärjestelmän hankintakustannus on noin 20 -30 % sen koko elinkaaren kustannuksista. Hankkeiden kustannuslaskelmat tulee laatia huolella, säästöt tulee arvioida realistisesti ja käyttöönotosta sekä sen vaatimista muutoksista tulee huolehtia. Erityistä huomiota on kiinnitettävä hallinnollisen taakan muutoksiin. Yhteentoimivuuden vaatimukset korostuvat ja organisaatioiden välinen tiedonsiirto lisääntyy, mikä edellyttää yhteisiä arkkitehtuureja eli yhteisiä menettelyjä ja standardeja. Ennen uuden hankkeen käynnistämistä selvitetään olemassa olevat ratkaisut. Käytöntuen kustannuksia voidaan alentaa rakentamalla helppokäyttöisiä järjestelmiä ja vähentämällä käyttäjätunnuksien määrää kertakirjautumisella. Kevään 2010 aikana SADeohjelmassa valmistellaan lainsäädäntöä ja muita ohjauskeinoja konserniohjauksen tiivistämiseksi ja yhteentoimivuuden parantamiseksi.

Säästöjen aikaansaaminen edellyttää yleensä muutoksia myös prosesseihin ja toimintatapoihin. Prosessien yhtenäistäminen, yhtenäinen arkkitehtuuri, helppokäyttöiset järjestelmät ja yhteiset rajapinnat tuovat pitkällä tähtäimellä merkittäviä säästöjä sekä hankkeissa että toiminnassa. Esimerkiksi julkaisujärjestelmien yhtenäistämisen kautta säästö yhdelle virastolle olisi 100 000 -200 00 euroa elinkaarikustannuksista, mutta huomattavasti merkittävämmät säästöt on saavutettavissa toimintatapojen muutosten kautta.

Tietojärjestelmien kautta saatavia kustannussäästöjä toteutetaan seuraavin toimenpitein:

1. Valtiovarainministeriö ohjaa valtiotason arkkitehtuurin luomista ja ylläpitoa. Ministeriöt luovat ja pitävät yllä yhdessä hallinnonalansa virastojen kanssa hallinnonalansa arkkitehtuureja.

2. Virastojen tulisi pyrkiä yhteen puhelinliittymään henkilöä kohden. Suositeltava henkilökohtainen puhelin on matkapuhelin. Yhteiskäytössä kuten asiakaspalvelupisteissä voidaan käyttää muita puhelimia.

3. Valtionhallinnossa edetään kohti yhteistä verkkojulkaisun järjestelmäarkkitehtuuria ja ratkaisua sekä kohti yhteisiä toimintatapoja.

4. Asianhallintaa yhtenäistetään avaamalla olemassa oleviin järjestelmiin standardien mukaisia rajapintoja. Uusien järjestelmien hankinnassa etusijalla on VIP:n tarjoama ratkaisu (Valda).

5. Virastot liittyvät valtion yhteiseen tietoliikenneverkkoon ja turvallisuusviranomaiset omaan verkkoonsa.

6. Käyttäjätunnuksia vähennetään organisaatioiden sisäisillä ratkaisuilla ja hyödyntämällä valtion hallinnon yhteistä luottamusverkostoa (Virtu). Organisaation on oltava valmis liittymään siihen vuoden 2011 loppuun mennessä.

7. Tietojärjestelmien helppokäyttöisyyteen on kiinnitettävä huomiota myös henkilökunnan osalta.

8. Kustannushyötyanalyysi on laadittava ennen päätöksentekoa käyttäen hyväksi yleisesti hyväksyttyjä laskentamalleja, kuten investointilaskelmia ja hallinnollisen taakan vähentämistä. Ministeriöt, virastot ja laitokset vastaavat analyysin tekemisestä omissa hankkeissaan.

9. Ministeriöiden, virastojen ja laitosten uusien järjestelmähankkeiden aikataulut sovitetaan yhteisten palveluiden rakentamiseen.

Ministeriöt, virastot ja laitokset ottavat huomioon yhteiset arkkitehtuurilinjaukset, osallistuvat yhteisiin järjestelmiin ja hankkeisiin sekä huolehtivat tarpeellisista muutoksista prosesseihin ja toimintatapoihin saavuttaakseen pysyviä toimintamenosäästöjä tietojärjestelmien kehittämisellä. Ennen hankkeiden käynnistämistä tai nykyisen palvelun uudistamista tulee etsiä mahdollisuuksia yhteistyöhön ja yhteisten palveluiden käyttöön. Yhteisen palvelun kanssa saman aihepiirin hankkeita ei käynnistetä eikä nykyisiä palveluja uudisteta vuoden 2010 aikana kuin pakottavista syistä.

3.3 Painatuskustannusten alentaminen ja viestinnän tehokkuuden lisääminen

Hallinnonalojen painatuspalvelujen kustannukset olivat ilman yliopistoja vuonna 2008 n. 24 milj. euroa. Julkaisukustannuksiin voidaan vaikuttaa aktiivisella kilpailuttamisella ja siirtämällä paperijulkaisut kokonaan verkkojulkaisuiksi.

Julkaisujärjestelmiin sisällytetty sähköisten julkaisujen tilauspalvelu vähentää jakeluita ja helpottaa jakelulistojen ylläpitoa. Kun ministeriöt, virastot ja laitokset ottavat valtionhallinnon yhteisen verkkojulkaisun järjestelmäarkkitehtuurin sekä asianhallin- ta-ja asiointijärjestelmät käyttöön sitä mukaa kun niitä on tarjolla, vähenee julkaisujen painattamisen ja tulostamisen tarve ja kustannukset edelleen tulevina vuosina.

Toimintatapojen muutoksilla ja yhteishankinnan puitesopimusten laajalla käytöllä voidaan vähentää ministeriöiden, virastojen ja laitosten painatuskustannuksia 15 -20 % eli n. 1,5 -2 milj. euroa vuonna 2010 verrattuna vuoteen 2008.

Ministeriöt, virastot ja laitokset julkaisevat kaikki julkaisunsa verkossa. Tältä pohjalta ne arvioivat kriittisesti julkaisujen, esitteiden ja muun materiaalin painattamisen tarpeet sekä painotuotteiden jakeluiden ja ilmoittelun kustannus-hyötysuhteen.

Painatuspalveluiden ostamisessa tulee pääsääntöisesti käyttää Hansel Oy:n puitesopimuksia. Ministeriöt, virastot ja laitokset selvittävät vuoden 2010 aikana yhteishankinnan sopimuksen käytön toiminnassaan ja ryhtyvät tarpeellisiin toimenpiteisiin.

Ministeriöt käyttävät valtioneuvoston hankerekisteriä (HARE) täysipainoisesti.

4 Periaatepäätöksen seuranta

Periaatepäätöksen toteuttamista valmistellaan Valtiovarainministeriössä ja sitä seurataan osana valtion tilinpäätöskertomuksen v. 2010 ja v. 2011 liittyvää raportointia.