Avoin päätöksentekokäytäntö

Tämä sivu on tietokide alatyypiltään metodi. Sivutunniste: Op_fi3814
Moderaattori:Jouni (katso kaikki) Sivun edistymistä ei ole arvioitu. Arvostuksen määrää ei ole arvioitu (ks. peer review).
Lisää dataa

Tämän sivun sisältö oli ennen sivulla Tietoa hyödyntävä päätöksenteko, joten myös muokkaushistoria marraskuuhun 2013 asti löytyy sieltä. Aiheesta tehty Powerpoint-esitys löytyy sivulta Tiedosto:Avoin päätöksentekokäytäntö.ppt. Tämä sivu on suomennos varsinaisesta menetelmäsivusta op_en:Open policy practice.

Pääviesti

Kysymys: Mikä on avoin päätöksentekokäytäntö (jota aiemmin on kutsuttu myös nimellä Tekaisu-menetelmä)? Vastaus: Avoin päätöksentekokäytäntö tarkoittaa käytäntöjä, joiden avulla saadaan parempia päätöksiä kiinnittämällä tarkempaa huomiota tiedon käyttötarkoituksiin ja päätöksenteon tavoitteisiin päätöstä valmisteltaessa, asioista päätettäessä ja päätöksia toimeenpantaessa ja seurattaessa. Kun näitä käytäntöjä harjoitetaan järjestelmällisesti ja avoimesti, voidaan näiden käytäntöjen kuvauksesta puhua tehokkaasti ja laajasti tietoa hyödyntävänä päätöksentekomenetelmänä. Avointen päätösten valmistelun menetelmien avulla parannetaan päätöksenteon käytäntöjä (ei pelkästään työkaluja) sekä kansalaisten, kansalaisjärjestöjen ja muiden asiasta kiinnostuneiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia. Avoin päätöksentekokäytäntö on eräs tiedon hyödyntämistä edistävä päätöksentekomenetelmä, joka painottuu erityisesti päätösten valmistelun käytäntöihin. Siitä on parastaikaa tekeillä tarkempi kuvaus tällä sivulla. Sen keskeiset ideat ovat: päätöksenteossa tavoitellaan jaettua ymmärrystä päättäjien ja muiden toimijoiden kesken, siten että päätökseen liittyvät erilaiset näkemykset ja erityisesti tavoitteet ja perustelut ovat tiedossa ja että syyt erimielisyyksiin ymmärretään. Tämän tukemiseksi päätöksen tarkoitus ja tavoitteet julkistetaan ja koko päätösprosessi (päätösvalmistelu, päättäminen, toimeenpano ja vaikutusten seuranta) toteutetaan läpinäkyvästi tavoitteiden suhteen, päätösvalmistelussa asiantuntijat ja päättäjät sekä muut asianosaiset toimivat suorassa ja kiinteässä vuorovaikutuksessa tiedon tuottamisessa ja käyttämisessä päätöksenteon tarkoituksen ja tavoitteiden mukaisesti (toteutus), koko päätösprosessin ajan toimintaa evaluoidaan suhteessa julkilausuttuihin tarkoituksiin ja tavoitteisiin ja toimintaa suunnataan ja korjataan jatkuvasti tämän perusteella (seuranta ja ohjaus), avoin päätöksentekokäytäntö edellyttää perinteisten hallinnollisen osaamisen, asiantuntijuuden ja kansalaisvaikuttamisen lisäksi yhteenvetämisen taitoa. Päättäjän, asiantuntijan, kansalaisen tai muun päätösprosessiin osallistuvan ihmisen rooli on tuoda omat tietonsa ja näkemyksensä julki, ja menetelmä auttaa vastaamaan tähän kysymykseen: Mitä meidän yhteisönä pitäisi oppia siitä, mitä sinulla on kerrottavana?

Tällä sivulla kuvataan TEKAISU-hankkeessa, etenkin työpaketeissa TP1 (Päätöksenteon uudet mallit) ja TP 3 (terveysvaikutusarviointivalmiuden luominen), kehitetty avoin päätöksentekokäytäntö, joka pyrkii tehostamaan tiedon (asiantuntijatiedon, ns. paikallisen tiedon sekä mielipiteiden) hyödyntämistä päätöksenteossa. Ensisijainen huomio on ympäristö- ja terveysvaikutuksia koskevan tiedon hyödyntämisen parantaminen, mutta menetelmä osamenetelmineen soveltuu kaikenlaisen tiedon hyödyntämisen tehostamiseen.

Tällä sivulla esitetään pääasiassa menetelmän kokonaiskuvaa, oikeastaan lähestymistapaa päätösprosessien hallintaan. Yksittäisiä kokonaisuuteen kuuluvia menetelmiä on kuvattu myös Innokylän kehittämisympäristössä. Menetelmäkokonaisuutta on kuvattu myös sivulla Ympäristö- ja terveysvaikutuksia koskeva tieto kunnallisessa päätöksenteossa olevassa artikkelissa sekä sivulla heande:Effective knowledge-based policy - a pragmatic approach (suojattu artikkelikäsikirjoitus). Avoimen päätöksentekokäytännön tapauskohtaista soveltamista kunnallisen päätöksenteon tapaustutkimuksissa on tarkasteltu sivulla Tietoa hyödyntävän päätöksenteon kuntapilotti. Lisäksi seurannan ja ohjauksen osamenetelmien kokeilua todellisen päätöstapauksen analysoinnissa on kuvattu sivulla Puijon metsien käyttösuunnitelman päätöksenteko.

Tarkoitus, tavoitteet ja käyttökohde

Avoin päätöksentekokäytäntö on kehitetty ja tarkoitettu erityisesti ympäristö- terveysvaikutuksia koskevan tiedon hyödyntämisen parantamiseen kunnallisessa ja alueellisessa päätöksenteossa, esim. alueiden käytön suunnittelussa ja ympäristö-, vesi-, rakennus- ym. luvituksessa. Menetelmän pyrkimyksenä on kunnallisen päätöksenteon toimintatapojen kehittäminen sellaisiksi, että:

Kuva 1. Avoimessa päätöksentekokäytännössä päätöksentekoa tarkastellaan päätösvalmistelusta päätösten seurauksiin asti.

• päätökset ottavat paremmin huomioon olemassa ja saatavilla olevan tiedon sekä mielipiteet
• jäsennettyä tietoa ja mielipiteitä saadaan koostetuksi nopeasti ja tehokkaasti päätöksenteon tarpeiden mukaisesti
• päätökset tulevat paremmin toteutetuiksi käytännössä
• päätökset paremmin johtavat toivottuihin vaikutuksiin ja
• edellä mainittujen seikkojen toteutuminen on seurattavissa ja todennettavissa

Tämä edellyttää päätöksenteon tarkastelua tiedon hankinnasta aina seurauksiin asti (kuva 1).

Kuva 2. Avoimessa päätöksentekokäytännössä pyritään eri toimijoiden ja näkökulmien väliseen jaettuun ymmärrykseen ja sen mukaisten päätösten toteuttamiseen.

Tarkoituksena on siis aikaansaada/edesauttaa muutosta, joka lisää tiedon (ml. tutkimustiedon, ns. paikallisen tiedon ja mielipiteiden) kysyntää sekä siihen vastaavaa tiedon tarjontaa kunnallisessa päätöksenteossa.

Muutos koskee ensisijaisesti päätösten valmistelua, jonka idealisoidussa tilanteessa voitaisiin ajatella käsittävän kaiken muun paitsi itse päättämisen, jossa hyvän valmistelun pohjalta vain vahvistettaisiin valmistelun pohjalta esitetty päätosvaihtoehto. Tämä toki edellyttäisi, että päätöksentekijöiden näkemykset ja tiedot tulevat täysin huomioiduksi valmistelussa, päätöksentekijöiden julkilausutut tavoitteet ovat yhdenmukaiset heidän todellisten tavoitteidensa kanssa ja päätöksentekijät sitoutuvat noudattamaan (avoimen) valmisteluprosessin aikaansaamia suosituksia. Lisäksi päätösvalmistelun pitäisi kyetä perustellusti osoittamaan yhden vaihtoehdon olevan ylivertainen suhteessa muihin. Realistisempaa käytännössä lienee pyrkiä siihen, että hyvän päätösvalmistelun avulla voitaisiin perustellusti karsia huonot vaihtoehdot pois ja lopullinen päätös tehtäisiin jäljelle jääneistä vaihtoehdoista avoimen keskustelun ja läpinäkyvän perustelun pohjalta.

Muutos koskee lisäksi myös päätöksenteon (itse päätös, päätöksen tietoperusta, päätöksen toimeenpano & seuraukset) seurantaa ja ohjausta. Seurantaan ja ohjaukseen tarvitaan menetelmiä ja kriteereitä, jotka ohjaavat päätöksentekoa ja sen kehittämistä kohti yllämainittuja päämääriä. Kaikkiaan avoimen päätöksentekokäytännön pyrkimyksenä on edesauttaa eri toimijoiden ja näkökulmien välisen jaetun ymmärryksen syntymistä ja sen mukaisten päätösten toteutumista (kuva 2).

Avoimen päätöksentekokäytännön kokonaiskuva

Avoin päätöksentekokäytäntö eli ns. Tekaisu-menetelmä on kuvattu Yhteiskuntapolitiikka-lehden numerossa 1/2014. Menetelmässä on neljä osaa:

1. Työn tarkoitusena on tuottaa jaettu ymmärrys päätöstilanteesta eli ymmärrys mitä tiedetään, mitä ei tiedetä, mitä tavoitellaan ja mistä ollaan eri mieltä ja miksi. Päätöksiin liittyvien tavoitteiden julkistaminen ja päätösprosessin läpinäkyvyys tavoitteiden suhteen on erityisen tärkeää.
2. Tietoa avoimesti ja laajasti etsivä, vastaanottava ja hyödyntävä päätösten valmistelu (toteutus).
3. koko päätöksentekoprossin (valmistelusta seurauksiin) kattava, joskin päätösvalmisteluun painottuva, seuranta ja ohjaus (seuranta ja ohjaus)
4. Edellisten onnistuneen yhdistämisen edellyttämä ns. vuorovaikutuksellinen asiantuntijuus (Yhteenvetämisen taito)

Kuva 3. Avoimen päätökstentekokäytännön keskeiset osat (sininen), menetelmät (vihreä) ja niiden ajallinen sijoittuminen päätöksentekoprosessissa (keltainen). Keskellä ja kaiken työn kohteena on rakentaa jaettu ymmärrys päätöstilanteesta. Muut menetelmät ja käytännöt (punainen) ovat muistuttamassa, että päätöksenteon ja toimeenpanon osalta on tarkoitus toimia pääosin entiseen tapaan. Päätösvalmistelussakin monet hyvät nykykäytännöt jatkuvat, mutta avoimen päätöksentekokäytännön tuomat muutokset painottuvat juuri sinne.

Kuvassa 3 on esitetty yllä mainitut osat suhteessa päätöksenteon vaiheisiin sekä liittyvät, pääasiassa päätösvalmisteluun painottuvat, toteutuksen sekä seurannan ja ohjauksen osamenetelmät. Näitä tarkastellaan yksityiskohtaisemin alempana sekä Innokylän kehittämisympäristössä.

On tärkeää huomata, että avoimen päätöksentekokäytännön osamenetelmät kohdentuvat ensisijaisesti päätösvalmisteluun, eli tiedon hankintaan ja sen vuorovaikutukseen päättämisen kanssa. Avoimen päätöksentekokäytännön mukainen näkökulma sisältää kuitenkin Innokylä-hankkeessa kehitetyn ns. REA-menetelmän mukaisen kokonaisvaltainen tarkastelun päätösten valmistelusta niiden seurauksiin, aina päätöksenteon tavoitteisiin suhteuttaen. Avoimen päätöksentekokäytännön mukainen päätöksenteon hallinnan näkökulma voi siten sisältää muitakin menetelmiä esim. päätöksenteon, toimeenpanon tai vaikutusten toteutukseen tai seurantaan, vaikka niitä ei erityisesti menetelmän osina tarjottaisikaan.

Jaettu ymmärrys

Avoimessa päätöksentekokäytännössä ei ainoastaan yritetä saada aikaan jotakin päätöstä, eikä myöskään perusteltua suositusta päätökseksi. Työn ensisijaisena tavoitteena on tuottaa osallistujien kesken jaettu ymmärrys siitä, mikä tilanne on ja mitä siinä pitäisi tehdä. Jaetun ymmärryksen avulla voidaan tuottaa päätössuositus, jonka uskotaan johtavan päättäjän tavoittelemiin vaikutuksiin ja sen perusteella myös tehdä itse päätös. Mutta sen lisäksi ääneenlausuttuna tavoitteena on siis lisätä muidenkin osallistujien ymmärrystä tilanteesta kuin päättäjän ja auttaa heitä ymmärtämään, miksi juuri tämä päätös valittiin. Pyrkimyksenä ei kuitenkaan ole vakuutella kaikile, että päätös oli heidänkin kannaltaan paras ja heidän arvojensa mukainen. Tämän ymmärryksen lisäämisen kuitenkin uskotaan lisäävän päätöksen yhteiskunnallista hyväksyttävyyttä ja parantavan tulevien prosessien sujuvuutta.

Edellytyksenä jaetun ymmärryksen syntymiselle on päättäjien tavoitteiden tunnistaminen ja julkistaminen. Kun tavoitteet on määritelty ja kuvattu, voidaan päätöksentekoa ohjata niitä kohti. Ympäristöä ja terveyttä koskevassa yhteiskunnallisessa päätöksenteossa tavoitteet tulee myös esittää julkisesti, jolloin päätöksiä ja niiden valmistelun, teon ja toimeenpanon prosesseja voidaan seurata ja ohjata läpinäkyvästi päätösten valmistelusta ja niiden tietoperustasta aina päätösten ja niiden toimeenpanon seurauksiin asti.

Toteutus

Avoimessa päätöksentekokäytännössä päätösvalmistelu perustuu yhteistoiminnalliseen valmistelun kuuden periaatteen, tavoitteellisuus, syysuhteiden kuvaus, kritiikki, kohteellisuus, avoimuus ja uudelleenkäytettävyys toteuttamiseen. Toteutuksen apuvälineenä käytetään Opasnet-verkkotyötilaa ja sen ominaisuuksia, jotka ilmentävät yhteistoiminnallisen valmistelun periaatteita.

Tavoitteellisuus, eli valmistelun ja päätöksenteon ohjautuminen julkilausuttujen tavoitteiden mukaan. Tavoitteellisuuden mahdollistaa päättäjien tavoitteiden tunnistaminen ja julkilausuminen. Jotta päätösten valmistelu voisi olla vaikuttavaa, se tulee toteuttaa päätösten tavoitteiden mukaisia tiedon tarpeita vastaavasti ja päättäjät valmisteluprosessiin osallistavasti.

Yhteistoiminnallisen valmistelun tavoitteellisuus toteutetaan tunnistamalla päätöksenteon tavoitteiden pohjalta päätöksentekijöiden tiedon tarpeet ja muotoilemalla sen mukaiset kysymykset valmistelun osana tehtävien vaikutusarviointien ohjaamiseksi. Yhteistoiminnallisessa valmistelussa myös arviointikysymykset ja päätöksenteon tavoitteet ovat avoimen kritiikin ja keskustelun kohteina. Opasnetissä valmistelun tavoitteiden kuvaaminen tehdään määrittämällä vaikutusarvioinnin rajaus arvioinnin rakenteen mukaisesti. Yhteiskunnallista päätöksentekoa tukevissa vaikutusarvioinnissa järkevä kysymyksen asettelu on sellainen, että arvioinnissa tunnistetaan ja tarkastellaan erilaisia päätösvaihtoehtoja ja arvioidaan niihin liittyviä eri vaikutuksia.

Tavoitteiden tunnistaminen ja julkistaminen on periaatteessa varsin yksinkertainen toimenpide, ja on se avoimen päätöksentekokäytännön kannalta erittäin tärkeä edellytys. Selkeä tavoitteenasettelu voi olla joskus vaikeaa ja vaatia moneen hankalaan miksi-kysymykseen vastaamista. Kyse on ensisijaisesti päättäjien asennoitumisesta ja sitoutumisesta läpinäkyvään toimintaan yhteiskunnallisessa päätöksenteossa. Samalla läpinäkyvyys luo mahdollisuuksia asiantuntijoille, sidosryhmille ja kansalaisille päätöksentekoon vaikuttamiseen perustelluin väittein.

Syysuhteiden kuvaus, eli päätöksiin liittyvien todellisuuden ilmiöiden kuvaaminen syy-seuraussuhteiden avulla. Päätösvalmistelulla pyritään tukemaan päätösten tekemistä tarjoamalla tietoa siitä minkälaisia vaikutuksia eri pätösvaihtoehdoilla ennakoidaan olevan. Näin ollen päätösvalmistelussa, erityisesti siihen liityvässä asiantuntijatyössä, on ensisijaisen tärkeää tunnistaa ja määrittää päätösvaihtoehtoihin liittyviä syy-seuraussuhteita.

Syysuhteiden kuvaus määrittää sitä miten päätösvalmistelun osana tehtävät vaikutusarvioinnit jäsennetään. Arvioinneissa mielenkiinnon kohteena olevat ilmiöt ja niihin vaikuttavat tekijät, eli erilaiset ns. muuttujat, tulee määritellä ja kuvata verkostoina, joissa muuttujat ovat syy-seuraussuhteissa toisiinsa. Opasnetissä kunkin muuttujan riippuvuudet, eli siihen vaikuttavat toiset muuttujat, kuvataan osana muuttujan tietorakennetta (kts. op_en:Variable). Lisäksi kuhunkin arviointiin sisältyvät muuttujat on usein hyvä kuvata kyseisellä arviointisivulla esim. vaikutuskaavion avulla (kts. esim. Jatropan käyttö bioenergian lähteenä).

Kritiikki, eli pyrkimys perusteettoman tiedon sekä huonojen ideoiden ja päätösvaihtojen hylkäämiseen. Kritiikki on tieteellisen tiedon hankinnan perusperiaate, jota voi hyvin soveltaa myös käytännöllisiin tarpeisiin. Koska jonkin väitteen aukoton ja lopullinen todeksi osoittaminen on mahdotonta, on tehokkaampaa pyrkiä väitteiden vääräksi osoittamiseen ja siten mahdollisesti tosien väitteiden joukon pienentämiseen. Vastaavasti on tehokkaampaa tunnistaa ja karsia huonoja päätösvaihtoehtoja kuin pyrkiä yhden ylivertaisen vaihtoehdon löytämiseen. D↷

Yhteistoiminnallisessa valmistelussa kritiikin periaatetta toteutetaan siten, että kaikki väittämät ovat tosia kunnes toisin todistetaan. Väittämiä ja argumentteja tarkastellaan, eli joko hylätään tai hyväksytään toistaiseksi, kahden kriteerin, asiaankuuluvuuden (relevanssi) ja todenmukaisuuden (evidenssi), perusteella. Yhteistoiminnalliseen valmisteluun osallistuvilta edellytetään siten halukkuutta paitsi tuoda tietonsa julki, myös perustella ja puolustaa väittämiään. Numeerisen tietoaineiston osalta kritiikin periaate ohjaa epävarmuuden huomioimiseen ja numeeristen estimaattien esittämiseen todennäköisyysjakaumien avulla. Periaatteen mukaisesti jo pätemättömäksi osoitettujen väittämien uudelleen esittämistä ja toistamista ei tarvitse huomioida, jolloin yhteistoiminnallinen valmistelutyö ei jää jumiin keskustelupalsta-tyyppiseen kinasteluun vaan voi edetä uusien väittämien tarkastelun ja hylättyjen väittämien korjaamisen myötä.

Kohteellisuus, eli tiedon kerääminen ja välittäminen päätöksentekoon konkreettisten yhdessä tuottettujen vaikutusarviointien kautta. Valmistelun toteutus pitää tehdä asiaan, ei esim. henkilöihin, organisaatioihin tai prosesseihin, perustuen. Tavoitteiden ja niistä määrittyvien tiedon tarpeiden pohjalta tulee määrittää ja julkisesti kirjata valmistelua ohjaavat selkeät kysymykset (ja niihin liittyvät päätösvaihtoehdot). Eri toimijoiden välinen yhteistyö rakentuu ja jäsentyy valmistelukysymyksiin vastaamisen (ja päätösvaihtoehtojen vertailun) myötä.

Jotta yhteistoiminnallisessa valmistelussa tehtävä työ olisi tavoitteitaan palvelevaa, se ohjataan kohdentumaan asiaan siten, että siihen liittyvät tiedot kerätään ja jäsennetään kaikille yhteisessä paikassa. Näin asian jaettu kuvaus, Opasnetissä avoimesti nähtävissä ja muokattavissa oleva vaikutusarviointi, organisoi valmisteluun osallistuvan joukon tekemän työn tuottamaan päätöksenteon kannalta hyödyllistä ja sen tavoitteiden mukaan jäsentynyttä tietoa. Opasnetin tietorakenne, mm. wiki, tietokanta, laskentaominaisuudet, standardoidut oliotyypit ja niiden informaatiorakenteet, on suunniteltu edistämään kohteellista yhteistyötä monista eri näkökulmista asiaa tarkastelevien osallistujien, kuten päättäjien, asiantuntijoiden ja muiden asianosaisten, kesken.

Avoimuus, eli ettei ketään pidä sulkea valmistelun ulkopuolelle ilman erityistä painavaa syytä. Yhteiskunnallisessa päätöksenteossa, esim. ympäristöä ja terveyttä koskien, ei useinkaan voida tietää keillä yhteiskunnan jäsenillä voisi olla päätöksenteon kannalta arvokasta tietoa tai arvokkaita mielipiteitä. Näin ollen päätöksenteko ja päätösvalmistelu tulee järjestää siten, että kaikilla on lähtökohtaisesti mahdollisuus osallistua. Mikäli on välttämätöntä, voidaan joitain osallistujia sulkea pois, esim. vandalismin tms. vuoksi, mutta vain painavin ja julkisin perustein.

Yhteistoiminnallisessa valmistelussa ei lähtökohtaisesti ole tarpeen kieltää ketään jakamasta tietojaan ja mielipiteitään toisten valmisteluun osallistuvien kanssa, vaan kaikki väittämät, argumentit ja kannanotot ovat tervetulleita. Tämä asettaa kuitenkin haasteita osallistujajoukon kontribuutioiden kokoamiselle ja tarkastelulle. Edelliset periaatteet ja niiden toteutukset vastaavat osaan näistä haasteista, mutta tarvitaan myös sekä keinoja että työtä osallistujien kontribuutioiden saamiseksi, niiden välittämiseksi jaetun kuvauksen yhteyteen ja niiden jäsentämiseksi osaksi jaettua kuvausta. Opasnetissä osallistujat voivat suoraan muokata arviointeja tai niihin kuuluvia muuttujia, keskustella niiden sisällöstä keskustelusivuilla tai esittää näkemyksensä sivuilla olevien kommenttilaatikoidenn avulla. Lisäksi kontribuutiot voivat olla muita kirjallisia tai suullisia kannanottoja, jotka joku osallistujista välittää osaksi valmistelua. Tulivatpa osallistujien kontribuutiot millä hyvänsä tavalla, miltei aina on tarpeen, että niiden keräämiseksi, jäsentämiseksi ja jaettuun kuvaukseen sisällyttämiseksi tehdään erityistä yhteenvetämisen työtä. Yksi tapa tehdä yhteenvetämisen työtä Opasnetissä on jäsentää eri tahoilta saatuja väittämiä, argumentteja ja mielipiteitä keskusteluksi pragma-dialektisen argumentaation mukaan.

Uudelleenkäytettävyys, eli että päätösvalmistelun tiedot ja aineistot pyritään tarkoituksenmukaisesti tuottamaan siten, että ne ovat mahdollisimman hyödynnettävissä myös muissa päätöstilanteissa. Uudelleenkäytettävyys rakentuu mm. kohteellisuuden ja avoimuuden periaatteille, mutta asettaa niiden toteuttamiselle myös tiettyjä lisävaatimuksia.

Jotta vaikutusarvioinneissa ja päätösvalmistelussa muuten tuotettu tieto olisi mahdollisimman hyvin uudelleenkäytettävää, sen tulee rakentua modulaarisesti, eli että sen voi pilkkoa itsenäisiin, toisiin osiin uudelleen liitettäviin osiin. Lisäksi tiedon tulee tietysti olla saatavilla siellä missä ja milloin sitä satutaankaan tarvitsemaan. Opasnetissä muuttujat ovat avoimessa järjestelmässä kuvattuja itsenäisiä olioita, joten ne ovat helposti uudelleenkäytettäviä. Lisäksi Opasnetin olioissa toistuva kysymys-vastaus-perustelu -rakenne helpottaa muuttujien ja arviointien tulkintaa ja tuottamista, edistäen siten osaltaan uudelleenkäytettävyyttä.

Näiden periaatteiden mukaisella päätösten valmistelulla pyritään siihen, että päätökset olisivat mahdollisimman hyvin parhaaseen saatavilla olevaan tietoon perustuvia, perusteltuja ja yhteiskunnallisesti hyväksyttyjä. Ko. periaatteita toteuttaessaan avoin päätöksentekokäytäntö auttaa asiantuntijatiedon, ns. paikallisen tiedon ja mielipiteiden keräämisessä ja jäsentämisessä päätöksenteon tarpeita vastaavalla tavalla. Toteutus tuo siten yhteen

1. tietoa vastaanottavan päätösvalmistelun ja
2. tietoa tarjoavan tietotuen (esim. terveysvaikutusten arvioinnin muodossa)

Näin ollen avoimen päätöksentekokäytännön mukainen päätösvalmistelu yhdistää niin sanotut päätöksenteon teknisen ja polittisen ulottuvuuden, jotka yleensä pidetään erillään. Päätösvalmisteluprosessin edetessä nämä ulottuvuudet painottuvat eri tavoin eri vaiheissa. Valmisteluprosessin alussa, päätöksenteon tavoitteiden ja päättäjien tietotarpeiden tunnistamisessa, painopiste on usein enemmän mielipiteisiin ja arvoihin perustuvan ns. poliittisen diskurssin puolella. Kun ongelman ja arviointikysymyksen asettelu on selvinnyt, painopiste voi luontevasti siirtyä enemmän asiantuntijavetoisen ja tutkimustietoon pohjautuvan ns. teknisen analyysin puolelle. Analyysin antamien tulosten tulkinnassa ja käytössä taas painottuu mielipiteisiin ja arvoihin perustuva poliittinen diskurssi.

Seuranta ja ohjaus

Avoimen päätöksentekokäytännön keskeinen piirre on, että päätöksentekoa ja sen eri vaiheiden onnistumista seurataan jatkuvasti suhteessa julkilausuttuihin tavoitteisiin ja toimintaa ohjataan kohti päämääriä seurannan antaman informaation mukaisesti. Seurannan ja ohjauksen osamenetelmät tarkastelevat avoimen valmistelun periaatteiden toteutumista, eli toteutuksen onnistumista päätösvalmistelussa ja päätöksenteossa. Seurannan ja ohjauksen apuvälineenä käytetään Innokylän kehittämisympäristöä, josta löytyy myös seurannan ja ohjauksen menetelmien kuvaukset sekä ominaisuuksia niiden tapauskohtaiseen soveltamiseen.

Seurannan ja ohjauksen menetelmä on nimeltään Hyvän valmistelun ominaisuudet, jonka avulla määritetään päätösvalmistelun sisällön laatua, sovellettavuutta ja tehokkuutta. Määrittelyn apuna käytetään lisäksi kolmea menetelmää, joiden avulla luonnehditaan päätösvalmistelua ja päätöksentekoa eri näkökulmista ja kerätään tietoa niiden kattavuudesta, avoimuudesta ja hyväksyttävyydestä. Koska seuranta ja ohjaus on tarkoitettu jatkuvaksi ja toteutuksen rinnalla tapahtuvaksi, sen menetelmät ovat paitsi tapoja tarkastella toteutuneita päätösprosesseja valmisteluineen, myös kriteeristöjä päätösprosessien suunnitteluun.

Hyvän valmistelun ominaisuudet

Kategoria	Ominaisuus	Kuvaus ja kysymyksiä
Sisällön laatu	Tarkkuus	Tiedon täsmällisyys: Kuinka yksiselitteisesti valmistelu ohjaa päätöksen tekoa? Kuinka tarkasti päätösvaihtoehtojen vaikutukset on määritetty? Kuinka pieni on esitetty mahdollisten päätösvaihtoehtojen joukko?
	Harhattomuus	Vastauksen todenmukaisuus tai todenkaltaisuus: Kuinka lähellä vaikutusarviot ovat todellisia arvoja (jos tiedossa) tai vertailuarvoja? Kuinka hyvin vaikutusarvioinnin rajaus vastaa todellisuutta? Kuinka todenmukaisesti syy-seurausuhteet on vaikutusarvioinnissa määritetty?
	Sisäinen yhdenmukaisuus	Valmistelun vastausten sopivuus valmistelua ohjaaviin kysymyksiin: Vastavatko valmistelun tulokset esitettyihin kysymyksiin? Onko kaikki oleellinen otettu huomioon, onko jotain ylimääräistä?
Sovellettavuus	Merkityksellisyys	Valmistelun tulosten ja niiden käyttötarkoitusten vastaavuus: Kuinka hyvin valmistelun tulokset vastaavat päätöksenteon tiedon tarpeisiin? Onko valmistelukysymys oikea suhteessa tiedon tarpeeseen?
	Saatavuus	Valmistelun tulosten ja muun informaation saatavuus osallistujille: Onko tieto saatavilla siellä missä ja milloin sitä tarvitaan? Koska, missä, mitä informaatiota, miten ja kenelle on saatavilla?
	Käytettävyys	Valmistelun kyky synnyttää ymmärrystä osallistujissa, etenkin päättäjissä: Pystyvätkö osallistujat tulkitsemaan ja ymmärtämään valmistelun tulokset? Pystyvätkö osallistujat tulkitsemaan ja ymmärtämään valmistelun tulosten perustelut? Lisääntyykö osallistujien ymmärrys valmistelussa tarkastelluista asioista?
	Hyväksyttävyys	Valmistelun kyky tulla osallistujien, etenkin päättäjien, hyväksymäksi: Ovatko valmistelun tulokset osallistujien mielestä hyväksyttäviä? Ovatko valmistelun tulosten perustelut osallistujien mielestä hyväksyttäviä? Onko valmistelu toteutettu osallistujien mielestä hyväksyttävällä tavalla?
Tehokkuus	Sisäinen tehokkuus	Valmistelun vaatimat/käyttämät resurssit suhteessa tuloksiin: Kuinka paljon työtä (aikaa, rahaa, vaivaa, …) valmistelu vaatii/on vaatinut? Kuinka paljon hyötyä valmistelusta on/on ollut?
	Ulkoinen tehokkuus	Valmistelun tuottamat hyödyt muita päätöksiä varten: Kuinka paljon muissa päätöstapauksissa hyödynnettävää tietoa valmistelu tuottaa/tuotti? Kuinka paljon vähemmän resursseja tarvittaisiin toisen, samankaltaisen arvioinnin tekemiseen? Kuinka monessa eri tapauksessa valmistelun tuottamaa tietoa voitaisiin hyödyntää?

Kokonaisuudessaan hyvän valmistelun ominaisuuksien tarkastelu kuvaa valmistelun vaikuttavuutta, tai ainakin sen mahdollisuutta vaikuttaa päätöksentekoon. Menetelmää voi soveltaa eri tavoin, mutta sitä on onnistuneesti käytetty mm. siten, että osallistujia pyydetään evaluoimaan valmistelua, käytännössä vaikutusarviointia, kunkin ominaisuuden suhteen. Evaluointi tapahtuu numeroasteikolla (esim. 0-5, jossa 0 = ei evaluoitavissa ja 1 = huono, 5 = erinomainen) ja lisäksi annetaan (tarvittaessa) sanalliset perustelut valituille arvosanoille eri ominaisuuksien osalta. Koska valmistelun perusteltu evaluointi vaatii asian huolellista pohdintaa, sen tueksi voidaan käyttää alla esitettyjä menetelmiä valmistelun sisällön ja toteutuksen luonnehtimiseen.

Kattavuus

Menetelmässä tarkastellaan neljä valmistelun rajaukseen liittyvää tekijää, vaikutukset, syyt, asianosaiset ja käyttö, alla olevassa taulukossa esitetyn tapaan.

Kattavuuden osalta tarkasteltavat asiat ja selventävät kysymykset.

Tarkasteltava	Kysymyksiä	Esimerkkejä
Vaikutukset	Mitä vaikutuksia valmistelussa käsitellään? Mitkä vaikutukset ovat tärkeimpiä? Mitkä vaikutukset ovat oleellisia?	Ympäristö Terveys Talous Muu
Syyt	Mitä vaikutusten aiheuttajia valmistelussa käsittellään? Mitkä syyt ovat tärkeimpiä? Mitkä syyt ovat oleellisia?	Liikenne Teollisuus Asuminen Muu
Asianosaiset	Keillä on halu, vastuu ja/tai mahdollisuus selvittää asiaa? Keillä on halu, vastuu ja/tai mahdollisuus päättää asiasta? Keihin asiaa koskevat päätökset vaikuttavat?	Yhteiskunnalliset päättäjät Teollisuus, liike-elämä Asiantuntijat Kansalaiset Muut
Käyttö	Keiden käyttöön valmistelun tulokset on tarkoitettu? Ketkä tarvitsevat valmistelun tuloksia? Keille valmistelun tuloksista on hyötyä?	Yhteiskunnalliset päättäjät Teollisuus, liike-elämä Asiantuntijat Kansalaiset Muut

Avoimuus

Menetelmässä tarkastellaan viittä avoimuuden ulottuvuutta, Osallistumisen avoimuus, Tiedon avoimuus, Osallistumisen ajoitus, Osallistumisen kattavuus ja Osallistumisen vaikutus, alla olevassa taulukossa esitetyn tapaan.

Avoimuuden ulottuvuudet.

Tarkasteltava	Kysymys
Osallistumisen avoimuus	Ketkä saavat osallistua valmisteluun?
Tiedon avoimuus	Missä määrin valmistelun eri osallistujat pääsevät käsiksi asiaa koskevaan tietoon?
Osallistumisen ajoitus	Milloin eri osallistujilla on mahdollisuus osallistua valmisteluun?
Osallistumisen kattavuus	Mihin päätöksen tai sen valmistelun osa-alueisiin eri osallistujat voivat vaikuttaa?
Osallistumisen vaikutus	Kuinka paljon eri osallistujat voivat vaikuttaa valmistelun tuloksiin ja päätöksiin?

Hyväksyttävyys

Hyväksyttävyyttä voidaan tarkastella jaetun ymmärryksen testillä. Päätöstilanteessa voidaan sanoa jaetun ymmärryksen vallitsevan, kun jokainen päätöksentekoon tai sen valmisteluun osallistuva vastaa myöntävästi seuraaviin kysymyksiin:

Hyväksyttävyyden tarkastelu jaetun ymmärryksen testillä.

Kysymys	Keneltä kysytään
Onko kuvattu olennaiset tiedot asiasta?	Kaikki päätöksentekoon tai valmisteluun osallistuvat
Onko kuvattu olennaiset arvoarvostelmat?
Onko kuvattu päättäjän päätöskriteerit?
Onko kuvattu päättäjän päättely kriteereistä päätökseen?

Yhteenvetämisen taito

Yhteenvetämisen taito (jota joskus nimitetään myös vuorovaikutukselliseksi asiantuntijuudeksi), on tunnistettu erityiseksi osaamiseksi, jota avoimessa päätöksentekokäytännössä tarvitaan. Perinteinen alakohtainen asiantuntijuus, hallinnollinen osaaminen ja kansalaisvaikuttamisen taito eivät yksin eivätkä yhdessä vielä anna riittäviä valmiuksia tuomaan tavoitteita, tarpeita, tietoja ja mielipiteitä yhteen sillä tavalla, että parhaalla mahdollisella tavalla saataisiin aikaiseksi perusteltuja, hyviä ja hyvin toimeenpantuja yhteiskunnallisia päätöksia. Yhteenvetämisen taito on näin ollen usein rajoittavana tekijänä avoimen päätöksenteon onnistumiselle. Tämän vuoksi se on nostettu avoimessa päätöksentekokäytännössä erityisen huomion kohteeksi.

Yhteenvetämisen taito ei ole oma menetelmänsä vaan pikemminkin kyky, jota tarvitaan avoimen valmistelun periaatteiden toteuttamiseen ja siten tietoa tehokkaasti hyödyntävään päätöksenteon edesauttamiseen. Se liittyy siten oikeastaan niin toteutuksen kuin seurannan ja ohjauksen menetelmiin ja niiden soveltamiseen käytännön tilanteissa.

Yhteenvetämisen taitoon voidaan laskea kuuluvaksi myös monet menetelmät ja toimintamallit, jotka saattavat olla hyvinkin yleisessä käytössä muilla alueilla ja joista osallistujilla voi olla entuudestaan asiantuntemusta. Tällaisia ovat esimerkiksi todennäköisyyksien käyttäminen epävarmuuksien kuvaamisessa, määrälliset mallit monimutkaisten ilmiöiden kuvaamisessa tai pragma-dialektiikkaan perustuvat keskustelusäännöt. Lisätietoja näistä esim. op_en:Probability, op_en:Modelling in Opasnet.

Yhteenvetämisen taitoa tulee löytyä riittävästi päätösvalmisteluun osallistuvasta joukosta. Sitä voi olla valmisteluun kiinnostuksen tai velvoitteen vuoksi osallistuvilla itsellään tai sitä voidaan hankkia varsinaisen osallistujajoukon ulkopuolelta eräänlaisena asiantuntijapalveluna. Ns. vuorovaikutuksellinen asiantuntijuus voidaan ajatella uutena, avoimen päätöksenteon tarpeiden ja vaatimusten synnyttämänä, asiantuntijuuden muotona perinteisen substanssiasiantuntijuuden rinnalla.

Avoimessa päätöksentekokäytännössä niin toteutuksen kuin seurannan ja ohjauksen osamenetelmät toisaalta edellyttävät ja vaativat yhteenvetämisen taitoa, mutta toisaalta niiden soveltaminen käytännön päätös- ja päätösvalmistelutilanteissa myös auttaa kehittämään yhteenvetämisen taitoa osallistujien joukossa. Yhteenvetämisen taito ja sen kehittäminen ovat keskeisiä myös avoimen päätöksentekokäytännön soveltamisessa (kts. Tietoa hyödyntävän päätöksenteon kuntapilotti).

Avointa päätöksentekokäytäntöä tukevat verkkotyökalut

Avoimen päätöksentekokäytännön soveltamiseen on olemassa kaksi avointa verkkotyötilaa.

1. Opasnet, joka liittyy ensisijaisesti päätösvalmistelun toteutukseen.
2. Innokylän kehittämisympäristö, joka liittyy ensisijaisesti päätöksenteon kehittämiseen, seurantaan ja ohjaukseen.

Opasnet on avoimen valmistelun työkalu, joka ominaisuuksillaan ilmentää avoimen valmistelun periaatteita. Päätösprosesseissa Opasnet tukee A) arviointikysymysten muodostamista, B) niihin vastaamista, sekä C) vastausten tulkintaa käytännön tarpeiden suhteen. Opasnet on siten ennakkoarvioinnin apuväline, joka päätöksenteossa muodostaa yhteyden ns. teknisen ulottuvuuden (asiantuntijatieto, lähinnä kohta B yllä)) ja poliittisen ulottuvuuden (intressit, mielipiteet, paikallinen tieto jne., yllä lähinnä kohdat A ja C) välille. Molemmat ulottuvuudet yhtyvät Opasnetin jäsentämässä avoimessa valmistelussa osaksi samaa kollektiivisen tiedonmuodostuksen prosessia, vaikkakin niissä huomion kohteiden ja osallistuvien toimijoiden painotukset vähän erilaisia ovatkin.

Innokylän kehittämisympäristö toimii apuvälineenä päätöksentekokäytäntöjen kehittämisessä, seurannassa ja ohjauksessa. Tämä käsittää niin valmistelun, päättämisen, päätösten toimeenpanon kuin niiden seurausten tarkastelun. Ylempänä esitetyn viitekehyksen mukaisesti seurannan ja ohjauksen tarkastelu kohdistuu paitsi päätösten toimeenpanon seurauksiin, myös kaikkiin sitä edeltäviin vaiheisiin. Kutakin vaihetta tarkastellaan suhteessa kyseistä vaihetta seuraaviin vaiheisiin. Näin ollen esimerkiksi päätösvalmistelua evaluoidaan suhteessa päätökseen, päätöksen toimeenpanoon ja päätöksen seurauksiin.

Katso myös

• Tiedosto:Avoin päätöksentekokäytäntö.ppt
• Open policy practice
• Suomen Akatemian hakemus 25.9.2013
• Kunnallisalan kehittämissäätiön hakemus 30.8.2013
• Avoin päätöksentekokäytäntö
• Avoimen päätöksentekokäytännön kuntapilotti
• Ympäristöterveydenhuollon pikatuki
• Tekaisu
• Avoin päätöksentekokäytäntö Terhossa
• WHO:n kahdeksas terveyden edistämisen maailmankonferenssi
  • Structure and governance of HiAP; Impact assessment as a tool to implement HiAP Health promotion and urban planning; Evaluation of HiAP Influencing policy making; Evidence-based health promotion and implementation Petteri Paronen, Kuopio: Better Governance: HiAP in national and local policy making slides
• Ympäristövaikutusten arviointi
  • IMPERIA-hankkeen seminaari 12.3.2013.

Viitteet

• Mikko Pohjola. Assessments are to change the world - Prerequisites for effective environmental health assessment. THL Research 105/2013. URN:ISBN:978-952-245-883-4 ISBN 978-952-245-883-4.